Закриття замовлення необхідне для завершення процесу роботи із замовленням та отримання коректної фінансової звітності та аналітики.
Зверніть увагу, що у закритих замовленнях неможливо редагувати фінансові дані та контрагентів. Тобто коли замовлення у закритому статусі, ви не зможете:
змінити клієнта, платника, менеджера та виконавця
змінити кількість, собівартість, ціну або знижку на товар чи послугу
створити платіж
Це дозволяє попередити помилки та плутанину у розрахунку зарплати та балансах. Якщо ж вам потрібно змінити у закритому замовлені будь-що, що підпадає під перелічені обмеження, переведіть його у відкритий статус, відредагуйте, а потім знову закрийте. В такому випадку в розрахунку зарплати та звітності замовлення буде вже у поточному періоді.
Важливо: щоб мати змогу переводити закрите замовлення в інший статус, потрібно налаштувати правила переходу між статусами. Більше про це читайте у цій статті.
Замовлення можуть закриватися успішно, коли ваша компанія надала всі необхідні послуги та матеріали клієнту або неуспішно, коли клієнт з якоїсь причини відмовляється від ваших послуг. Для цього в системі є дві різні групи статусів: “Закриті успішно” та “Закриті неуспішно”.
Ми рекомендуємо одразу створити кілька статусів у групі “Закриті неуспішно” з найпоширенішими причинами відмови (Дорого, Якість, Терміни тощо).
Обов'язково встановлюйте статус, відповідний причині відмови, після чого ви зможете бачити статистику неуспішних замовлень у Дашборді керівника на сторінці “Моя компанія > Показники компанії”.
При переведенні замовлення в статус із групи “Закриті успішно” або “Закриті неуспішно”, якщо вартість товарів та послуг доданих до замовлення є більш як 0, автоматично відкривається вікно для здійснення оплати.
Якщо вартість товарів та послуг складає 0, або їх не було додано у замовлення взагалі, то вікно для здійснення оплати відкриватись не буде.
Розглянемо докладніше, як закривається замовлення.
Успішне закриття замовлення
Виконайте кілька простих кроків, щоб успішно закрити замовлення.
Крок 1. Змініть статус замовлення на будь-який з групи “Закриті успішно”.
Крок 2. Автоматично відкривається вікно для здійснення оплати. Вкажіть форму оплати та касу.
Зверніть увагу, що від обраної форми оплати (Гот./Безгот.) залежить список кас. Якщо ви вказуєте форму оплати “Гот.”, то у списку будуть доступні каси з типом “Готівкова”. Якщо ви вказуєте форму оплати “Безгот.” — у списку будуть доступні каси з типом “Безготівкова”. Так само і для форми оплати “Картка”.
При виборі форми оплати “За рахунок боргу” підсумкова сума замовлення списується з балансу клієнта. Заборгованість відображається на сторінці “Фінанси > Взаєморозрахунки” або у картці цього клієнта на вкладці “Баланс”.
Важливо: для оплати за рахунок боргу необхідно увімкнути право “Може здійснювати платежі в рахунок боргу клієнта” в налаштуваннях ролі співробітника.
Докладніше про те, як працювати із заборгованістю клієнтів у цій статті.
Крок 3. За потреби змініть коментар та виберіть іншого касира.
Важливо: розрахунок правила зарплати “За закриття замовлення” йде співробітнику, який змінив статус замовлення на закритий, а не касиру!
Крок 4. Оберіть документ для друку. Також ви можете роздрукувати фіскальний чек на повну суму замовлення, якщо у вас підключена та налаштована інтеграція з РРО або пРРО. Натисніть кнопку “Зберегти”.
Готово! Замовлення закрите, а оплата внесена до каси або списана з балансу клієнта.
Неуспішне закриття замовлення
Такий варіант закриття замовлення підійде у випадку, якщо клієнт відмовився від ваших послуг. Тобто вам не потрібно видаляти таке замовлення, достатньо перевести його у неуспішний статус.
Крок 1. Змініть статус замовлення на будь-який з групи “Закриті неуспішно”.
Крок 2. Якщо у замовленні немає жодних робіт та матеріалів, то статус зміниться одразу.
Якщо у замовленні є роботи та матеріали, за які майстер повинен отримати зарплату, але клієнт відмовляється за них платити, то ви можете зробити оплату в окрему касу “Збитки”, наприклад. Після чого за потреби провести коригування балансу такого клієнта, якщо хочете відзначити, що він вам винен.
Готово! Замовлення закрите неуспішно і відображається у Дашборді керівника.
Бувають випадки, коли у замовленні було виконано роботу “Діагностика”, але клієнт відмовився від придбання подальших послуг.
У такому разі вам потрібно створити окремий статус у групі “Закриті успішно” (наприклад, “Закрито після діагностики”) та перевести замовлення у цей статус.
Таким чином ви успішно закриєте замовлення, тому що початкова робота була виконана в повному обсязі і таке замовлення вважається успішним. При цьому ви будете розуміти, що клієнт відмовився від подальшої співпраці з вами і зможете виділяти такі замовлення для подальшої обробки за допомогою фільтра, а баланс такого клієнта відображатиметься коректно.