Status werden verwendet, um einen Workflow mit Rechnungen zu erstellen.
Die folgenden Status sind standardmäßig bereits im System angelegt: Neu, In Bearbeitung, Bezahlt, Storniert.
☝️ Sie können Status erstellen, bearbeiten und löschen. Dazu benötigen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte für den Bereich Einstellungen > Status im RO App-System.
Mit Hilfe von Rechnungsstatus können Sie einen schrittweisen Workflow für Mitarbeiter erstellen. Mit der Statuszeitbegrenzung können Sie den Zeitablauf jeder Phase der Rechnung und die Aktionen der Mitarbeiter steuern.
So erstellen Sie einen neuen Status
Schritt 1. Klicken Sie auf der Seite Einstellungen > Status > Rechnungen auf die Schaltfläche „+ Status”.
Schritt 2. Geben Sie einen Namen für den Status ein (wir empfehlen, zur besseren Übersichtlichkeit in der Rechnungstabelle kurze Namen zu verwenden) und konfigurieren Sie ihn.
Sie können Emojis im Statustitel verwenden. Wenn Sie Windows verwenden, drücken Sie die Tasten „Win + . (Punkt)“ und wählen Sie ein Emoji aus. Wenn Sie kein passendes Emoji finden oder Mozilla Firefox/Edge verwenden, können Sie die Website emojipedia verwenden. Kopieren Sie einfach das gewünschte Emoji und fügen Sie es ein.
Bitte beachten Sie, dass das Ändern der Statusfarben derzeit nicht unterstützt wird.
Gruppe – Geben Sie die Gruppe an, zu der der Status gehören soll. Es gibt 4 unabhängige Statusgruppen: Neu, In Bearbeitung, Bezahlt, Storniert.
Die Statusfarbe und einige Funktionen hängen von der ausgewählten Gruppe ab.
Zeitlimit – Aktivieren Sie diese Option, um die maximale Zeit für das Konto in diesem Status festzulegen.
Nach Ablauf der festgelegten Statusfrist wird das Blitzsymbol in der Spalte „Statusfrist“ in der Rechnungstabelle farbig und die Zeit bis zum Ablauf wird angezeigt.
Weitere Informationen zur Statusfrist finden Sie in diesem Artikel.
Kommentar bei Übertragung in diesen Status erforderlich – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit der Mitarbeiter das Konto nicht ohne Kommentar in diesen Status versetzen kann.
Der Kommentar wird im Ereignis-Feed des Kontos angezeigt.
Status verfügbar - über Kästchen können Sie die Rollen von Mitarbeitern festlegen, die die Rechnungen in diesem Status sehen können und diesen Status für die Rechnungen setzen.
Status, die in diesen Status übertragen werden können – Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, mit denen Sie eine Rechnung von einem Status in einen anderen übertragen können.
Eine Rechnung kann beispielsweise nur aus den Status „Ausgestellt“ und „Entwurf“ in den Status „Storniert“ übertragen werden.
Status, in die dieser Status übertragen werden kann – markieren Sie die Kästchen, die die Status angeben, in die die Abrechnung aus dem von Ihnen erstellten Status übertragen werden kann.
Beispielsweise kann eine Zahlung aus dem Status „Ausgestellt” nur in die Status „Bezahlt” und „Storniert” übertragen werden.
Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Fertig – der neue Status wird hinzugefügt und in der Liste angezeigt.
Status bearbeiten und löschen
Um einen Status zu bearbeiten, gehen Sie auf die Seite Einstellungen > Status > Rechnungen. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Status, nehmen Sie die Änderungen vor und speichern Sie diese.
Wichtig: Bei der Bearbeitung eines Status gibt es kein Feld zur Auswahl der Status, die in diesen übertragen werden können. Dies dient der Fehlervermeidung, da eine falsche Änderung dieses Parameters zu einem „Zerreißen” der zuvor konfigurierten Statusfolge führen kann.
Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein vorhandener Status (A) aus einem anderen Status (B) gesetzt wird, müssen Sie den letzteren (B) der beiden bearbeiten.
Um einen Status zu löschen, doppelklicken Sie auf der Seite Einstellungen > Status > Rechnungen auf den gewünschten Status und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Bitte beachten Sie, dass zum Löschen eines Status keine Rechnungen in diesem Status vorhanden sein dürfen und mindestens ein anderer Status in der Statusgruppe verbleiben muss.