W tym artykule dowiesz się, jak wypełniać harmonogramy pracy i karty czasu pracy pracowników w RemOnline. Przyjrzymy się krok po kroku ustawieniom dni roboczych i wolnych od pracy, opcjom automatycznego wypełniania, edytowaniu harmonogramów oraz używaniu działań grupowych do zbiorczej aktualizacji danych. Skorzystaj z tego przewodnika, aby efektywnie zorganizować śledzenie czasu w swojej firmie.

Najpierw należy dodać pracowników do rozkładu pracowników danej lokalizacji, w zależności od tego, czy pracują w jednej lokalizacji, czy w kilku.

Istnieją dwa sposoby dodania pracownika do grafiku lokalizacji.

Metoda 1. Przejdź do profilu pracownika. W sekcji „Harmonogram pracy” zaznacz lokalizacje, w których pracuje.

Metoda 2. Przejdź do lokalizacji. W sekcji „Pracownicy” zaznacz potrzebnych pracowników w kolumnie „Harmonogram pracy”.

1. Przejdź do sekcji Moja firma > Czas pracy.

2. Wybierz żądaną lokalizację i kalendarz — Grafik lub Karty czasu pracy.

Czas pracy pracowników jest ustawiany oddzielnie dla każdej lokalizacji.

2. Wybierz typ wyświetlania Tydzień lub Miesiąc, a także okres, dla którego chcesz utworzyć Grafik/Karty czasu pracy. Możesz przełączać się między tygodniami/miesięcy lub powrócić do bieżącej daty za pomocą jednego kliknięcia.

Ważne: Dni wolne od pracy lokalizacji są wyświetlane jako szare zacienione bloki. Informacje o dniach wolnych od pracy są pobierane w oknie lokalizacji z sekcji “Godziny pracy”.

3. Kliknij dwukrotnie komórkę, w której chcesz ustawić harmonogram pracy i wybierz typ dnia pracy pracownika:

Dzień roboczy — wybierając ten typ, można ustawić jeden lub więcej przedziałów godzin pracy.

Na przykład można ustawić pierwszy przedział od 09:00 do 13:00 i drugi przedział od 14:00 do 18:00. W ten sposób harmonogram będzie pokazywał, kiedy pracownik ma lunch.

Uwaga: w kartach czasu pracy można wprowadzać tylko godziny pracy do bieżącego momentu — za faktycznie przepracowany czas.

Jeśli śledzenie czasu jest włączone, ma ono pierwszeństwo przed czasem wprowadzonym w kartach czasu pracy.

Na przykład pracownik ma dzień wolny, ale śledzenie czasu zostało włączone. W kartach czasu pracy dzień ten zostanie automatycznie zmieniony na dzień roboczy i rozpocznie się odliczanie czasu.

Jeśli pracownik pracuje w kilku lokalizacjach jednocześnie, po prawej stronie przedziału czasowego będzie można wybrać lokalizację. Jest to przydatne, gdy pracownik pracuje w jednej lokalizacji przez pierwszą połowę dnia i w innej lokalizacji przez drugą połowę dnia.

Ważne: jeśli lokalizacje znajdują się w różnych strefach czasowych, należy określić czas lokalny.

Na przykład jedna lokalizacja ma strefę czasową UTC+2 (Kijów), a druga lokalizacja ma strefę czasową UTC+1 (Warszawa). Chcesz ustawić pół dnia w jednej lokalizacji i pół dnia w drugiej lokalizacji, gdy jesteś w lokalizacji Kijów. Następnie należy ustawić interwał od 9:00 do 13:00 w lokalizacji w Kijowie i od 12:00 do 17:00 w lokalizacji w Warszawie (minus jedna godzina ze względu na różnicę strefy czasowej). Aby uniknąć ciągłego obliczania różnicy, można ustawić interwały robocze dla pierwszej lokalizacji, a następnie przenieść się do drugiej lokalizacji i sfinalizować harmonogram.

