Статусы заказов предназначены для построения рабочего процесса по заказу.
Кроме этого, статусы также используются для автоматизированного проведения оплат по заказам, определяют начало отсчета гарантийного срока, играют роль триггеров для отправки Telegram, SMS и Email оповещений, используются для разделения заказов на группы, а также для автоматического расчета бонусов сотрудникам.
Правила перехода между статусами
Обучающее видео “Настройка правил перехода между статусами заказов и обращений” доступно на нашем Youtube-канале.
Настраивая правила перехода из статуса в статус можно задать определенный бизнес-процесс работы с заказом. Правила перехода настраиваются в окне редактирования статуса на странице “Настройки > Статусы > Заказы” в блоке “Статусы, в которые можно перевести этот статус”.
По умолчанию, все статусы могут переходить во все статусы, кроме статуса “Закрыт”.
Бывает, что сотрудники случайно переводят заказ не в тот статус. Из-за этого исполнитель не выполнил работы в заказе, потому что из статуса “Новый” перевели сразу в “Готов”, а клиент уже мог получить оповещение о готовности. В результате, заказ по факту не выполнен, клиент недоволен и сотрудники тоже не специально это сделали. Чтобы исключить подобный человеческий фактор, можно настроить определенные правила перехода между статусами.
Например, из статуса “В работе”, сотрудник может перевести только в “Готов”, “Ждет запчасть” или “На согласовании”. А из статуса “Новый” - только в статус “В работе”.
Таким способом вы получите перекрестную цепочку статусов. То есть ограничения при переходе будут, но в некоторых случаях при смене статуса будет выбор.
Для полного контроля и исключения человеческого фактора, можно настроить такие правила перехода, чтобы получить отдельную от других цепочку статусов. Для этого создаете новые статусы в каждой группе и задаете правила перехода из одного статуса в один.
Например, “Новый 1 > В работе 1 > Контроль 1 > Готов 1 > Доставка 1 > Закрыт 1”.
Для настройки такой цепочки, вы переходите в статус “Новый 1” и указываете, что он может перейти только в “В работе 1”.
Затем заходите в статус “В работе 1” и указываете, что он он может перейти только в “Контроль 1” и так далее.
А возможность задавать разные начальные статусы заказов поможет выстроить разные процессы для каждого типа заказа. Таким образом, вы точно зададите путь заказа и будете уверены, что ваши сотрудники не переведут заказ случайно не в тот статус.
Также вы можете настроить автоматическое перемещения изделия на определенный склад при переходе заказа в конкретный статус.
Например, при переходе в статус “Диагностика” изделие перемещается на склад “Ждут ремонта”. Когда мастер переводит заказ в статус “В работе”, то изделие перемещается на склад сотрудника. При переходе заказа в статус “Готов” изделие попадает на склад “Выдача”, а при закрытии заказа возвращается на склад клиента.
Обратите внимание, что Изделие может называться по-разному (Транспортное средство, Устройство, Техника, Инструмент, Оборудование, Обувь, Животное), в зависимости от выбранной сферы деятельности при регистрации.
Автоматическое проведение оплат
Если вы измените статус заказа на “Закрыт” или на любой другой статус из группы “Закрытые”, система запросит внести соответствующую оплату в кассу — на экране появится диалог внесения оплаты по заказу.
Вы также можете настроить обязательное создание платежа при переходе в определенный статус. Для этого нужно отметить чекбокс “При переходе в этот статус требовать” и выбрать “Создать платеж”. В результате сотрудник не сможет перевести заказ в этот статус без создания платежа.
Автоматический расчет зарплаты после перехода заказа в определенный статус
Во время настройки правил расчета зарплаты за заказ, вы можете выбрать время расчета “Когда статус изменился на” и выбрать один или несколько статусов. В результате, правило за событие будет рассчитано в момент перехода заказа в указанный статус. Больше информации про настройку бонусов в этой статье.
Автоматическая рассылка Telegram, SMS и Email сообщений
В RemOnline, вы можете настроить автоматическую отправку уведомлений клиентам и сотрудникам. Основа для всего этого — различные типы событий по статусам заказов, из-за которых и происходит рассылка шаблонов сообщений.
Определение стартовой даты гарантийного срока
RemOnline позволяет считать гарантийный срок как от даты готовности заказа, так и от даты его закрытия. В этой статье информация о настройке этой функции.
Формирование отчетов по принятым, закрытым и выполняющимся заказам
На странице “Отчеты > Заказы” можно сформировать следующие отчеты: “Созданные заказы”, “Закрытые заказы”, “Заказы в работе”. Если отчеты первого типа состоят из всех заказов, созданных на протяжении какого-то периода времени, то отчеты второго и третьего типов формируются из заказов, для которых установлены статусы, принадлежащие к определенным группам:
отчет “Закрытые заказы” состоит из заказов, для которых установлены статусы группы “Закрытые”
отчет “Заказы в работе” состоит из заказов, для которых установлены статусы любой группы, кроме “Закрытые”
