У RemOnline ви можете додати співробітника самостійно або запросити його до своєї компанії, щоб він сам вніс необхідну інформацію та створив логін та пароль для входу. Співробітнику можна налаштувати права доступу в системі за допомогою ролі та у профілі співробітника.

Важливо: при зміні тарифного плану перерахунок кількості днів відбувається автоматично, якщо у вас достатньо днів передплати. Якщо на момент додавання працівника до тарифу, у вас залишилось недостатньо днів передплати для перерахунку, тоді вам потрібно буде сплатити новий тарифний план. Також ви можете спершу сплатити ваш поточний тариф, після чого додати співробітника.

Крок 1. На сторінці “Налаштування > Співробітники” натисніть кнопку “+ Співробітник”.

Крок 2. Вкажіть ім'я та прізвище працівника.

Крок 3. Вкажіть Email працівника. Зверніть увагу, що поле “Email” є унікальним для всіх у системі RemOnline, тому у двох співробітників не може бути однаковий Email.

Важливо: вказуйте правильну інформацію в цьому полі, якщо ви плануєте використовувати оповіщення для співробітників. Вказаний Email необхідно підтвердити.

Крок 4. Придумайте логін та пароль для входу співробітника до свого акаунту.

Зверніть увагу, що поле “Логін” є унікальним для всіх у системі RemOnline, тому у двох співробітників не може бути однаковий логін.

Також, заради безпеки вашого акаунту, пароль має відповідати наступним вимогам:

Крок 5. Вкажіть роль та посаду співробітника.

Роль - це список прав та можливостей співробітника.

Посада — не обов'язкове для заповнення поле. Інформація з цього поля відображається у графіку роботи співробітників. Якщо залишити це поле незаповненим, інформація переноситься з поля Роль.

Крок 6. Вкажіть “Дату найму” співробітника. Надалі ця дата буде автоматично підставлятись, як дата початку дії для встановлення ставки співробітнику (за потреби ви завжди зможете редагувати дату початку дії).

Також завдяки цьому полю під час розрахунку ставки за перший місяць ви будете попереджені про неповний місяць. Наприклад, у співробітника встановлена ставка за місяць — 10000, але він почав роботу в компанії 12-го числа. В такому випадку ставка у розрахунку буде повною, але ви побачите попередження про неповний місяць, а також у вас буде можливість змінити суму ставки саме для цього неповного місяця.

Крок 7. Вкажіть номер телефону співробітника. Нижче позначте галочками месенджери, які плануєте використовувати для цього співробітника.

Для WhatsApp та Viber можна буде використовувати ручну відправку повідомлень співробітникам на вказаний номер телефону.

Крок 8. У разі потреби вкажіть ім'я працівника у друкованих документах.

Якщо заповнити це поле, то в шаблонах документів змінні {Order Created By}, {Order Specialist Name}, {Order Manager Name}, {Order Closed By} відображатимуть інформацію з цього поля, замість імені та прізвища, зазначених вище.

Крок 9. Заповніть поле “Примітка”. Ви можете вказати тут будь-яку додаткову інформацію про співробітника.

Крок 10. Позначте чекбокс “Автоматично виходити з акаунту користувача раз на добу”.

Використовуйте цю функцію для підвищення безпеки у вашій компанії. Після автоматичного виходу з акаунту співробітник буде змушений ввести свій логін і пароль для входу в акаунт. Також ця функція у зв'язці з білим списком IP буде корисна для відстеження часу приходу працівників на роботу, який ви зможете побачити у звіті “Журнал подій”.

Крок 11. Позначте чекбокс “Доступ до додатка “RemOnline Директор”, якщо хочете, щоб співробітник міг встановити та використовувати мобільний додаток керівника.

Крок 12. Вкажіть у яких локаціях працюватиме співробітник. Після цього співробітнику можна буде планувати графік роботи у цій локації.

Крок 13. Налаштуйте доступ до локацій, кас та складів.

Перейдіть на вкладку “Доступ” і позначте галочками які локації, каси та склади будуть доступні співробітнику.

Для зручності є фільтр, щоб відображати: Всі об'єкти, Тільки каси або Тільки склади.

За базовими налаштуваннями кожному співробітнику буде надаватися той доступ, який ви вказали у вкладці “Загальні” у вікні каси/складу.

Нагадуємо, що налаштувати нестандартні дозволені дії з касою чи складом можна лише у тарифі “Бізнес” та вище.

