Jedes Unternehmen tätigt täglich Transaktionen. Ein Cashflow ist ein Kassenbuch, das einen Zeitplan mit allen finanziellen Bewegungen, Bar- und bargeldlosen Transaktionen, Zahlungen, Schulden, Gutschriften und deren Begleichung darstellt.
Im Folgenden sehen wir uns das alles genauer an, beginnend mit den Kassen.
Sie können so viele Kassen erstellen, wie Sie für Ihr Unternehmen und Ihre Buchhaltung benötigen.
Sie können Kassen beispielsweise nach Zahlungsmethode („Bargeld“, „ bargeldlos“ und „Kreditkarte“), Art der Ausgabe und jedem anderen Zweck (Miete, Nebenkosten oder andere Betriebsausgaben Ihres Unternehmens usw.) anlegen.
Neue Kassen anlegen
Navigieren Sie zu Finanzen > Zahlungen, um eine neue Kasse anzulegen.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Kasse hinzufügen“.
2. Geben Sie den Namen der Kasse ein und wählen Sie den Typ aus.
Die Unternehmenskasse ist eine globale Kasse Ihres Unternehmens, die für alle Standorte verfügbar ist und mit einem Globus-Symbol gekennzeichnet ist.
Die Unternehmenskasse wird in der Regel verwendet, wenn alle Standorte ein einziges Bankkonto haben. Wenn beispielsweise zwei Standorte ein einziges Bankkonto verwenden, ist es sinnvoll, eine Unternehmenskasse anzulegen und nur den entsprechenden Mitarbeitern Zugriff zu gewähren.
Standortkasse ist eine standortbezogene Kasse, die für einen ausgewählten Geschäftsstandort verfügbar ist.
Um eine Kasse separat zu verwalten (wenn alle zugehörigen Zahlungen nicht in Ihrem allgemeinen Finanzbericht angezeigt werden), aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Virtuelle Kasse“.
Hinweis: Virtuelle Kassen können nicht für Finanzbuchhaltungszwecke verwendet werden.
3. Um die Zahlungsoption festzulegen, wählen Sie zwischen Bargeld, bargeldlos oder Kreditkarte.
Bei Auswahl einer Zahlungsoption wird eine Liste der verfügbaren Kassen angezeigt, die bei Transaktionen angezeigt wird. Wenn Sie Bargeld als Zahlungsmethode auswählen, werden nur Kassen angezeigt, die für Bargeldtransaktionen relevant sind.
Und umgekehrt. Das Gleiche gilt für andere Zahlungsmethoden.
4. Klicken Sie auf „Transaktionsgebühreneinbeziehen“, um einen festen Betrag für Zahlungen an und von der Kasse automatisch vom Kassenbestand abzuziehen.
Wählen Sie die Art der Transaktionsgebühr aus: Einkommensgebühr oder Ausgabegebühr.
Geben Sie eine feste Gebühr in Prozent oder Währung an.
Sie können bis zu 4 Provisionsbedingungen hinzufügen.
Jede angegebene Provision wird aus dem Gesamtbetrag der Zahlung berechnet und mit den anderen summiert. Das heißt, für jede Zahlung wird nur eine Gebühr berechnet, die als Aufwand in der Cashflow-Position „Transaktionsabwicklungsdienste“ mit dem entsprechenden Kommentar „Transaktionsabwicklungsgebühr“ ausgewiesen wird.
Wenn Sie beispielsweise über eine Nicht-Kasse verfügen, die Zahlungen über ein Bankterminal abwickelt, können Sie eine Gebühr von 2 % festlegen. Bei der Verarbeitung einer Zahlung von 110 € für einen Auftrag oder Verkauf wird somit automatisch eine Gebühr von 2,20 € auf den Kassenbilanzposten gebucht. Wenn Sie über eine Kasse für Bargeldzahlungen verfügen, können Sie ebenfalls eine feste Gebühr von 10 € festlegen. Unabhängig von der Höhe der Ausgabe wird eine Gebühr von 10 € verbucht.
Um die erstellte Gebühr zu löschen, bewegen Sie den Cursor darüber und klicken Sie auf den Papierkorb.
5. Legen Sie die zulässigen Aktionen für diese Kasse fest.
Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung in den Tarifen Business und Enterprise verfügbar ist. Weitere Informationen zum Einrichten und Verwenden der zulässigen Aktionen für Kassen finden Sie in diesem Artikel.
6. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff.
Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Zugriff“. Hier sehen Sie eine Tabelle mit allen aktiven Mitarbeitern.
Im Business-Plan können Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf die Kassen konfigurieren. Das heißt, Sie können den Mitarbeitern alle auf der Registerkarte „Allgemein“ angegebenen Vorgänge erlauben oder für jeden Mitarbeiter einen individuellen Zugriff auf dieselbe Kasse einrichten. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Einstellungen finden Sie in diesem Artikel.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.
Kasse bearbeiten
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kassenleiste und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke, um die ausgewählte Kasse zu bearbeiten. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Speichern“.
Kassen entfernen
Öffnen Sie das Kassendialogfenster (wie beim Bearbeiten) und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die ausgewählte Kasse zu entfernen.
Beachten Sie: Sie können nur eine leere Kasse entfernen. Erstellen Sie Ausgaben, um die Kasse auf Null zu setzen, bevor Sie sie entfernen. Wenn der Saldo Null ist, die Kasse aber dennoch nicht gelöscht werden kann, wenden Sie sich an den Support.
