Planista zleceń to niezbędne narzędzie dla firm, które świadczą usługi po uprzednim umówieniu się na spotkanie. Pozwala na sprawną pracę z ewidencją i obiektywną ocenę obciążenia pracowników i zasobów lokalizacyjnych.
Planista zleceń pomoże Ci rozwiązać trzy główne pytania:
Znalezienie wolnego technika w czasie dogodnym dla klienta.
Znalezienie wolnego czasu dla odpowiedniego technika dla klienta.
Kontrola i rozłożenie obciążenia na zasoby lokalizacyjne (miejsca pracy).
Aby aktywować Planistę zleceń, dodaj pole systemowe "Zapis klienta" do co najmniej jednego formularza zlecenia. Następnie, gdy tylko utworzysz wycenę lub zlecenie i wypełnisz to pole, taki rekord zostanie wyświetlony w Planiście.
Dodajmy pole "Zapis klienta" do formularza zlecenia. Jeśli masz już wyświetlony Planisty, możesz pominąć te kroki.
Krok 1. Przejdź do sekcji "Ustawienia > Edytor formularzy > Zlecenia".
Krok 2. Wybierz wymagane typy zleceń.
Krok 3. Kliknij przycisk "Dodaj pole". W grupie pól systemowych wybierz pole "Zapis klienta" . Następnie w formularzu pojawią się następujące pola: "Czas zapisu", "Czas trwania" oraz "Zasób" (jeśli korzystasz z zasobów lokalizacyjnych).
Można ustawić wartość domyślną dla pól "Czas zapisu" i "Czas trwania" oraz uczynić je obowiązkowymi. Aby wykorzystać informacje z tych pól w drukowanych dokumentach i powiadomieniach, należy dodać do szablonów następujące zmienne: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Po dodaniu pola "Czas zapisu" do co najmniej jednego formularza zlecenia, na stronie "Zlecenia" pojawi się przełącznik pomiędzy przyciskami "Tabela" i "Planista".
Co jest wyświetlane w Planistę?
Harmonogram wygląda jak kalendarz z blokami, w których ułożone są zlecenia w formie „bloków” w ramach jednego dnia roboczego z godzinami, tygodnia lub miesiąca.
Nad planistą znajdują się następujące przyciski:
Pierwszy przycisk zmienia tryb wyświetlania.
Według pracownika - w trybie kalendarza wyświetlane będą zlecenia danego pracownika.
Według zasobu - jest to unikalna funkcjonalność, która umożliwia planowanie zleceń nie tylko według wykonawców, ale także według dostępnych zasobów.
Kalendarz - przycisk umożliwiający wybranie żądanego dnia tygodnia lub miesiąca.
Dzisiaj - przycisk umożliwiający szybkie wybranie najbliższych dni tygodnia.
Do przodu lub Do tyłu - przyciski umożliwiające zmianę daty.
Szkło powiększające (w trybach Oś czasu, Dzień, Tydzień) - Użyj szkła powiększającego, aby zmienić czas trwania jednego spotkania: 5, 10, 15, 20 lub 30 minut. Kliknięcie lupy ze znakiem „+” skraca czas trwania spotkania, a ze znakiem „-” wydłuża go. Po kliknięciu na slot w Planiście, zlecenie zostanie utworzone z czasem trwania ustawionym za pomocą lupy.
Ustawienia - w tym miejscu można edytować sposób wyświetlania informacji w slocie zlecenia.
Wartość tła slotu Scheduler odpowiada informacjom określonym w planistę:
Szare tło - niepracujące godziny lokalizacji i/lub pracownika;
Białe - godziny pracy pracownika;
Zielony - czas urlopu;
Czerwony - zwolnienie chorobowe;
Pomarańczowy - dzień wolny.
Tryby wyświetlania
Tryb osi czasu
Oś czasu to specjalny wyświetlacz planisty w formie poziomej osi czasu, gdzie każda linia odpowiada wykonawcy lub zasobowi.
W tym trybie czas jest wyświetlany poziomo, a wykonawcy lub zasoby są wyświetlane pionowo.
Tryb Dzień
W tym trybie każda kolumna reprezentuje oddzielnego pracownika lub zasób. Umożliwia to szybkie przeglądanie zatrudnienia każdego pracownika lub obiektu w określonym dniu.
Główne cechy:
Gdy Harmonogram jest przełączony na"Dzień ”,wyświetlana jest czerwona linia, wskazująca bieżący limit czasu. Ikona powodu nieobecności (zwolnienie lekarskie lub urlop) jest również wyświetlana obok pracownika.
Pionowo ułożona oś czasu dostosowuje się do formatu 12h/24h (zdefiniowanego w ustawieniach firmy).
Harmonogram pokazuje tylko tych pracowników, którzy mają dostęp do bieżącej lokalizacji i którzy mają włączoną opcję „Pokaż pracownika na liście wykonawców” w ustawieniach roli.
Zlecenia są umieszczane w odpowiednich przedziałach czasowych, co pozwala na szybką nawigację po harmonogramie.
Tryb Tygodniowy
Tryb tygodniowy umożliwia przeglądanie harmonogramu jednego pracownika lub zasobu przez siedem dni. Jest to wygodne rozwiązanie do planowania pracy specjalisty z tygodniowym wyprzedzeniem.
Główne cechy:
Każda kolumna reprezentuje osobny dzień tygodnia (od poniedziałku do niedzieli).
Format wyświetlania tygodnia uwzględnia ustawienia regionalne.