Jeśli opcja Śledzenie czasu jest wyłączona, dni robocze są przemieszczane z harmonogramu do karty czasu pracy na koniec każdej zmiany roboczej.

W kolumnie pracownika obok każdego nazwiska wyświetlana jest łączna liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu: w harmonogramie są to godziny planowane, a w kartach czasu pracy — godziny faktycznie przepracowane.

Dzień wolny — wybierając ten typ, możesz ustawić zwolnienie lekarskie, wakacje, dzień wolny lub po prostu dzień, w którym pracownik nie pracuje.

Domyślnie dni wolne od pracy typu zwolnienie Lekarskie, Wakacje i Dzień wolny są płatne, ale w razie potrzeby można zaznaczyć pole "Bezpłatny".

Oznacza to, że jeśli ustawisz pracownika na korzystanie z urlopu na własny koszt, dni te nie zostaną uwzględnione na wynagrodzeniu.

Ważne: aby skonfigurować wynagrodzenie za zwolnienie lekarskie, wakacje lub dzień wolny, należy dodać odpowiednią regułę w profilu pracownika.

Zwolnienie Lekarskie jest wyświetlane jako czerwone bloki, Wakacje jako zielone bloki, Dzień wolny jako pomarańczowe bloki, a Nie pracuje jako pusta komórka.

Uwaga: dni wolne od pracy są przemieszczane z harmonogramu do kart czasu pracy na początku każdego takiego dnia.

Funkcja automatycznego wypełniania pozwala znacznie szybciej i wygodniej wypełniać harmonogramy/karty czasu pracy pracowników. Działa zarówno w przypadku dni roboczych, jak i wolnych od pracy. Przyjrzyjmy się obu opcjom.

1. Zaznacz pole wyboru "Autouzupełnianie harmonogramu" i wybierz datę, aby automatycznie ustawić te same odstępy czasu pracy.

Należy pamiętać, że autouzupełnianie jest dostępne tylko wtedy, gdy przedział godzin pracy mieści się w 1 dniu.

2. Wybierz schemat autouzupełniania i kliknij przycisk "Zapisać". Pierwsza liczba w schemacie to liczba dni roboczych, a druga liczba to liczba dni wolnych od pracy.

Na przykład, jeśli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, wybierz "5 w 2". Jeśli pracownik pracuje w systemie zmianowym, wybierz "2 na 2".

1. Zaznacz pole wyboru "Autouzupełnianie harmonogramu" i wybierz datę, do której te same dni wolne będą automatycznie ustawiane dla tego pracownika.

2. Kliknij przycisk "Zapisać".

1. Kliknij dwukrotnie komórkę, z której chcesz wyczyścić wykres.

2. Wybierz opcję Niepracujący dzień, a następnie wybierz typ "Nie pracuje".

3. Zaznacz pole wyboru "Autouzupełnianie harmonogramu" i określ dzień, w którym chcesz wyczyścić harmonogram.

Gotowe! Harmonogram pracy danego pracownika został wyczyszczony i można go wypełnić poprawnymi danymi.

Aby edytować lub usunąć wykres, kliknij dwukrotnie wybraną komórkę. Wprowadź zmiany i zapisz je lub kliknij przycisk usuwania.

Należy pamiętać, że jeśli dla pracownika skonfigurowano obliczanie stawki dziennej lub godzinowej, wynagrodzenie zostanie ponownie obliczone zgodnie ze zmianami w harmonogramie.

W grafiku/kartach czasu pracy pracowników dostępne są działania grupowe umożliwiające masową edycję lub usuwanie.

Kliknij komórkę, aby wybrać ją do akcji grupowych. W ten sam sposób można wybrać inne komórki.

Ważne: RemOnline zapamiętuje wybór tylko w ciągu jednego tygodnia lub jednego miesiąca.

Po wybraniu niezbędnych komórek, w dolnej części panelu pojawią się przyciski do zbiorczej edycji lub zbiorczego usuwania.