В RemOnline можно формировать и выставлять счета для покупателя. Этот документ никак не влияет на остатки товаров на складе или на остаток суммы в кассах. Счет фиксирует договоренность с покупателем на оплату по заказу или продаже.
Выставить счет можно несколькими способами.
Создание счета на странице “Финансы > Счета”
Перейдите на страницу Финансы > Счета и нажмите на кнопку “+ Счет”.
Укажите существующего или создайте нового клиента. Если клиент является плательщиком отметьте чекбокс «Плательщик тот же, что и клиент».
Если клиент не является плательщиком, снимите галочку и укажите существующего или создайте нового плательщика.
Выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета и конечный срок счета.
В поле “Добавление заказов” выберите номер заказа из списка. После чего товары и работы из этого заказа автоматически будут добавлены в счет. В один счет можно добавить несколько заказов.
В поле “Добавление работ, услуг, товаров” можно выбрать товары и услуги с помощью поиска или создать новые.
При необходимости укажите скидку и комментарий.
Укажите ответственного менеджера.
Нажмите на кнопку “Создать”.
Создание счета из заказа
1. Откройте нужный заказ. На вкладке “Платежи и счета” нажмите кнопку “+ Счет”.
В новом счете автоматически будет добавлен клиент и плательщик (если он был указан в заказе), а также услуги и товары из заказа. При необходимости можно добавить плательщика в счет, для этого снимите галочку с чекбокса «Плательщик, тот же, что и клиент» и выберите или создайте нового плательщика.
2. Выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета и конечный срок счета.
В этот же счет можно добавить еще заказы, для этого в поле “Добавление заказов” напишите номер или штрихкод заказа и нажмите кнопку Enter.
3. В поле “Добавление услуги, работы, товара” можно выбрать дополнительные товары и услуги.
4. При необходимости укажите скидку и комментарий.
5. Укажите ответственного менеджера.
6. Нажмите на кнопку “Создать”.
Создание счета на странице “Заказы”
1. Перейдите на страницу “Заказы”.
2. С помощью чекбоксов выберите один или несколько нужных заказов. Затем нажмите на кнопку “Еще действия” и потом “Создать счет”.
3. Укажите существующего или создайте нового клиента, выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета.
Если у всех выбранных заказов одинаковый клиент, он автоматически подставится в счет. Если в заказе указан “Плательщик”, тогда именно он будет указан плательщиком в счете. При необходимости можно добавить плательщика в счет, для этого снимите галочку с чекбокса «Плательщик, тот же, что и клиент» и выберите или создайте нового плательщика
4. В поле “Добавление заказов” напишите номер заказа и нажмите Enter. После чего товары и работы из этого заказа автоматически будут добавлены в счет. В один счет можно добавить несколько заказов.
5. В поле “Добавление услуг, работ, товаров” можно выбрать товары и услуги с помощью поиска или создать новые.
6. При необходимости укажите скидку и комментарий.
7. Укажите ответственного менеджера.
8. Нажмите на кнопку “Создать”.
Созданные счета отображаются на странице “Финансы > Счета” и на вкладке “Платежи и счета” в заказе, если счет был создан из заказа. Им автоматически присваивается статус “Черновик”, но его можно изменить на “Выставлен”, “Оплачен” или “Отменен”.
При переходе в статус «Оплачен» открывается окно создания поступления.
Нужно выбрать форму оплаты и кассу для поступления. После этого нажмите «Создать».
Оплаченный счет будет отображаться в кассе с номером счета, по которому была оплата.
Печать и отправка счета
Откройте диалоговое окно счета. Справа вверху вы увидите три кнопки:
нажмите на кнопку принтера “🖨️”, чтобы распечатать документ;
нажмите на кнопку экспорта, чтобы загрузить документ в формате .pdf;
нажмите на кнопку конверта, чтобы отправить e-mail с прикрепленным документом счета (e-mail подставляется автоматически из карточки клиента, при необходимости его можно изменить, также как тему и текст сообщения).
Настройки счета
Вы можете настроить шаблон документа счета на странице “Настройки > Шаблоны документов”.
Изменить шаблон нумерации счетов можно на странице “Настройки > Общие” в разделе “Счета”.
В поле “Шаблон номера счетов” можно указывать не только символы, но и различные переменные:
{C} — счетчик заказов;
{D} — текущий день;
{M} — текущий месяц;
{Y} — текущий год.
Переменную {C} можно настраивать. К примеру, {C:3} — счетчик счетов, который состоит из трех символов и заполнен слева символом “0”.
Чтобы обнулить счетчик или установить свое значение, кликните на пример номера счета. После внесения изменений нажмите кнопку “Сохранить”.
Укажите количество дней, в течение которых счет действителен с даты выставления. Конечный срок можно изменить вручную во время создания счета.
Как редактировать счет?
После создания счета есть возможность его редактировать. Чтобы редактировать документ, нужно настроить право доступа «Может редактировать счета» на странице Настройки > Сотрудники > Роли.
Есть возможность изменить:
- Изменить клиента и плательщика;
- Выбрать другую форму оплаты;
- Дату выставления и конечный срок;
- Выбрать другой номер заказа;
- Изменить перечень работ;
- Изменить цену и количество товара в документе нажав на карандаш или дважды на цену или количество.
Как удалить счет?
Чтобы удалить счет, откройте его и нажмите кнопку удаления.
Удаленные счета можно восстановить в отчете “Журнал событий”.
Для этого сформируйте отчет по событию “Счет удален”. Найдите удаленный счет и нажмите кнопку “Восстановить”.