Konkretny pracownik lub zasób jest wybierany za pomocą odpowiedniego filtra w górnym panelu.
Zlecenia pracy są umieszczane zgodnie z czasem, na który zostały zaplanowane.
Tryb Miesiąca
Ten tryb zapewnia przegląd zaplanowanych zleceń na cały miesiąc. Jest on przydatny do długoterminowego planowania pracy.
Główne funkcje:
Wyświetlany jest harmonogram jednego pracownika lub zasobu na cały miesiąc.
Wszystkie zdarzenia są wyświetlane jako bloki w odpowiednich datach kalendarza.
Aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat konkretnego zlecenia, można kliknąć zdarzenie, aby otworzyć jego kartę.
Zastosowanie kolorowych kodów dla różnego rodzaju zleceń ułatwia nawigację po miesięcznym harmonogramie.
Tryb przeglądu tygodniowego
Tryb przeglądu tygodniowego umożliwia przeglądanie harmonogramu wszystkich pracowników lub zasobów na siedem dni. Jest to wygodne rozwiązanie do planowania pracy specjalistów z tygodniowym wyprzedzeniem.
Główne cechy:
Każda kolumna reprezentuje oddzielny dzień tygodnia (od poniedziałku do niedzieli).
Format wyświetlania tygodnia uwzględnia ustawienia regionalne.
Zlecenia są wyświetlane zgodnie z dniem tygodnia i naprzeciwko pracownika, który jest odpowiedzialny za dany dokument lub zasób.
Interaktywne funkcje Planisty
Po utworzeniu zlecenia lub wyceny z wypełnionymi polami Czas zapisu, Czas trwania i Odpowiedzialny wykonawca/zasób, zostanie ono natychmiast wyświetlone w Planiście.
Możesz zmienić godzinę lub datę nagrania we wszystkich trybach, po prostu przeciągając nagranie do żądanej lokalizacji. Możesz także ręcznie zmienić czas trwania spotkania - wystarczy przeciągnąć dolną (w trybach Dzień i Tydzień) lub boczną (w trybie Oś czasu) granicę bloku. Aby to zrobić, przesuń kursor nad krawędź terminu, przytrzymaj wciśnięty przycisk myszy i przeciągnij blok, aż do uzyskania żądanego czasu trwania.
W trybach przeglądu Miesiąc i Przegląd tygodnia nie można zmienić czasu trwania w ten sposób. W tych trybach zlecenie jest tworzone z czasem trwania ustawionym domyślnie w Edytorze formularzy.
Ponadto można szybko przechodzić między trybami:
Kliknięcie nazwiska pracownika na osi czasu lub w trybie dziennym spowoduje przejście do trybu tygodniowego dla tego pracownika.
Kliknięcie określonej daty w trybie tygodnia spowoduje przełączenie do harmonogramu na ten dzień.
W jaki sposób uwzględniany jest harmonogram pracy?
Planista bierze teraz pod uwagę harmonogram pracy lokalizacji i pracowników:
Jeśli harmonogram pracowników nie jest ustawiony, wyświetlane są godziny pracy lokalizacji.
Jeśli harmonogram pracownika mieści się w harmonogramie lokalizacji (na przykład 10:00-17:00 z 9:00-18:00), dla lokalizacji pozostaje zakres - 9:00-18:00.
Jeśli są pracownicy z innym harmonogramem, zakres jest rozszerzany:
Na przykład, lokalizacja jest otwarta od 9:00 do 18:00, ale jest pracownik z harmonogramem 6:00-15:00 → planista pokaże 6:00-18:00.
Jeśli czas trwania zlecenia przekracza godziny pracy lokalizacji, pozostały czas zostaje przemieszczony na następny dzień.
Tworzenie zlecenia z Planisty
Ustawić kursor na wymaganym czasie w wierszu wykonawcy lub zasobu i kliknąć. Otworzy się okno tworzenia nowego zlecenia, w którym pola "Czas nagrania" i "Przydzielony wykonawca"/"Zasób" są już wypełnione.
Po utworzeniu zlecenia w Planiście, pojawi się ono również w tabeli zleceń.
Należy pamiętać, że można wybrać tylko ten rodzaj zlecenia, dla którego ustawiono czas nagrywania i czas trwania.
Konfigurowanie komórki w Planiście
Możesz zmienić sposób wyświetlania informacji o zleceniach w slocie Planiście, przechodząc do Ustawienia.
W Ustawieniach można dokonać wyświetlanie informacji w slocie zlecenia (w razie potrzeby można dodać nowe pole, usunąć lub wybrać inne informacje do wyświetlenia).
Po zakończeniu wprowadzania ustawień kliknij przycisk Zapisz. Gotowe!
Karta zlecenia
Po kliknięciu slot otwiera się karta zlecenia, która zawiera następujące dane: Numer zlecenia, Rodzaj, Klient, Wyrób, Numer seryjny wyrobu, Menedżer i Kwota zlecenia.
Na karcie można zmienić status zamówienia, wybierając żądany status.
Ważne: wyświetlane są tylko te statusy, które mogą być przeniesione do bieżącego statusu lub są dostępne tylko dla konkretnego pracownika. Zasady dotyczące przejść statusów i dostępu pracowników do statusów można ustawić na stronie "Ustawienia > Statusy > Zlecenia".
Po najechaniu kursorem na nazwę klienta pojawi się wyskakujące okienko z numerami telefonów kontaktowych, pozwalające wybrać dogodny sposób kontaktu z klientem.
Można również otworzyć profil wyrobu, klikając jego nazwę.