Verwenden Sie Kostenvoranschlag-Status, um einen Auftragsablauf für die Bearbeitung von Kostenvoranschlägen zu erstellen.
Regeln für die Statusänderung
Durch das Einrichten von Regeln für die Übertragung von Status können Sie einen bestimmten Geschäftsprozess für Kostenvoranschläge definieren. Die Regeln für die Statusübertragung werden im Statusbearbeitungsfenster auf der Seite Einstellungen > Status > Kostenvoranschläge im Block „Folgende Status (dieser Status kann verschoben werden zu)” konfiguriert.
Standardmäßig können alle Status außer denen aus der Gruppe „Geschlossen” in alle Status übertragen werden.
Manchmal kann es vorkommen, dass Mitarbeiter versehentlich einen Kostenvoranschlag in den falschen Status übertragen. Dadurch wird der gesamte Arbeitsablauf gestört. Um solche Fehler zu vermeiden, können Sie Regeln für den Wechsel zwischen Status festlegen.
Beispielsweise kann ein Mitarbeiter aus dem Status „Entwurf“ nur in die Status „In Bearbeitung“, „Ausstehend“ oder „Nicht erfolgreich“ wechseln und aus dem Status „Akzeptiert“ in den Status „Auftrag erstellt“.
Auf diese Weise erhalten Sie eine sequenzübergreifende Abfolge von Status. Bei der Übertragung von Status gibt es Einschränkungen, aber in einigen Fällen können Sie auswählen, auf welchen Status aktualisiert werden soll.
Um das Risiko menschlicher Fehler vollständig zu eliminieren, können Sie Übertragungsregeln festlegen, um eine von anderen getrennte Statusabfolge zu erhalten. Erstellen Sie dazu in jeder Gruppe neue Status und legen Sie die Regeln für die Übertragung von einem Status in einen anderen fest.
Beispiel: „Entwurf 1 > In Bearbeitung 1 > Kontrolle 1 > Akzeptiert 1 > Gesendet 1 > Auftrag erstellt 1”.
Um eine solche Sequenz einzurichten, wechseln Sie in den Status „Entwurf 1” und legen fest, dass dieser nur in „In Bearbeitung 1” übergehen kann.
Anschließend legen Sie im Status „In Bearbeitung 1” fest, dass dieser nur in „Kontrolle 1” übergehen kann, und so weiter.
Die Möglichkeit, unterschiedliche Anfangsstatus für Kostenvoranschläge festzulegen, hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Prozesse für jeden Kostenvoranschlag/Auftrag-Typ zu erstellen. So legen Sie einen bestimmten Pfad für Kostenvoranschläge fest und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter den Kostenvoranschlag nicht versehentlich in den falschen Status übertragen.
Automatische Erstellung von Aufträgen aus Kostenvoranschlägen
Wenn Sie den Status des Kostenvoranschlags in „Auftrag erstellt“ ändern, erstellt RO App automatisch einen Arbeitsauftrag auf der Grundlage dieses Kostenvoranschlags. Alle Informationen über den Kunden, das Anlagegut, die Dienste und die Produkte werden automatisch in diesen Arbeitsauftrag übertragen.