Коригування балансу дає змогу відредагувати поточний баланс клієнта, постачальника або співробітника без фінансової транзакції в касі. Відповідно, такі коригування не відображаються як платежі в касах і не впливають на показники у фінансових звітах та Дашборді керівника.
Коригування балансу може знадобитися у кількох випадках:
у результаті округлення на балансі клієнта з'явилася заборгованість у розмірі 3, 5, 10;
ви вели взаєморозрахунки з клієнтом, постачальником або співробітником за допомогою окремої каси, внаслідок чого у профілі клієнта відображається некоректна сума на балансі.
У RemOnline є 3 способи коригування балансу.
Важливо: можливість проводити коригування регулюється окремим правом у налаштуваннях ролі співробітника.
Коригування балансу вручну
Цей спосіб є універсальним і підходить для коригування балансу клієнта незалежно від причини.
вирівняти баланс у нуль після округлень платежів;
"пробачити" борг клієнту без проведення платежу в касі;
вказати актуальний баланс постачальника або співробітника, якщо ви не вели взаєморозрахунки за допомогою кас.
Крок 1. Перейдіть у профіль клієнта на вкладку “Баланси” та натисніть кнопку “+ Коригування балансу”.
Крок 2. У новому вікні вкажіть суму коригування в однойменному полі та виберіть потрібний перемикач “Ми винні” або “Нам винні”.
Якщо "Клієнт винен нам", то для вирівнювання балансу необхідно встановити перемикач "Ми винні" та написати ту суму, яку клієнт нам заборгував.
Якщо “Ми винні клієнту”, то для вирівнювання балансу встановіть перемикач “Нам винні” та напишіть суму, яку ваша компанія заборгувала клієнту.
Після цього у рядку “Нове значення балансу” сума має змінитись на 0 (нуль).
Крок 3. Обов'язково напишіть “Коментар” та натисніть кнопку “Зберегти”.
Готово! Створене коригування відображається у таблиці з усіма транзакціями, що вплинули на поточний баланс клієнта.
Масове коригування балансу за допомогою Експорту/Імпорту клієнтів
Цей спосіб підійде в тому випадку, якщо після оновлення Фінансів у RemOnline у вас з'явилося дуже багато заборгованостей за всіма клієнтами і ви хочете "за раз" зробити їм нульовий баланс.
Для цього виконайте такі дії:
Крок 1. Натисніть кнопку "Експорт" на сторінці "Клієнти". Після цього на ваш ПК завантажиться Excel-файл.
Крок 2. Відкрийте завантажений файл та внесіть зміни в колонці "Баланс".
Якщо ви розраховані з клієнтом – вкажіть 0 (нуль) у цій колонці. Якщо клієнт винен вам – вкажіть суму боргу зі знаком + (плюс). Якщо ви повинні клієнту (постачальнику) – вкажіть суму боргу зі знаком – (мінус).
Важливо: у колонці “ID клієнта” є унікальний ідентифікатор клієнта, який не можна редагувати. Якщо ви зміните значення в цій колонці, RemOnline не зможе розпізнати такого клієнта під часу імпорту та створить дубль клієнта.
Крок 3. Завантажте оновлений файл у систему за допомогою кнопки “Імпорт”.
Нагадуємо, що в одному файлі може бути не більше 5000 рядків.
Коли ви вказуєте баланс клієнта таким чином, у профілі клієнта на вкладці "Баланс" автоматично створюється коригування балансу з коментарем "Коригування балансу при імпорті".
Коригування балансу за допомогою віртуальної каси
Цей спосіб підійде користувачам, які вже вели взаєморозрахунки з постачальниками, клієнтами або співробітниками за допомогою окремих кас.
Наприклад, у вас вже є каса, яка відображає поточний баланс із клієнтом чи постачальником. Якщо в касі значення з мінусом – ви винні клієнту, а якщо в касі значення з плюсом – клієнт винен вам.
Зверніть увагу, якщо ви використовували каси для взаєморозрахунків із співробітниками, тоді там буде зворотне значення. Тобто, якщо в касі співробітника значення з мінусом – значить, співробітник винен вам, а якщо значення з плюсом – ми винні співробітнику.
Крок 1. Перейдіть у профіль клієнта на вкладку “Баланси” та натисніть кнопку “+ Коригування балансу”.
Крок 2. Виберіть ту касу, в якій вели взаєморозрахунки з цим клієнтом.
Після цього поле “Сума коригування” буде заповнено автоматично, а нижче ви побачите нове значення балансу, яке відповідає сумі вибраної каси.
Наприклад:
якщо у вибраній касі було -5 750, значить ви винні цьому клієнту або постачальнику. Відповідно нове значення балансу стане -5 750;
якщо у вибраній касі було 5 750, значить клієнт або постачальник винен вам. Відповідно нове значення балансу стане 5 750.
Зверніть увагу, що для клієнта, який є співробітником, все працює навпаки. Якщо в касі співробітника було 20000, значить ми винні 20000, тобто значення балансу стане -20000.
Важливо: після коригування балансу обрана каса стане віртуальною! Це означає, що всі платежі в цій касі стануть віртуальними і не відображатимуться у фінансовій звітності. Також для віртуальних кас не можна фіскалізувати платежі.
Крок 3. Обов'язково напишіть “Коментар” та натисніть кнопку “Зберегти”.
Готово! Коригування балансу за рахунок існуючої каси пройшло успішно. Ця каса автоматично стала віртуальною і тепер її можна видалити на сторінці “Фінанси > Платежі”.
Зверніть увагу, що для видалення каси має бути нульовий баланс. Тобто попередньо необхідно зробити надходження або витрату в касі, щоби обнулити баланс каси.
Як видалити коригування балансу?
Щоб видалити коригування балансу, виконайте кілька простих кроків.
Крок 1. Відкрийте профіль клієнта та перейдіть на вкладку “Баланси”.
Крок 2. Двічі натисніть на необхідне коригування в таблиці.
Крок 3. Натисніть кнопку видалення та підтвердіть дію.
Готово! Коригування видалено і баланс клієнта автоматично змінився згідно з проведеною операцією.