Dans cet article, vous apprendrez comment remplir les plannings et les feuilles de temps des employés dans RemOnline. Nous examinerons étape par étape les paramètres pour les jours ouvrables et non ouvrables, les options de remplissage automatique, l'édition des plannings et l'utilisation des actions de groupe pour les mises à jour de données en masse. Utilisez ce guide pour organiser efficacement le suivi du temps dans votre entreprise.

Tout d'abord, vous devez ajouter des employés au planning des employés de l'emplacement, selon qu'ils travaillent dans un seul emplacement ou dans plusieurs.

Il existe deux façons d'ajouter un employé au planning de l'emplacement.

Méthode 1. Accédez au profil de l'employé. Dans la section « Heures de travail », cochez les emplacements où il travaille.

Méthode 2. Accédez à l'emplacement. Dans la section « Employés », cochez les employés dont vous avez besoin dans la colonne « Heures de travail ».

1. Accédez à la section Mon entreprise > Heures des employés.

2. Sélectionnez l'emplacement et le calendrier souhaités - Planning ou Feuille de temps.

Les heures des employés sont paramétrées séparément pour chaque emplacement.

3. Sélectionnez le type d'affichage Semaine ou Mois, ainsi que la période pour laquelle vous souhaitez créer un Planning/Feuille de temps. Vous pouvez passer d'une semaine ou d'un mois à l'autre ou revenir à la date actuelle en un seul clic.

Important : Les jours non ouvrés du lieu sont affichés sous forme de blocs grisés. Les informations relatives aux jours non ouvrés sont extraites de la boîte de dialogue de la localisation, dans la section Heures d'ouverture.

4. Double-cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez définir le planning de travail.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le type de journée de travail de l'employé :

Jour ouvrable. Si vous sélectionnez ce type, vous pourrez définir un ou plusieurs intervalles d'heures de travail.

Par exemple, vous pouvez définir le premier intervalle de 9h00 à 13h00 et le deuxième intervalle de 14h00 à 18h00. De cette façon, le calendrier indiquera l'heure à laquelle l'employé est censé prendre son déjeuner.

Attention : vous ne pouvez saisir dans les feuilles de temps que les heures de travail jusqu'au moment présent - pour le temps effectivement travaillé.

Si le Suivi du temps est activé, il aura la priorité sur le temps saisi dans les feuilles de temps.

Par exemple, un employé a un jour de congé, mais le suivi du temps a été activé. Dans les feuilles de temps, le jour est alors automatiquement transformé en jour ouvrable et le décompte du temps commence.

Si un employé travaille dans plusieurs lieux, il sera possible de sélectionner un lieu à droite de l'intervalle de temps. Cette option est utile lorsqu'un employé travaille dans un lieu pendant la première moitié de la journée et dans un autre lieu pendant la seconde moitié de la journée.

Remarque : si vos sites se trouvent dans des fuseaux horaires différents, vous devez spécifier l'heure locale.

Par exemple, un site se trouve dans le fuseau horaire UTC-8 (San Francisco) et l'autre dans le fuseau horaire UTC-5 (Brooklyn). Vous souhaitez configurer une demi-journée dans un lieu et une demi-journée dans l'autre lieu alors que vous vous trouvez à San Francisco.

Dans ce cas, vous devez paramétrer l'intervalle de 9h00 à 13h00 à San Francisco et de 16h00 à 21h00 à Brooklyn (moins trois heures en raison de la différence de fuseau horaire). Pour éviter de calculer constamment la différence, vous pouvez définir des intervalles de travail pour le premier site, puis passer au second site et finaliser le planning.

Si le Suivi du temps est désactivé, les jours de travail sont transférés du Planning à la feuille de temps à la fin de chaque période de travail.

La colonne des employés à côté de chaque nom affiche le nombre total d'heures de travail pour la semaine ou le mois : dans le Planning, il s'agit d'heures planifiées, et dans les feuilles de temps, il s'agit d'heures de travail effectives.

Jour chômé. Lorsque vous sélectionnez ce type de congé, vous pouvez définir un congé de maladie, un jour de vacances, un jour de congé ou simplement un jour chômé pour l'employé.

Les congés de maladie sont affichés sous forme de blocs orange, les jours de vacances sont en vert et les jours chômés sont affichés sous forme de cellules vides.

Par défaut, les jours non travaillés de type Maladie, Vacances et Jour de congé sont payés, mais si nécessaire, vous pouvez cocher la case « Non payé ». Ainsi, si vous définissez les vacances d'un employé comme non payées, ces jours ne seront pas affichés dans le calcul de la paie.

Remarque : pour configurer le calcul de la paie pour les congés de maladie, les vacances ou les jours de repos, ajoutez de nouvelles règles de paie dans le profil de l'employé.

Les congés de maladie sont représentés par des blocs rouges, les jours de vacances par des blocs verts, les jours de congé par des blocs orange et les jours non travaillés par des cellules vides.

Veuillez noter que les jours non travaillés sont transférés du Planning aux feuilles de temps au début de chaque jour.

Le remplissage automatique vous aide à remplir les plannings/feuilles de temps de vos employés de manière beaucoup plus rapide et pratique. Il fonctionne aussi bien pour les jours ouvrables que pour les jours non ouvrables. Examinons les deux options.

1. Cochez la case Remplir automatiquement le planning et sélectionnez jusqu'à quelle date vous souhaitez définir automatiquement les mêmes intervalles pour les heures de travail.

Notez que le remplissage automatique n'est disponible que si l'intervalle des heures de travail est inférieur à 1 jour.

2. Indiquez la séquence à remplir automatiquement et cliquez sur Enregistrer. Le premier chiffre de la séquence correspond au nombre de jours ouvrables et le deuxième au nombre de jours non ouvrables.

Par exemple, si un employé travaille du lundi au vendredi, choisissez une séquence de « 5 en 2 ». Si l'employé travaille par roulement, choisissez « 2 en 2 ».

1. Cochez la case Remplir automatiquement le planning et indiquez jusqu'à quelle date définir automatiquement les mêmes jours chômés pour cet employé.

2. Cliquez sur Enregistrer.

1. Double-cliquez sur la cellule à partir de laquelle vous souhaitez effacer le planning de travail.

2. Sélectionnez un jour non ouvrable, puis le type « Non ouvrable ».

3. Cochez la case Remplir automatiquement le planning et indiquez le jour auquel vous souhaitez effacer le planning de travail.

Fermé ! Le Planning de travail d'un employé a été nettoyé et vous pouvez maintenant le remplir avec les données correctes.

Pour modifier ou supprimer un horaire, double-cliquez sur une cellule. Dans la fenêtre qui s'ouvre, apportez des modifications et enregistrez-les, ou cliquez sur le bouton supprimer.

Veuillez noter que si vous avez configuré un taux journalier ou horaire pour un employé, son salaire sera recalculé en fonction des modifications apportées aux feuilles de temps :

Dans le planning/les feuilles de temps des employés, des actions de groupe sont disponibles pour l'édition ou la suppression en masse.

Cliquez sur une cellule pour la sélectionner pour les actions de groupe. Vous pouvez sélectionner d'autres cellules de la même manière.

Important : Dans RemOnline, votre sélection n'est mémorisée que dans le format d'affichage de la période sélectionnée.

Après avoir sélectionné les cellules souhaitées, des boutons pour l'édition ou la suppression en masse apparaissent en bas du panneau.