Ab dem Business-Plan stehen Ihnen in den Einstellungen der Kasse auf der Seite Finanzen > Zahlungen weitere Funktionen zur Verfügung. Hier können Sie
die zulässigen Aktionen mit Kassen nicht nur auf Mitarbeiterebene, sondern auch auf Ebene einer bestimmten Kasse festlegen
für jeden Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf eine Kasse festlegen
Anwendungsfälle
Sie haben beispielsweise eine separate Kasse für Ihr Bankkonto.
Zunächst können Sie auf Kassenebene festlegen, dass der Kassenbestand für Mitarbeiter nicht angezeigt wird. Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Kassenbilanz anzeigen“ in den zulässigen Aktionen für diese Kasse. Da Unternehmensinhaber und Manager diese Informationen jedoch benötigen, haben sie Zugriff auf „Alle“ Aktionen.
Gleichzeitig haben Sie einen Finanzmanager, der Zugriff auf dieses Bankkonto hat und alle Transaktionen durchführen kann. Andere Mitarbeiter können kein Geld ausgeben oder überweisen, aber sie können es einzahlen, nachdem der Finanzmanager die Zahlung bestätigt hat. In diesem Fall können Sie die Kästchen „Ausgabe“ und „Überweisung“ in den zulässigen Aktionen für diese Kasse deaktivieren und für den Finanzmanager die Zugriffsrechte „Persönlich“ einrichten.
Zulässige Aktionen
Das Recht Kassenbilanz anzeigen ermöglicht das Anzeigen der Bilanz einer Kasse, der Spalte „Kassenbestand“ im Kassenfluss dieser Kasse und die Auswahl dieser Kasse im Bericht „Gesamtgeld“.
Das Recht Zahlungen der Kasse anzeigen ermöglicht das Anzeigen des Kassenflusses in dieser bestimmten Kasse.
Eingehende Vorgänge
Das Recht „Einnahmen“ gewährt Zugriff auf Bareinnahmen. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Mitarbeiter die Schaltfläche „+ Einnahmen“ nicht verwenden. Außerdem kann diese Kasse nicht ausgewählt werden, wenn Zahlungen für Aufträge, Verkäufe, Rücksendungen an Lieferanten und Vorauszahlungen von Kunden erfolgen.
Das Recht „Überweisen“ ermöglicht das Überweisen von Geld in diese Kasse. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, wird diese Kasse bei Überweisungen aus anderen Kassen nicht in der Liste angezeigt.
Ausgehende Vorgänge
Das Recht Ausgaben gewährt Zugriff auf die Entnahme von Geld aus der Kasse.
Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Mitarbeiter die Schaltfläche „- Ausgaben“ nicht verwenden. Außerdem kann diese Kasse nicht ausgewählt werden, wenn Zahlungen für Buchungen, Rückerstattungen und Zahlungen an den Kunden erfolgen.
Mit dem Recht Überweisen können Sie Geld von dieser Kasse in andere Kassen überweisen. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, wird die Schaltfläche „Überweisen“ in dieser Kasse nicht angezeigt.
Erweiterte Zugriffseinstellungen für Kassen
Auf der Registerkarte „Zugriff“ im Kassenfenster können Sie verschiedene Zugriffsrechte für Mitarbeiter auf die Kassen festlegen, sodass diese alle auf der Registerkarte ‚Allgemein‘ angegebenen Vorgänge ausführen können, oder Sie können für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Zugriff konfigurieren.
Standardmäßig verfügt jeder Mitarbeiter über die Zugriffsrechte, die Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ festgelegt haben. Um den Zugriff zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie die Rechte aus.
Die Für Kasse zulässig sind die Rechte, die Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ festgelegt haben. Beachten Sie, dass sich diese Rechte automatisch ändern, wenn Sie sie auf der Registerkarte „Allgemein“ ändern.
Beispiel: Sie haben die zulässigen Aktionen für eine Kasse auf „Einnahmen“ und ‚Ausgaben‘ festgelegt. Anschließend haben Sie dem Mitarbeiter die Rechte „Für Kasse verfügbar“ erteilt. Wenn Sie die zulässigen Aktionen für die Kasse ändern, beispielsweise „Geldfluss anzeigen“ hinzufügen, erhält der Mitarbeiter automatisch diese Rechte.
Auf der Registerkarte Persönlich können Sie die Rechte ändern, d. h. den Zugriff für einen bestimmten Mitarbeiter erweitern oder einschränken. Beachten Sie, dass die „Persönlichen“ Rechte Vorrang vor den „Für Kasse verfügbar“ haben. Das heißt, wenn Sie die zulässigen Aktionen für die Kasse auf der Registerkarte ‚Allgemein‘ ändern, hat dies keine Auswirkungen auf die „Persönlichen“ Rechte.
Durch Auswahl der Option Alle Rechte erhält der Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff auf die Kasse, unabhängig von den Einstellungen auf der Registerkarte „Allgemein“.
Wichtig: Der Mitarbeiter kann nur die Aktionen ausführen, die in den Einstellungen seiner Rolle erlaubt sind! Beispielsweise hat die Rolle des Mitarbeiters nicht das Recht „Kassenbilanz einsehen“, aber in den persönlichen Einstellungen gewähren Sie Zugriff auf „Kassenbilanz einsehen“. In diesem Fall hat die Rolle des Mitarbeiters eine höhere Priorität und der Mitarbeiter kann die Bilanz in keiner der Kassen einsehen.