Importowanie kontaktów może być wykorzystywane w kilku przypadkach:

Jeśli posiadasz już bazę kontaktów w innym systemie, możesz zaimportować ją do RemOnline. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki.

Krok 1. Przejdź do strony "Kontakty" i kliknij przycisk "Importuj". Następnie kliknij "Szablon importu", aby pobrać przykładowy plik importu kontaktów.

Krok 2. Wypełnij pobrany plik Excel i zapisz go.

Ważne: nie zmieniaj nazwy i lokalizacji kolumn w tabeli, ponieważ RemOnline nie będzie w stanie ich rozpoznać i poprawnie przesłać. Jeden plik może zawierać do 5000 wierszy!

Przyjrzyjmy się bliżej zawartości pliku.

ID identyfikator kontaktu — unikalny identyfikator kontaktu.

Jeśli tworzysz nowych kontaktów, którzy nie znajdują się jeszcze w bazie danych RemOnline, pozostaw tę kolumnę pustą. Po przesłaniu pliku identyfikatory kontaktów są generowane automatycznie i będą wyświetlane podczas eksportowania bazy danych kontaktów.

Nazwa — nazwa firmy, którą należy podać, jeśli kontakt dotyczy firmy/organizacji. Jeśli kontakt dotyczy osoby fizycznej, pozostaw to pole puste.

Numer telefonu — numer telefonu kontaktu, kolumna jest opcjonalna. Należy pamiętać, że numer musi być wprowadzony w tym samym formacie, co w próbce, aby plik został przesłany poprawnie. Jeśli chcesz dodać kilka numerów, podaj je oddzielone przecinkami.

Adres — adres kontaktu, ta kolumna jest opcjonalna.

Email — adres e-mail kontaktu, ta kolumna jest opcjonalna. Można podać tylko jeden adres e-mail.

Imię — imię kontaktu, ta kolumna jest wymagana.

Nazwisko - nazwisko kontaktu, kolumna nie jest obowiązkowa.

Firma — identyfikator typu kontaktu. Wybierz „Tak” w kolumnie, aby po przesłaniu typ kontaktu był „Organizacja”, lub pozostaw kolumnę pustą, aby typ kontaktu był „Osoba”.

Dostawca — identyfikator typu kontaktu. Wybierz "Tak" w kolumnie, aby typ kontaktu po załadowaniu był "Dostawca" lub pozostaw kolumnę pustą, aby typ kontaktu był "Kupujący".

Uwaga — kolumna do przechowywania dodatkowych informacji w profilu kontaktu, które nie są wymagane.

Skąd kontakt dowiedział się o nas — kolumna służąca do określenia kampanii reklamowej, która nie jest wymagana. Pamiętaj, że jeśli określisz kampanię reklamową, która nie została utworzona w RemOnline, nie będziesz mógł pobrać pliku. Pamiętaj, że wszystkie kampanie reklamowe można znaleźć na stronie "Ustawienia > Marketing".

Karta rabatowa — kolumna do wprowadzenia numeru karty rabatowej kontaktu, która nie jest wymagana.

Rabat na towary w sprzedaży — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na towary w sprzedaży. Wprowadź liczbę odpowiadającą procentowi rabatu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Należy pamiętać, że wartość nie może być większa niż 100.

Rabat na usługi w Zleceniach i Fakturach — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na usługi w Zleceniach i Fakturach. Wprowadź liczbę odpowiadającą procentowi rabatu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Należy pamiętać, że wartość nie może być większa niż 100.

Rabat na usługi w Sprzedaży — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na usługi w Sprzedaży. Wprowadź liczbę odpowiadającą procentowi rabatu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Należy pamiętać, że wartość nie może być większa niż 100.

Rabat na usługi w Zleceniach i Fakturach jako typ ceny — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na usługi w Zleceniu i Fakturze. Podaj dokładną nazwę ceny, która będzie automatycznie stosowana do usług w zleceniach i fakturach dla tego kontaktu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Rabat na usługi w sprzedaży jako typ ceny — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na usługi w sprzedaży. Podaj dokładną nazwę ceny, która będzie automatycznie stosowana do usług w zleceniach i fakturach dla tego kontaktu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Rabat na towary w zleceniach i fakturach — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na towary w zleceniu i fakturze. Wprowadź liczbę odpowiadającą procentowi rabatu. Ta kolumna nie jest wymagana.

Należy pamiętać, że wartość nie może być większa niż 100.

Rabat na towary w sprzedaży jako typ ceny — kolumna służąca do ustawiania indywidualnego rabatu dla kontaktu na towary w sprzedaży. Podaj dokładną nazwę ceny, która będzie automatycznie stosowana podczas sprzedaży towarów temu kontaktowi. Ta kolumna nie jest wymagana.

Rabaty na towary w zleceniach i fakturach jako rodzaj ceny — kolumna służąca do ustawienia indywidualnego rabatu dla kontaktu na towary w zleceniu i fakturze. Podaj dokładną nazwę ceny, która będzie automatycznie stosowana podczas sprzedaży towarów temu kontaktowi. Ta kolumna nie jest wymagana.

Bilans — kolumna służąca do wprowadzania początkowego bilansu kontaktu.

Ważne: bilans kontaktu można zmienić tylko wtedy, gdy uprawnienie "Może regulować saldo kontaktu" jest włączone w ustawieniach roli pracownika.

Jeśli rozliczyłeś się z kontaktem, wpisz 0 (zero) w tej kolumnie. Jeśli kontakt jest ci winien pieniądze, wprowadź kwotę długu ze znakiem + (plus). Jeśli jesteś winien pieniądze kontaktowi (dostawcy), wprowadź kwotę długu ze znakiem - (minus).

Po określeniu bilansu kontaktu w ten sposób, korekta bilansu jest automatycznie tworzona w profilu kontaktu na karcie "Bilans" z komentarzem "Korekta bilansu przez import".

Jeśli skonfigurowałeś już formularz kontaktu i chcesz załadować informacje do pól użytkownika za pomocą importu, dodaj kolumnę na końcu pliku. Nazwij tę kolumnę tak samo, jak nazwę pola użytkownika w formularzu kontaktu.

Na przykład w formularzu kontaktu dodawane jest pole użytkownika "Dane paszportowe".

W importowanym pliku należy dodać kolumnę o tej samej nazwie (na końcu pliku, po kolumnie "Bilans").

Krok 3. Po wypełnieniu wszystkich informacji kliknij przycisk "Dołączyć plik" i dodaj zapisany wcześniej plik.

Krok 4. Kliknij przycisk "Importuj".

Jeśli plik zawiera błędy, RemOnline powiadomi Cię o nich. W takim przypadku należy poprawić błędy w pliku i przesłać go ponownie.

Z pomocą Export/Import można szybko zaktualizować dużą ilość informacji w kontaktach.

1. Kliknij przycisk "Eksportuj" na stronie "Kontakty". Następnie plik Excel zostanie pobrany na komputer.

2. Otwórz pobrany plik i wprowadź niezbędne zmiany w odpowiednich kolumnach.

Ważne: kolumna "ID identyfikator kontaktu" zawiera unikalny identyfikator kontaktu, którego nie można edytować. Jeśli zmienisz wartość w tej kolumnie, RemOnline nie będzie w stanie rozpoznać tego kontaktu podczas importu i utworzy duplikat kontaktu.

3. Prześlij zaktualizowany plik do systemu za pomocą przycisku "Importuj".

Przypominamy, że jeden plik nie może zawierać więcej niż 5000 wierszy.