Насамперед хочемо звернути увагу, що підтримку старої зарплати припинено. Це означає, що ми більше не працюємо над усуненням можливих проблем у старому Звіті по зарплаті та над його покращенням.
Які бонуси включені в новій Зарплаті?
Також звертаємо увагу на те, що у новій зарплаті не відбувається перерахунок бонусів за минулий період, якщо ви створили та застосували правило після того як події відбулись або якщо ви редагуєте бонус. Отже в разі якихось помилок у минулому періоді не завжди все можна буде виправити видаленням некоректного правила.
Водночас нова модель зарплати дозволить позбутися помилок в розрахунках зі співробітникам, коли зарплата не просто рахується, а фіксується на рахунках співробітників, і більше нічого не можна ретроспективно перерахувати (тобто коли хтось змінив нестандартне правило в товарі і автоматично всім співробітникам за цей товар за весь час було розраховано в 10 разів більше ніж мало б бути).
Ми перенесли практично весь функціонал зі старої зарплати до нової, плюс додали багато нових подій та умов. Тому важливо розуміти, що не для всіх правил розрахунок старого та нового модуля буде однаковим. Також рекомендуємо ознайомитись з можливими сценаріями використання нової зарплати у цій статті. Цілком можливо, що у старій зарплаті ви не могли реалізувати більшість з них, але вам це було потрібно і тепер ви можете це зробити.
Як правильно перейти до використання нової Зарплати?
Рекомендуємо виконувати перехід на нову Зарплату наступним чином:
1. Перейдіть на сторінку “Налаштування > Співробітники > Правила розрахунку” та перевірте актуальність Бонусів, які було створено автоматично. Ви можете відредагувати їх відповідно до поточного стану або видалити за потреби.
2. Порівняйте старі правила з налаштуваннями правил нової зарплати і за потреби створіть нові Бонуси. Адже ми додали багато нових подій та умов, спираючись на запити наших користувачів, тож це чудова можливість відкоригувати систему розрахунку зарплати у вашій компанії.
Зверніть увагу, що у новому зарплатному модулі скасування бонусів за відшкодування клієнтам налаштовуються окремо. Тому обов’язково створіть відповідні події.
3. Перейдіть у профіль кожного співробітника на вкладку “Правила розрахунку зарплати” та перевірте налаштування Денної та Погодинної ставки, які було створено автоматично. За потреби видаліть не актуальні чи не потрібні.
4. Створіть нові ставки для співробітників. Зверніть увагу, що ми додали розрахунок місячної ставки.
Важливо: якщо для співробітника налаштовано денну або погодинну ставку, то в разі зміни його графіку роботи відбувається перерахунок ставки. Якщо ви змінюєте графік у вже нарахованому періоді, то перерахунок відбувається як коригування у поточному періоді.
5. Перейдіть на сторінку “Налаштування > Співробітники > Правила розрахунку” у розділ “Нестандартні бонуси” та перевірте їх актуальність.
Зверніть увагу, що в новому модулі нестандартні бонуси працюють незалежно від того, співпадає метод розрахунку зі стандартним правилом чи ні. Наприклад, якщо стандартне правило зазначено у відсотках, то нестандартний бонус може бути у вигляді фіксованої суми і буде коректно працювати. Отже, якщо у вас вказано обидва типи нестандартних бонусів — вони обидва будуть розраховані співробітнику.
Нестандартні бонуси тепер можуть працювати, як додаткові бонуси, тобто розрахунок не замість стандартного правила, а додатково до нього. Більше інформації про налаштування у цій статті.
6. Застосуйте правила до співробітників.
Зверніть увагу, якщо правило не застосовано для співробітника, то розрахунок за подію не буде здійснено. Тому обов’язково перейдіть у профіль кожного співробітника і переконайтесь, що для всіх застосовано всі потрібні правила.
7. Перевірте розрахунок нових правил протягом тижня чи будь-якого іншого періоду.
Ще раз звертаємо увагу, що розрахунки старого звіту та нового модуля можуть відрізнятись, отже розрахунок не повинен збігатись на 100%. Якщо ви бачите, що потрібно внести якісь зміни, збільшити чи зменшити певні загальні правила, або умови для певних співробітників, то відредагуйте правила для подальшої перевірки.
Рекомендації після переходу на нову Зарплату
Після того, як ви впевнитесь, що розрахунок відбувається згідно з вашими потребами, ви завершуєте такий місяць. На початку наступного місяця має бути наступний алгоритм дій, щоб остаточно перейти на нову Зарплату:
1. Переглянути розрахунок з нової зарплати за попередній місяць для всіх співробітників і порівняти його з розрахунком старої зарплати. Сума нового розрахунку може не відповідати старому, через те що протягом попередніх місяців ви налаштовували різні варіанти правил та перевіряли їхню роботу або через різний принцип роботи нової та старої зарплати. Тому за потреби ви можете зробити коригування нових Розрахунків за допомогою штрафів (якщо суму треба зменшити) або премій (якщо суму треба збільшити).
Важливо: за потреби ви можете зробити експорт старого звіту по зарплаті завчасно, щоб мати історію розрахунку за попередні періоди.
2. Зробити нарахування зарплати, після чого вже коректна сума перенесеться на баланс співробітників.
Якщо до цього ви вели взаєморозрахунки по зарплаті за допомогою кас або в ексель, тоді ви можете зробити коригування балансу співробітника. Тобто швидко перенести баланс каси (або з екселя) у баланс співробітника та привести його до реального стану взаєморозрахунків.
4. Далі, за потреби, ви можете зробити виплату зарплати співробітнику (кнопка “+ Платіж” на вкладці “Зарплата”). Після цього поточний баланс співробітника знов буде відображати реальну суму, яку вам винен чи ви винні співробітнику, або 0.
Зверніть увагу, що виплата зарплати не залежить від нарахування, це залежить від ваших внутрішніх правил у компанії. Більше інформації про виплату зарплати у цій статті.
5. Готово. Починається новий цикл зарплати, правила вже вірно налаштовані та працюють, баланси в реальному стані і далі ви вже працюєте за своїми звичайними процесами, але з новою зарплатою.
Тобто якщо ви проведете налаштування та перевірку нової зарплати у грудні/січні, то в лютому ви зможете зробити контрольну перевірку, для того щоб з березня повноцінно перейти на новий зарплатний модуль.
Коригування нарахувань після тестування нової зарплати
Якщо ви вже тестували нову зарплату і у вас є не проведені нарахування, то ви можете зробити наступним чином:
1. Подивитись актуальний стан балансу співробітника та зафіксувати його.
2. Провести нарахування для всіх співробітників за всі місяці, навіть якщо там не повні чи не коректні розрахунки. В результаті баланси співробітників зміняться.
3. Зробити коригування у балансах співробітників, щоб привести їх до реального стану.