Sur la page Paramètres > Général > Prospects, vous pouvez configurer la numérotation des prospects, le type de prospect par défaut et la création automatique de prospects pour chaque appel entrant reçu ou manqué.
Veillez à cliquer sur Enregistrer pour appliquer les paramètres sélectionnés.
Modèle de numérotation des prospects
Accédez à la page Paramètres > Général. Ensuite, faites défiler vers le bas pour trouver la section Leads et complétez la configuration d'un modèle de numérotation dans le champ correspondant.
Remplissez le champ d'un modèle de numérotation des prospects en utilisant des symboles, ainsi que les valeurs variables disponibles suivantes :
{C} - représente le compteur de prospects ;
{D} - le jour en cours ;
{M} - le mois ;
{Y} - l'année.
Les valeurs de la variable {C} peuvent être configurées.
Par exemple, {C:3} signifie que le compteur de commandes est composé de 3 chiffres et que les chiffres manquants sont remplacés par 0 : 001, 002, 003, etc.
La même chose peut être faite pour configurer un compteur de numérotation de vos prospects. Il suffit de cliquer sur l'exemple de numéro de prospect et de remplir le champ compteur avec la valeur nécessaire.
Type de prospect par défaut
Dans ce champ, vous pouvez définir le type de prospect par défaut.
Si vous sélectionnez un type de prospect spécifique, il sera défini lors de la création d'un prospect.
Si vous sélectionnez « Se souvenir du dernier », le type de prospect choisi précédemment sera défini lors de la création d'un nouveau prospect.
Si vous choisissez « Non spécifié », vous devez sélectionner le type de prospect avant de le créer.
Création automatique d'un prospect pour chaque appel Revenu
Remarque: pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez connecter et configurer l'un des services VoIP sur la page Paramètres > Intégrations.
1. Cochez la case Créer automatiquement un prospect pour un appel entrant auquel on a répondu.
2. Vous pouvez sélectionner un type spécifique pour ces prospects et attribuer immédiatement un responsable si nécessaire. Vous pouvez également configurer des notifications pour que les employés traitent les prospects à temps.
3. Paramètres pour la création de prospects.
Créer un prospect même si un client a une commande en cours. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé, même si le client a une commande en cours. Sinon, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des commandes en cours. Le client est recherché par son numéro de téléphone.
Créer un prospect même si un client a un prospect ouvert. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé même si le client a un prospect ouvert. Dans le cas contraire, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des prospects ouverts. La recherche de clients s'effectue par numéro de téléphone.
Veuillez noter que si vous avez coché les deux paramètres et que le client a une commande et un prospect ouverts au moment de l'appel Revenu, un seul prospect automatique sera créé.
Création automatique d'un prospect pour chaque appel manqué
Remarque: pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez connecter et configurer l'un des services VoIP sur la page Paramètres > Intégrations.
1. Cochez la case Créer automatiquement un prospect pour un appel manqué.
2. Vous pouvez sélectionner un type spécifique pour ces prospects et affecter immédiatement un responsable si nécessaire. Vous pouvez également configurer des notifications pour que les employés traitent les prospects à temps.
3. Paramètres pour la création de prospects.
Créer un prospect même si un client a une commande en cours. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé, même si le client a une commande en cours. Sinon, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des commandes en cours. Le client est recherché par son numéro de téléphone.
Créer un prospect même si un client a un prospect ouvert. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé même si le client a un prospect ouvert. Dans le cas contraire, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des prospects ouverts. La recherche de clients s'effectue par numéro de téléphone.
Veuillez noter que si vous avez coché les deux paramètres et que le client a une commande ouverte et un prospect ouvert au moment de l'appel manqué, un prospect automatique sera créé.
Important : lorsque vous recevez un appel d'un client inconnu qui ne figure pas dans la base de données, un nouveau prospect est automatiquement créé. Si vous ne liez pas un nouveau client ou un client existant à ce numéro de téléphone, le système crée un nouveau prospect sans informations sur les conversations précédentes pour chaque appel ultérieur.
Pour éviter cela, créez d'abord un client ou reliez-le à un prospect existant. Les appels suivants seront alors automatiquement liés à un contact existant dans la base de données et le widget affichera l'historique complet des interactions.
Les prospects qui ont été créés automatiquement à partir d'un appel Revenu ou manqué seront renseignés comme suit :
Type de prospect et Gestionnaire spécifiés dans les Paramètres.
Nom (si le client figure déjà dans votre base de données) et numéro de téléphone du client. Si le client ne figure pas dans votre base de données, « Client inconnu » sera indiqué à la place du nom.
Dans le champ « Commentaire », vous verrez « Manqué » pour les prospects créés à partir d'un appel manqué.
Veuillez noter que les prospects automatiques sont créés à la fois à partir de clients existants et de clients inconnus.