El Programador de órdenes de trabajo es una herramienta necesaria para las empresas que cumplen su trabajo planificando las órdenes de trabajo de los clientes con anticipación. Le permite trabajar eficientemente con registros de los clientes y evaluar objetivamente la carga de sus empleados y recursos de su ubicación.
El Programador de las órdenes de trabajo le ayudará a resolver tres cuestiones principales:
Búsqueda de un especialista libre en un momento conveniente para el cliente.
Búsqueda de tiempo libre con un especialista que necesita el cliente.
Control y distribución de carga de los recursos de su ubicación (puestos de trabajo).
Para activar el Programador de las órdenes de trabajo, agregue el campo del sistema Registro de cliente al menos a un formulario de la orden de trabajo.
Agreguemos el campo Registro de cliente al formulario de la orden de trabajo. Puede omitir estos pasos si su Programador ya aparece en la página.
Paso 1. Vaya a la página Ajustes > Editor de formularios > Órdenes de Trabajo.
Paso 2. Elija el tipo de la orden de trabajo.
Paso 3. Haga clic en el botón Añadir campo. En un grupo Campos del sistema elija el Registro de cliente. Después de eso, en el formulario aparecerán los siguientes campos: Tiempo de grabación, Duración y Recurso (si usa recursos de ubicación).
Puede establecer un valor predeterminado para los campos "Tiempo de grabación" y "Duración" y hacerlos obligatorios. Para usar la información de estos campos en documentos impresos y notificaciones, agregue las variables correspondientes a las plantillas: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Tan pronto como agregue el campo Registro de cliente al menos un formulario de la orden de trabajo, en la página de Órdenes de Trabajo aparece un cambio entre los botones Tabla y Programador.
¿Qué muestra el Programador?
En comparación con la tabla que muestra la lista de las órdenes de trabajo, el Programador las muestra como "bloques" dentro de un día o semana laboral.
La línea de tiempo es la escala horaria de 00:00 a 23:59 en la parte superior.
La columna Especialistas se coloca a la izquierda y muestra una lista de todos los empleados que tienen derecho a "Mostrar el empleado en la lista de especialistas".
La columna Recursos es una lista de todos los recursos de la ubicación actual.
Importante: si utiliza el horario de trabajo, el Programador mostrará las horas laborables y no laborables de cada empleado.
El calendario es un botón para seleccionar el día de la semana o del mes.
Aquí están los botones que puede encontrar encima del Programador:
El botón + Orden crea una nueva orden de trabajo.
El botón 🔁 actualiza la información en el programador de órdenes de trabajo.
El Especialistas / Recursos alterna entre ordenar por especialistas o recursos.
El Día / Semana alterna entre el periodo de tiempo de día o semana.
El botón Ir a le permite seleccionar los días más cercanos de la semana.
Los botones Adelante y Atrás cambian la fecha.
El botón Configuración abre la ventana para configurar el paso de tiempo en minutos y visualización de la información de la orden de trabajo.
El sistema muestra las órdenes de trabajo existentes en la intersección de la línea de tiempo y la lista de especialistas o recursos. De esta manera siempre se puede ver la carga de trabajo actual.
Tan pronto como cree la orden de trabajo y complete los campos Tiempo de grabación y Técnico asignado / Recurso, esta orden de trabajo aparecerá en el Programador de las órdenes de trabajo.
Importante: marque la casilla de verificación correspondiente en la página Ajustes > General > Órdenes de Trabajo para que el Programador tenga en cuenta el horario de trabajo de sus ubicaciones.
Después de eso, si la duración de la orden de trabajo excede el tiempo de trabajo de la ubicación, el tiempo restante se transferirá al siguiente día laboral.
Al cambiar el Programador a "Día", aparece una línea roja que indica el límite de tiempo actual. Además, junto al empleado aparece el icono del motivo de la ausencia (baja por enfermedad o vacaciones).
El valor de fondo de la ranura del Programador corresponde a la información especificada en el horario:
Sombreado gris - horas no laborables de la Ubicación;
Fondo gris - tiempo no laborable del empleado;
Blanco - tiempo de trabajo del empleado
Verde - tiempo de vacaciones;
Rojo - baja por enfermedad;
Naranja - día libre.
Creación de la Orden de Trabajo desde el Programador
Método 1. Haga clic en el botón + Orden y complete todos los campos obligatorios.
Método 2. Presione el tiempo deseado en la línea de tiempo del especialista o recurso. Con esto se abrirá una orden de trabajo con Tiempo de grabación y Técnico asignado / Recurso ya completado.
Después de crear una orden en el Programador, el sistema la mostrará en la Tabla de Órdenes de Trabajo.
Tenga en cuenta que solamente puede seleccionar el tipo de órdenes de trabajo para el que se han ajustado la hora de grabación y la duración.
Ajustes de la ranura del Programador de Órdenes de Trabajo
Puede cambiar la visualización de la información de las órdenes de trabajo en la ranura del Programador yendo a Ajustes.
Puede elegir en Ajustes:
duración del paso de tiempo (en minutos);
número de filas que se muestran en la ranura;
visualización de la información en la ranura de la orden de trabajo (si es necesario, puede añadir un nuevo campo, eliminar o seleccionar otra información para que se muestre).
Una vez completados los ajustes, haz clic en el botón Guardar.
Ficha de la orden
Al hacer clic en una ranura, se abre la ficha de la orden, que contiene los siguientes datos: Número de orden, Tipo, Cliente, Activo, Número de serie del activo, Gestor e Importe de la orden.
En la ficha, puede cambiar el estado de la orden seleccionando el deseado.
Recuerde: la lista de estados de órdenes de trabajo sólo contiene aquellos a los que el empleado actual puede transferir la orden de trabajo desde el estado actual. Configure sus reglas de transferencia de estado y permisos de empleados en la página Ajustes > Estados > Órdenes de Trabajo.
Si pasa el cursor por encima del nombre del cliente, aparecerá una ventana emergente con números de teléfono de contacto, que le permitirá elegir una forma cómoda de ponerse en contacto con el cliente.
También puede abrir el perfil del activo haciendo clic en su nombre.