Кассы

Настройка и контроль движения денежных средств

Amalia avatar
Автор: Amalia
Обновлено больше недели назад

Любая компания ежедневно производит разные формы денежных расчетов. Движение денежных средств внутри компании и за ее пределами – это непрерывный процесс, который полностью характеризует деятельность фирмы. И его контроль необходим любой организации. Здесь мы подробно описали эту возможность в RemOnline.

Наличие нескольких касс помогает в ведении учета.

Например, можно разделить их по названию и типу “Наличная” и “Безналичная”. Или у вас предусмотрена отдельная касса для офисных расходов, в таком случае также рекомендуем создавать соответствующие кассы, чтобы в дальнейшем видеть движение денег конкретно по ним.

Создание новой кассы

На странице “Финансы > Платежи” можно добавить новую кассу.

Для этого нажмите “+ Добавить кассу”, после чего откроется диалоговое окно редактирования кассы.

1. Напишите название кассы и укажите ее тип.

Касса компании — будет доступна во всех локациях. Такие кассы отмечены соответствующей иконкой.

Кассу компании можно использовать в случаях, когда у вас один расчетный счет для всех локаций. Или же когда у вас для 2-х локаций один и тот же расчетный счет, то можно создать кассу компании и дать доступ только тем сотрудникам, которые работают на этих 2-х локациях.

Касса локации — будет доступна только для той локации, которую вы укажете.

Вы можете отметить чекбокс “Виртуальная касса”, если вы хотите, чтобы платежи из этой кассы не отображались в общей финансовой отчетности.

Обратите внимание, что платежи в виртуальной кассе нельзя фискализировать.

2. Укажите способ расчета ー наличная или безналичная.

Способ расчета особенно важен, если вы используете фискальное устройство (РРО, онлайн-касса). Так как это способствует корректной передаче признака кассы в фискальный чек.

От выбранного способа расчета зависит отображение касс при проведении транзакций. То есть, когда вы будете выбирать форму оплаты “Нал”, то вы сможете выбрать кассы с признаком “Наличная”. Если же вы будете выбирать форму оплаты “Безнал”, то в списке будут только кассы с признаком “Безналичная”.

3. В поле “Фискальное устройство” выберите фискальный регистратор.

После проведения платежа по заказу или продаже в эту кассу, вы сможете распечатать фискальный чек на выбранном фискальном регистраторе. Подробнее о настройке и подключении фискальных устройств в этой статье.

Кассы, в которых используется фискальное устройство отмечены соответствующей иконкой.

4. Укажите доступные действия для этой кассы.

Обратите внимание, что эта настройка доступна с тарифа "Бизнес" и выше. Больше информации про настройку и использование допустимых действий с кассам в этой статье.

5. Предоставьте доступ сотрудникам.

Для этого перейдите на вкладку “Доступ”. Здесь вы увидите таблицу со всеми активными сотрудниками.

Обратите внимание, что предоставляя доступ сотрудникам к кассе, вы также даете доступ к фискальному устройству этой кассы.

В тарифном плане “Бизнес” и выше доступна расширенная настройка доступа сотрудников к кассам. То есть вы можете разрешить сотрудникам совершать все операции, указанные на вкладке “Общие” или настроить персональный доступ каждому сотруднику к одной и той же кассе. Больше информации про настройку в этой статье.

6. Нажмите на кнопку “Сохранить”.

Редактирование кассы

Чтобы редактировать кассу, наведите курсор на плитку кассы ー в правом верхнем углу появится шестеренка. Нажмите на нее, внесите нужные изменения в окне редактирования кассы и сохраните.

Удаление кассы

Откройте окно редактирования кассы, нажав на шестеренку в верхнем углу. Затем нажмите на кнопку удаления.

Важно: чтобы удалить кассу, в ней не должно быть денег. Обнулить кассу можно создав расход на всю сумму или переместив средства в другую кассу.

Удаленные кассы можно восстановить в отчете “Журнал событий”.

Для этого сформируйте отчет по событию “Касса удалена”. Найдите удаленную кассу и нажмите кнопку “Восстановить”.

