Jak pracować z Wizytami?

W dzisiejszym biznesie efektywne planowanie i prowadzenie dokumentacji klientów są kluczowymi czynnikami sukcesu. Aby ci w tym pomóc, RemOnline posiada prostą opcję kalendarza, która pozwoli ci łatwo zarządzać harmonogramem i planować godziny pracy twoich pracowników w oparciu o czas trwania wykonywanych przez nich usług.

Wizyty to niezbędne narzędzie dla firm, które świadczą usługi po wcześniejszym umówieniu się. Pozwala na efektywną pracę z terminami i obiektywną ocenę obciążenia pracowników i zasobów lokalizacyjnych.

Aby pracować z sekcją Wizyty, należy zaznaczyć odpowiednie pole dla dostępu pracowników w Ustawienia > Pracownicy > Role.

Za pomocą wizyt można:

1. Wyszukać wolnego wykonawcę w czasie dogodnym dla klienta.

2. Wyszukać wolny czas z mistrzem potrzebnym klientowi.

3. Kontrola i rozkład obciążenia na zasoby lokalizacji (miejsca pracy).

Wizyty wyświetlane są w formie kalendarza i mają przedziały czasowe w postaci: dnia z godzinami, tygodnia lub miesiąca.

Tryby wyświetlania można pogrupować:

Według pracownika - w trybie kalendarza wyświetlany będzie harmonogram pracy pracownika, a także jego dni wolne, chorobowe lub urlop.

Według zasobów - jest to unikalna funkcjonalność, która pozwala na planowanie zleceń nie tylko według wykonawców, ale także według dostępnych zasobów.

Na stronie Wizyty można przełączać się między datami, klikając kalendarz lub używając strzałek w prawym górnym rogu.

W tym trybie każda kolumna reprezentuje oddzielnego pracownika lub zasób. Umożliwia to szybkie wyświetlenie zajętości każdego pracownika lub zasobu w danym dniu.

Główne cechy:

Pionowo ułożona oś czasu, dostosowuje się do formatu 12h/24h (zdefiniowanego w ustawieniach firmy).

Harmonogram pokazuje tylko tych pracowników, którzy mają dostęp do bieżącej lokalizacji i którzy mają włączoną opcję „Pokaż pracownika na liście wykonawców” w ustawieniach roli.

W przypadku wybrania bieżącego dnia wyświetlana jest czerwona linia wskazująca aktualną godzinę.

Wpisy są umieszczane w odpowiednich przedziałach czasowych, co pozwala na szybką nawigację po harmonogramie.

Tryb tygodniowy umożliwia przeglądanie harmonogramu jednego pracownika lub zasobu przez siedem dni. Jest to wygodne rozwiązanie do planowania pracy specjalisty z tygodniowym wyprzedzeniem.

Główne cechy:

Każda kolumna reprezentuje osobny dzień tygodnia (od poniedziałku do niedzieli).

Format wyświetlania tygodnia uwzględnia ustawienia regionalne.

Konkretny pracownik lub zasób jest wybierany za pomocą odpowiedniego filtra w górnym panelu.

Wpisy są umieszczane zgodnie z zaplanowanym czasem.

Ten tryb zapewnia przegląd zaplanowanych zdarzeń na cały miesiąc. Jest on przydatny do długoterminowego planowania pracy.

Główne funkcje:

Wyświetlany jest harmonogram jednego pracownika lub zasobu na cały miesiąc.

Wszystkie zdarzenia są wyświetlane jako bloki w odpowiednich datach kalendarza.

Aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat konkretnego wpisu, można kliknąć zdarzenie, aby otworzyć jego kartę.

Zastosowanie kodowania kolorami dla różnego rodzaju zdarzeń ułatwia nawigację po miesięcznym harmonogramie.

Dostępnych jest kilka mechanizmów ułatwiających nawigację między trybami kalendarza:

Przycisk przełączania dnia/tygodnia/miesiąca - umożliwia szybką zmianę trybu wyświetlania.

Nawigacja po datach - po kliknięciu daty w górnym panelu otwiera się selektor kalendarza umożliwiający wybranie żądanego okresu.

Przełączanie między dniami i tygodniami:

W trybie Dzień kliknięcie nagłówka pracownika/zasobu przełącza widok do trybu Tydzień dla tego pracownika lub zasobu.

W widoku tygodnia kliknięcie nagłówka dnia powoduje przełączenie do widoku dnia dla wybranej daty.

Każde wydarzenie w kalendarzu ma następujące parametry:

Kolor zdarzenia odpowiada jego statusowi, co pomaga wizualnie rozróżnić rodzaje rekordów.

Kliknięcie wydarzenia otwiera kafelek Wizyty, który zawiera: Tytuł, Status rekordu (w tym oknie można szybko zmienić status), Informacje o kliencie (po najechaniu kursorem wyświetlane są dodatkowe informacje), Data i godzina rozpoczęcia rekordu, Data i godzina zakończenia rekordu, Odpowiedzialny pracownik, Komentarz do rekordu, Kwota płatności.

W trybach Dzień i Tydzień po najechaniu kursorem na wolny termin w kalendarzu pojawia się podpowiedź umożliwiająca utworzenie nowego wpisu.

1. Aby utworzyć wpis, kliknij żądaną komórkę w kalendarzu.

2. Podczas tworzenia wpisu należy określić klienta, dodać usługę (usługi), wybrać datę i godzinę.

3. Określić czas trwania nagrania, jeśli wybrane usługi nie mają określonego czasu trwania.

4. Kliknij przycisk Utwórz. Po zapisaniu spotkanie pojawi się w kalendarzu.

Aby utworzyć zlecenie z rezerwacji, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz rekord i w prawym górnym rogu kliknij przycisk Akcje i wybierz opcję Utwórz zlecenie.

2. Następnie pojawi się okno tworzenia zlecenia, w którym należy wypełnić pozostałe dane.

Dane klienta i usługi z wizyty zostaną automatycznie przeniesione do zlecenia.

Po wypełnieniu informacji upewnij się, że wszystko się zgadza i kliknij przycisk Utwórz.

Po zapisaniu zlecenie zostanie wyświetlone w tabeli zleceń.

Aby utworzyć sprzedaż z wizyty, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz rekord i w prawym górnym rogu kliknij przycisk Akcje i wybierz opcję Utwórz sprzedaż.

2. Następnie pojawi się okno tworzenia sprzedaży, w którym należy wypełnić następujące pola

Dane klienta i usługi z rekordu zostaną automatycznie przeniesione do sprzedaży.

Po wypełnieniu informacji upewnij się, że wszystko się zgadza i kliknij przycisk Sprzedaj.

Po zapisaniu sprzedaż zostanie wyświetlona w tabeli sprzedaży.

Aby usunąć wpis z kalendarza:

1. Otwórz wpis, który chcesz usunąć.

2. Naciśnij przycisk usuwania i potwierdź czynność.

Ten przewodnik pomoże ci efektywnie korzystać z kalendarza do śledzenia rekordów klientów, ułatwiając planowanie i zarządzanie harmonogramem pracy.