Zgłoszenie to potencjalny klient, każdy kontakt Twoich odbiorców z Twoim serwisem. Może to być zgłoszenie z poziomu strony internetowej, telefon do Twojego serwisu w celu wyjaśnienia szczegółów, pytanie na czacie na Twojej stronie internetowej itp.
Ponieważ zgłoszenia nie zawsze od razu przekształcają się w klientów, zlecenia czy sprzedaż, bardziej właściwe będzie ich wydzielenie w systemie. Z reguły proces pracy z zapytaniami różni się od procesu pracy z zamówieniami, dlatego w RemOnline możesz prowadzić osobne zapisy na stronie "Zgłoszenia".
Ważne: praca z zgłoszeniami dostępna jest od taryfy Startup i wyżej.
W RemOnline istnieją 4 sposoby tworzenia zgłoszeń, przyjrzyjmy się więc każdemu z nich.
Ręczne tworzenie nowego zgłoszenia
Aby ręcznie utworzyć zgłoszenie, wykonaj następujące kroki.
Krok 1. Przejdź na stronę "Zgłoszenia", kliknij przycisk "+ Zgłoszenie" i wypełnij wymagane informacje.
Typ zgłoszenia to pole, które pozwala skonfigurować i używać różnych form zgłoszeń.
Domyślnie wybrany jest typ "Lead", ale możesz go zmienić na stronie "Ustawienia > Ogólne". Dowiedz się więcej o tworzeniu i konfigurowaniu typów zgłoszeń w tym artykule.
Aby zapewnić, że każdy typ żądania ma swój własny lejek, możesz skonfigurować różne statusy początkowe. Możesz również skonfigurować reguły zmiany statusu i stworzyć własne łańcuchy, a tym samym stworzyć inną ścieżkę dla każdego typu zgłoszenia.
Klient — wpisz nazwę potencjalnego klienta.
Po kliknięciu przycisku "+Client" utworzysz profil klienta i będziesz miał możliwość określenia kilku numerów telefonów.
Pamiętaj, że jeśli nie stworzysz klienta, nie będzie on wyświetlany w Twojej bazie danych. Jest to konieczne, aby nie zapychać bazy klientów.
Numer telefonu — wprowadź numer telefonu potencjalnego klienta.
Jeśli numer telefonu pasuje do jednego z istniejących klientów, RemOnline wyświetli komunikat z propozycją ich powiązania.
Po powiązaniu zgłoszenia z istniejącym klientem lub podczas tworzenia klienta, pola "Klient" i "Telefon" automatycznie zmieniają się na kartę klienta.
Należy pamiętać, że wyświetlanie istniejących klientów jest możliwe tylko wtedy, gdy użytkownik posiada uprawnienie "Może widzieć klientów", które jest skonfigurowane w roli pracownika.
Jeśli masz podłączoną i skonfigurowaną telefonię oraz bramkę SMS, obok telefonu wyświetlane są odpowiednie ikony, które umożliwiają wykonanie połączenia lub wysłanie powiadomienie (SMS, WhatsApp, Viber) bezpośrednio z systemu.
Kampania reklamowa — pole służące do określenia kampanii reklamowej. Pamiętaj o wypełnieniu tego pola, aby śledzić skuteczność kampanii reklamowych według zgłoszeń w specjalnym raporcie.
Komentarz — w tym polu można wpisać dowolne uwagi i komentarze dotyczące zgłoszenia.
Termin końcowy — jest to pole systemowe. Można tu ustawić datę, do której odwołanie ma zostać przeniesione do statusu zamkniętego (pomyślnie lub niepomyślnie).
Po upływie terminu końcowego jest automatycznie dodawany do oznaczenia "Przeterminowane". A w tabeli zgłoszeń, w kolumnie "Termin końcowy", ikona zgłoszenia przeterminowanego (zacieniona tarcza) staje się kolorowa i wyświetlany jest czas przeterminowania.
Pilne — zaznacz to pole wyboru, aby umieścić zgłoszenie w oznaczeni "Pilne" i wyświetlić odpowiedni wskaźnik w tabeli zgłoszeń.
Lokalizacja — określ lokalizację, jeśli jest to konieczne lub pozostaw jako "Nie określono".
Menedżer — określ menedżera odpowiedzialnego za ten zgłoszenie. Pole to jest automatycznie ustawiane na pracownika, z którego konta tworzony jest nowe zgłoszenie.
Powiadomienia dla pracowników o zgłoszenii są konfigurowane na stronie "Ustawienia > Powiadomienia > Zgłoszenia".
Krok 2. Kliknij na przycisk "Utwórz".
Gotowe! Zgłoszenie zostaje utworzony i wyświetlony w tabeli zgłoszeń. Każde utworzone zgłoszenie w RemOnline ma swój własny numer. Szablon numeracji zgłoszenia konfiguruje się na stronie "Ustawienia > Ogólne > Zgłoszenia".
Jak połączyć istniejące zgłoszenie z nowym zleceniem?
Jeśli numer telefonu klienta w nowym zleceniu zgadza się z numerem telefonu w otwartym zgłoszeniu, RemOnline wyświetli wiadomość. Wiadomość ta będzie zawierała link do zgłoszenia oraz przycisk do połączenia zlecenia z tym zgłoszeniem.
Kliknij przycisk, aby połączyć zlecenie z zgłoszeniem i automatycznie przenieść to zgłoszenie do statusu "Zlecenie zakończone sukcesem".
Tworzenie zgłoszenia z karty połączenia przychodzącego
Aby funkcja ta działała, należy podłączyć i skonfigurować telefonię na stronie “Ustawienia > Integracje”. Po wykonaniu tych czynności karta połączeń przychodzących będzie wyświetlana w RemOnline.
Krok 1. Kliknij przycisk "+ Zgłoszenie", aby otworzyć okno tworzenia nowego zgłoszenia.
Krok 2. Wypełnij wymagane informacje i kliknij przycisk "Utwórz".
Automatyczne tworzenie powiadomień o połączeniach odebranych lub nieodebranych
W RemOnline można skonfigurować automatyczne powiadamianie o każdym odebranym lub nieodebranym połączeniu. Aby to zrobić, przejdź do strony "Ustawienia > Ogólne > Zgłoszenia", zaznacz odpowiednie pola wyboru i skonfiguruj reguły tworzenia. Więcej informacji na temat ustawień można znaleźć w tym artykule.
Tworzenie zgłoszenia przy użyciu API
Oprócz wszystkich powyższych metod, zawsze możesz ustawić automatyczne tworzenie zgłoszeń w RemOnline za pomocą interfejsu API. Metody API i dokumentację można znaleźć na stronie “Ustawienia > API”.
Teraz, gdy znasz już wszystkie możliwe sposoby tworzenia zgłoszeń w RemOnline, możesz rozpocząć naukę pracy z zgłoszeniami.