Расположение кассы

По умолчанию, кассы сортируются в алфавитном порядке. Для удобства можно настроить расположение касс, для этого просто потяните за плитку кассы.

Виды транзакций

В кассах есть определенные виды транзакций:

  • Оплата по заказу ー это приход, отображается автоматически после полной оплаты по заказу.

  • Предоплата — это приход, отображается автоматически, после внесения предоплаты по заказу.

  • Выплата — это расход, отображается автоматически, после выплаты денег клиенту из заказа.

  • Возврат переплаты по заказу ー это расход, отображается автоматически после оплаты по заказу, если клиент внес предоплату больше чем стоимость заказа.

  • Оплата за продажу ー это приход, отображается автоматически после оплаты за продажу.

  • Выплата по возврату клиента ー это расход, выплата денег по заказу или продаже при возврате клиенту (отображается автоматически).

  • Оприходование товаров ー это расход, отображается автоматически после оплаты оприходования, если был отмечен соответствующий чекбокс “Оплатить из кассы”.

  • Возврат денег от поставщика ー это приход, отображается автоматически после возврата денег от поставщика, если был отмечен соответствующий чекбокс “Приход денег в кассу”.

  • + Приход ー это приход денежных средств, который создается вручную при помощи кнопки “+ Приход”. Это может быть любой сторонний приход денег.

  • - Расход ー это расход денежных средств, который создается вручную при помощи кнопки “- Расход”. Это любые дополнительные траты.

  • Перемещение ー поскольку перемещение происходит между двумя кассами, то в одной (из которой деньги переносятся) ー это расход, в другой (в которую переносятся) ー это приход.

Приход и расход можно пометить тегами для быстрого поиска, а также регламентировать соответствующими статьями. Для этого на странице “Настройки > Общие” включите использование системы учета движения денежных средств. Там же можно добавить свои статьи.

Важно: статьи ДДС не могут использоваться для перемещения денежных средств, так как перемещение денег не является расходом или приходом денег из источников.

В RemOnline есть возможность вносить или расходовать деньги задним числом. Такая транзакция будет отмечена восклицательным знаком, а при наведении курсора можно увидеть фактическую дату и время совершения транзакции. Эта возможность регулируется отдельным правомМожет вносить, перемещать и расходовать деньги задним числом” в настройках роли сотрудника.

Отчет по кассе

Отчет показывает все движения денежных средств по кассе за выбранный период.

В первой колонке имя сотрудника и время совершения транзакции, дальше комментарий, тип транзакции и остаток денег в кассе на момент ее совершения.

Фискальные платежи отмечены соответствующей иконкой в таблице.

Отчет по кассе, как и большинство отчетов в RemOnline можно сразу распечатать или экспортировать на ваш ПК в виде Excel-файла.

Удаление и восстановление транзакций

Все ненужные транзакции можно удалить. Для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем на кнопку удаления. При этом данные не пропадут, а будут зачеркнуты ー это значит, что транзакция удалена. При удалении транзакции сумма в кассе изменится в размере этой транзакции.

Удаление можно отменить, для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем нажмите на кнопку “Восстановить”. Сумма в кассе изменится согласно проведенной транзакции.

Важно: при удалении фискального платежа вам необходимо сделать возврат или коррекцию по этому платежу в налоговой.

Обратите внимание, при удалении транзакции баланс самой кассы пересчитывается, но значение “Остаток” у транзакции не меняется ー в этом ее смысл, показать, сколько денег стало в кассе после совершения транзакции.

Корректировка платежей в кассе

Если по какой-то причине вы указали неправильную сумму платежа, тогда вы можете провести корректировку кассовой операции. Подробнее в этой статье.

X-отчет и Z-отчет

Если у вас настроена интеграция с фискальным устройством, вы можете отправить команду для печати X-отчета и Z-отчета. Для этого есть соответствующие кнопки в правом верхнем углу.

Смена открывается автоматически после первой транзакции по заказу или продаже. Также смену можно открыть кликнув на кнопку “X-отчет” на вкладке “Платежи”.

Нашли ответ на свой вопрос?