На сторінці “Налаштування > Загальні > Звернення” ви можете налаштувати нумерацію звернень, тип звернення за замовчуванням, а також автоматичне створення звернень на кожний прийнятий або пропущений вхідний виклик.
Обов’язково натискайте кнопку “Зберегти”, щоб застосувати обрані налаштування.
Шаблон номера звернення
Перейдіть на сторінку “Налаштування > Загальні” у розділ “Звернення” та налаштуйте шаблон номера звернень у відповідному полі.
У шаблоні можна вказувати не тільки символи, а й різні змінні:
{C} — лічильник замовлень;
{D} — поточний день;
{M} — поточний місяць;
{Y} — поточний рік.
Змінну {C} можна налаштовувати.
Наприклад, {C:3} — лічильник замовлень, що складається з трьох символів та заповнений зліва символом “0”. Тобто нумерація звернень буде мати наступний вигляд: 001, 002, 003.
Ви можете налаштувати не лише шаблон номера звернення, а й нумерацію. Для цього потрібно клацнути на приклад номера звернення і відредагувати початковий номер нумерації. Наприклад, щоб наступне звернення було з номером 28, потрібно встановити це значення у полі “Початок нумерації”.
Комбінуйте змінні, та створюйте інтуїтивно зрозумілі шаблони!
Тип звернення за замовчуванням
В цьому полі можна встановити тип звернення за замовчуванням.
при виборі певного типу звернення, під час створення звернення одразу буде встановлено обраний тип;
при виборі “Запам'ятовувати останній”, під час створення звернення буде встановлено той тип звернення, який було обрано перед цим;
при виборі “Не задано”, перед створенням звернення, вам потрібно буде вибрати його тип.
Автоматичне створення звернення на кожний прийнятий вхідний дзвінок
Важливо: для коректної роботи вам треба підключити та налаштувати один з сервісів телефонії на сторінці “Налаштування > Інтеграції”.
1. Позначте чекбокс “Автоматично створювати звернення із прийнятого вхідного дзвінка”.
2. За потреби для таких звернень можна вибрати певний тип і одразу призначити Менеджера, а також налаштувати сповіщення, щоб співробітник вчасно обробив заявки.
3. Налаштуйте правила створення звернень.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите замовлення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите замовлення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті замовлення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите звернення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите звернення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті звернення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Зверніть увагу, що якщо у вас позначено обидва налаштування та у клієнта на момент вхідного дзвінка є незакрите замовлення та незакрите звернення, то буде створено одне автоматичне звернення.
Автоматичне створення звернення на кожний пропущений виклик
Важливо: для коректної роботи вам треба підключити та налаштувати один з сервісів телефонії на сторінці “Налаштування > Інтеграції”.
1. Позначте чекбокс “Автоматично створювати звернення із пропущенного вхідного дзвінка”.
2. За потреби для таких звернень можна вибрати певний тип і одразу призначити Менеджера, а також налаштувати сповіщення, щоб співробітник вчасно обробив заявки.
3. Налаштуйте правила створення звернень.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите замовлення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите замовлення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті замовлення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите звернення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите звернення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті звернення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Зверніть увагу, що якщо у вас позначено обидва налаштування та у клієнта на момент пропущеного виклику є незакрите замовлення та незакрите звернення, то буде створено одне автоматичне звернення.
Важливо: коли вам телефонує невідомий клієнт, якого немає у базі, автоматично створюється нове звернення. Якщо з таким номером телефону не повʼязати нового або наявного клієнта, система створюватиме нове звернення без інформації про попередні дзвінки на кожен наступний виклик.
Щоб уникнути цього, спочатку створіть або додайте клієнта до наявного звернення. Тоді дзвінки будуть автоматично пов'язуватись з вже наявним контактом у базі, і віджет показуватиме всю історію взаємодій.
Звернення, які було створено автоматично з вхідного або пропущеного виклику будуть заповнені наступним чином:
Тип звернення та Менеджер, вказані у налаштуваннях.
Ім'я (якщо клієнт вже є у вашій базі) та номер телефону клієнта. Якщо клієнта немає у вашій базі, тоді замість імені буде вказано “Невідомий клієнт”.
В полі “Коментар” буде вказано “Пропущений” для звернень, які були створені з пропущеного виклику.
Зверніть увагу, що автоматичні звернення створюються, як від існуючих клієнтів, так і від невідомих.