Em primeiro lugar, gostaríamos de chamar a sua atenção para o fato de o suporte para o antigo cálculo das folhas de pagamento ter sido descontinuado. Já não trabalhamos na correção de possíveis problemas no antigo Relatório de pagamento ou na sua melhoria.
Que bônus estão incluídos no novo cálculo das folhas de pagamento?
Além disso, tenha em atenção que o novo processamento de salários não recalcula as comissões do período anterior se criar e aplicar uma regra após a ocorrência dos eventos ou se editar uma comissão. Por conseguinte, em caso de erros no período anterior, nem sempre será possível corrigir tudo eliminando a regra incorreta.
Ao mesmo tempo, o novo módulo de processamento de salários permitirá eliminar erros nas liquidações com os funcionários quando o salário não é apenas calculado, mas registado nos saldos dos funcionários. Nada pode ser recalculado retrospectivamente (por exemplo, quando alguém alterou uma regra não normalizada num produto e automaticamente todos os funcionários receberam 10 vezes mais por este produto durante todo o período do que deveriam ter recebido).
Transferimos quase todas as funcionalidades do antigo módulo de cálculo das folhas de pagamento para o novo módulo, além de termos acrescentado muitos novos eventos e condições. Por isso, é fundamental compreender que o cálculo dos módulos antigo e novo não será o mesmo para todas as regras. Recomendamos também a leitura deste artigo para possíveis cenários da nova folha de pagamento.
Como migrar para o novo módulo de folha de pagamento
Recomendamos que a transição para o novo módulo da folha de pagamento seja feita da seguinte forma:
1. Aceda à página Configurações > Funcionários > Regras de Cálculo da Folha de Pagamento e verifique a relevância das Comissões, que foram criadas automaticamente. Pode editá-las conforme o status atual ou eliminá-las, se necessário.
2. Compare as regras antigas com as Configurações das novas regras do cálculo das folhas de pagamento e crie novas Comissões, se necessário. Adicionamos uma série de novos eventos e condições com base nos pedidos dos nossos utilizadores, pelo que esta é uma excelente oportunidade para ajustar o sistema de processamento de salários da sua empresa.
Tenha em atenção que os cancelamentos de comissões para reembolsos de clientes são configurados separadamente no novo módulo de processamento de salários. Por conseguinte, certifique-se de que cria os eventos adequados.
3. No perfil de cada funcionário, vá ao Guia de Regras de Cálculo da Folha de Pagamento e verifique as configurações para os salários-base Diários e Horários, que foram criados automaticamente. Se necessário, elimine as configurações que são irrelevantes.
4. Crie novos salários base para os seus funcionários. Tenha em atenção que adicionamos um cálculo mensal do salário base.
Importante: Se um funcionário tiver um salário base diário ou por hora, este é recalculado quando o seu horário de trabalho é alterado. Se alterar o Calendário num período já acumulado, o novo cálculo é efetuado como um ajustamento no período atual.
5. Vá à página Configurações > Funcionários > Regras de Cálculo da Folha de Pagamento para a secção “Comissões excepcionais” e verifique a sua relevância.
Tenha em atenção que, no novo módulo, as comissões excepcionais são aplicadas independentemente de o método de cálculo corresponder ou não à regra padrão. Por exemplo, se uma regra padrão for especificada como uma percentagem, uma comissão excepcional pode ser um montante fixo e funcionará corretamente. Assim, se especificar ambos os tipos de comissões excepcionais, estas serão calculadas para o funcionário.
As comissões excepcionais podem agora funcionar como comissões adicionais, ou seja, não são calculadas em vez da regra padrão, mas em adição a esta. Para mais informações sobre as configurações, consulte este artigo.
6. Aplique as regras aos funcionários.
Tenha em atenção que o evento não será calculado se a regra não for aplicada a um funcionário. Por conseguinte, vá ao perfil de cada funcionário e verifique se todas as regras necessárias foram aplicadas.
7. Verifique o cálculo das novas regras durante a semana ou qualquer outro período.
Mais uma vez, tenha em atenção que os cálculos do relatório antigo e do novo módulo podem ser diferentes, pelo que o cálculo não deve corresponder a 100%. Se vir que precisa de fazer alterações ou aumentar/diminuir certas regras gerais, ou condições para certos funcionários, edite as regras para verificação posterior.
Recomendações após a transição para o novo cálculo das folhas de pagamento
Pode encerrar o mês quando estiver convencido de que o cálculo satisfaz as suas necessidades. No início do mês seguinte, deve seguir este algoritmo para mudar completamente para o novo cálculo das folhas de pagamento:
1. Verificar o cálculo do novo cálculo das folhas de pagamento do mês anterior para todos os funcionários e compará-lo com o cálculo do antigo cálculo das folhas de pagamento. O montante do novo cálculo pode não corresponder ao antigo porque o utilizador configurou diferentes variantes das regras e testou o seu funcionamento em meses anteriores ou porque os módulos novo e antigo do cálculo das folhas de pagamento funcionam de forma diferente. Por conseguinte, se necessário, pode ajustar o novo cálculo das folhas de pagamento utilizando penalizações (se o montante precisar de ser reduzido) ou comissões (se o montante precisar de ser aumentado).
Importante: pode exportar um relatório antigo do cálculo das folhas de pagamento com antecedência para ter um historial do cálculo das folhas de pagamento para períodos anteriores.
2. Acumular salários, após o que o montante correto será transferido para os saldos dos funcionários.
Se tiver efetuado anteriormente liquidações salariais utilizando caixas de dinheiro ou Excel, pode efetuar correções de saldo. É possível transferir rapidamente o saldo da caixa de dinheiro (ou do Excel) para o saldo do funcionário e atualiza-lo para o estado atual das liquidações mútuas.
4. Em seguida, pode efetuar um pagamento de salário ao funcionário (o botão + Pagamento no Guia Folha de Pagamento). O saldo atual do empregado reflectida novamente o montante real que deve ao empregado ou que o empregado lhe deve a si, ou 0.
Tenha em atenção que os pagamentos de salários não dependem de acréscimos. O pagamento depende das regras internas da empresa. Leia mais sobre pagamentos neste artigo.
5. Feito. Inicia-se um novo ciclo de cálculo das folhas de pagamento, as regras estão corretamente configuradas e a funcionar, e os saldos estão atualizados. Trabalha-se conforme os processos habituais, mas com um novo módulo de cálculo das folhas de pagamento.
Por outras palavras, se configurar e testar o novo cálculo das folhas de pagamento em janeiro, pode fazer um teste de controlo em fevereiro para mudar completamente para o novo módulo de cálculo das folhas de pagamento em março.
Ajuste de provisionamentos após testar um novo cálculo das folhas de pagamento
Se o usuário já testou o novo módulo de cálculo das folhas de pagamento e possui provisionamentos pendentes, é possível fazer o seguinte:
1. Verificar e registar o saldo atual do funcionário.
2. Efetuar provisões para todos os funcionários e para todos os meses, mesmo que existam cálculos incompletos ou incorretos. Como resultado, os saldos dos funcionários serão alterados.
3. Efetuar correções de saldo para atualizar os saldos dos funcionários.