Wenn die zu löschende Kasse in der Integration verwendet wird, ersetzen Sie sie zunächst in den Integrationseinstellungen durch eine andere. Erst dann können Sie sie löschen.
Gelöschte Kassen können im Aktivitätsprotokoll-Bericht wiederhergestellt werden.
Generieren Sie dazu einen Bericht für das Ereignis „Kasse gelöscht“. Suchen Sie die gelöschte Kasse und klicken Sie auf Wiederherstellen.
Kassen positionieren
RO App sortiert Ihre Kassenliste standardmäßig nach aufsteigenden Namen. Ordnen Sie diese Liste nach Ihren Wünschen neu, indem Sie die Kassenleiste an die gewünschte Position ziehen.
Transaktionsarten
In RO App gibt es mehrere Arten von Kassentransaktionen:
Auftragszahlung ist eine automatische Einnahmetransaktion, die bei Erhalt der vollständigen Zahlung für einen Auftrag generiert wird.
Vorauszahlung für Auftrag ist eine automatische Einnahmetransaktion, die bei Erhalt einer Vorauszahlung für einen Auftrag generiert wird.
Rückerstattungen auf Auftrag ist eine automatische Ausgabentransaktion, die bei der Begleichung einer Rechnung an einen Kunden für einen Auftrag generiert wird.
Rückgabe von Überzahlungen auf Auftrag ist eine automatische Ausgabentransaktion, die bei der Rückgabe eines Teils der Vorauszahlung auf den Auftragspreis an einen Kunden generiert wird.
Verkaufszahlung ist eine automatische Einnahme-Transaktion, die bei Zahlungseingang für einen Verkauf generiert wird
Rückzahlung ist eine automatische Ausgabe-Transaktion, die bei Rückgabe eines Auftrags/Verkaufs an einen Kunden generiert wird
Produktbuchung ist eine automatische Ausgabe-Transaktion, die bei der Buchung generiert wird und nur funktioniert, wenn das Kontrollkästchen „Aus der Kasse bezahlen“ aktiviert ist
Lieferantenrückerstattung ist eine automatische Einnahme-Transaktion, die bei Zahlungseingang vom Lieferanten generiert wird und nur funktioniert, wenn das Kontrollkästchen „Einzahlung in die Kasse“ aktiviert ist
+ Einnahmen sind manuelle Einnahmetransaktionen, die mit der Schaltfläche „+ Einnahmen“ für den Erhalt anderer Zahlungen erstellt werden.
- Ausgaben sind manuelle Ausgabentransaktionen, die mit der Schaltfläche „- Ausgaben“ für die Tätigung anderer Zahlungen erstellt werden.
Überweisungen sind manuelle Transaktionen, die ein Paar automatischer Transaktionen (Einnahmen und Ausgaben) auslösen, die bei Auswahl für zwei verschiedene Kassen erstellt werden.
Rechnungszahlung ist ein Barbeleg, der automatisch angezeigt wird, nachdem der Beleg erstellt wurde, wenn die Rechnung auf den Status Bezahlt gesetzt wurde.
Sie können Ihre Einnahmen und Ausgaben mit Tags versehen, um die Suche zu vereinfachen und Transaktionen mit entsprechenden Cashflow-Posten zu verknüpfen. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen > Finanzen > Buchhaltung“ und aktivieren Sie die Cashflow-Buchhaltung. Auf dieser Seite können Sie auch benutzerdefinierte Cashflow-Posten hinzufügen.
Mit RO App können Sie Einnahmen und Ausgaben nachträglich hinzufügen. Das System kennzeichnet diese Einträge mit dem Symbol „❗“. Das tatsächliche Transaktionsdatum wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren. Mit RO App können Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter zum Hinzufügen von Transaktionen nachträglich verwalten.
Kassenbericht
Der Kassenbericht zeigt alle Bargeldbewegungen der ausgewählten Kasse für den angegebenen Zeitraum an.
Der Kassenbericht enthält Spalten mit dem Namen des zuständigen Mitarbeiters, Datum und Uhrzeit, Kommentar, Transaktionsart und Kassenbilanz.
Drucken Sie Ihren Kassenbericht oder exportieren Sie ihn direkt in der RO Mobile App in eine Excel-Datei.
Transaktionen entfernen und wiederherstellen
Entfernen Sie alle unnötigen Transaktionen, indem Sie auf die Transaktion doppelklicken und auf das Papierkorb-Symbol klicken. Die Transaktionsdaten werden nun durchgestrichen angezeigt, was bedeutet, dass sie entfernt wurden. Das Entfernen von Transaktionen wirkt sich auf den Kassenbestand aus.
Mit RO App können Sie den Löschvorgang rückgängig machen. Doppelklicken Sie auf die entfernte Transaktion und klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“. Diese Aktion wirkt sich ebenfalls auf den Kassenbestand aus.
Hinweis: Während sich der Kassenbestand beim Löschen und Wiederherstellen von Transaktionen ändert, bleibt das Transaktionsfeld „Saldo“ unverändert. Dieses Feld gibt den ursprünglichen Kassenbestand zum Zeitpunkt der Transaktion durch Ihren Mitarbeiter an.