Також у тарифному плані “Бізнес” і вище доступне налаштування розширених прав доступу співробітників до кас та складів. Тобто, ви можете дозволити співробітникам здійснювати всі операції, зазначені у вкладці “Загальні” або налаштувати персональний доступ кожному співробітнику.

Важливо: співробітник зможе виконувати лише ті дії, які дозволені у налаштуваннях його ролі! Наприклад, у ролі співробітника немає права “Залишки” на складі, а в персональних налаштуваннях ви даєте доступ “Бачити залишки”. В такому випадку роль співробітника більш пріоритетна, тому співробітник не зможе побачити залишок товарів на складі.

Крок 14. Натисніть кнопку “Зберегти”.

Готово — співробітник доданий та відображається у списку співробітників! 😉

Ви можете налаштувати відображенння інформації про співробітника, для цього натисніть на кнопку-таблицю та оберіть колонки, які ви хочете бачити в таблиці.

Після додавання співробітника можна перейти в його профіль та налаштувати зарплату. Більше інформації про можливості налаштування зарплати в цій статті.

Зверніть увагу, що для кожного працівника автоматично створюється копія у вигляді клієнта. Це необхідно для того, щоб ви могли оформлювати продажі, замовлення, повернення, оприбуткування та платежі на співробітника, як на клієнта вашої компанії.

Якщо ви хочете, щоб співробітник сам вказав необхідну інформацію та придумав собі логін та пароль, можна надіслати йому запрошення. Для цього необхідно виконати такі кроки.

Крок 1. Натисніть кнопку “Запросити співробітника” на сторінці “Налаштування > Співробітники”.

Крок 2. У полі “Email” вкажіть пошту, на яку буде надіслано запрошення.

Крок 3. Вкажіть роль працівника.

Роль - це список прав та можливостей співробітника.

Крок 4. За необхідності позначте чекбокс “Автоматично виходити з акаунту користувача раз на добу”.

Крок 5. Налаштуйте доступ до локацій та кас для акаунту співробітника та натисніть кнопку “Відправити запрошення”.

Запрошені співробітники, які ще не створили обліковий запис у RemOnline, відображаються зверху таблиці з позначкою “Запрошення відправлено”.

Запрошеному співробітнику на пошту прийде лист, в якому потрібно натиснути “Створити акаунт”.

Потім співробітник заповнює поля: Пароль, Ім'я, Прізвище, Телефон та натискає кнопку “Приєднатися”.

Таким чином, співробітник сам створює свій профіль, який ви потім можете редагувати.

Важливо: якщо з якоїсь причини ваш співробітник не отримав лист, ви можете надіслати посилання з запрошенням повторно, залишивши вказаний спочатку Email або змінивши його. Для цього натисніть двічі на ім'я запрошеного співробітника, внесіть потрібні зміни і натисніть “Надіслати повторно”.

Після створення співробітника, він має доступ самостійно редагувати свій профіль.

Натиснувши на свій аватар, перейти до налаштувань профілю та змінити:

- Особистий аватар;

- Ім’я та прізвище;

- Email;

- Номер телефону.

Детальніше про профіль користувача у цій статті.

Тут можна редагувати будь-які поля у профілі співробітника. Змінити пароль, роль співробітника, посаду, номер телефону, тощо.

У цій вкладці можна редагувати права доступу до локацій, кас та складів.

Тут відображається поточний баланс співробітника, який складається з усіх замовлень, продажів, оприбуткувань та платежів, де співробітник є клієнтом або постачальником, а також з нарахованої зарплати.

Якщо працівник винен вашій компанії, то сума його балансу відображається зеленим кольором із позначкою “Співробітник винен нам”.

Якщо співробітник нічого вам не винен ваша компанія також виконала всі зобов'язання перед співробітником, то сума балансу дорівнюватиме 0 (нулю) з позначкою “Ви розраховані”.

Якщо ваша компанія винна співробітнику, то сума його балансу відображається червоним кольором з позначкою “Ми винні співробітнику”.

Натисніть на кнопку “+ Коригування”, щоб провести коригування балансу по співробітнику.

Нижче в таблиці відображаються всі транзакції (платежі та коригування), що вплинули на підсумковий баланс працівника. Натисніть кнопку “Експорт”, щоб завантажити всі транзакції у вигляді файлу Excel.

Тут відображаються вироби, які зараз знаходяться на складі цього співробітника або належать цьому співробітнику.

В розділі “Ставка” можна створити та налаштувати місячну, денну або погодинну ставку, а також налаштувати виплати за неробочі дні.

В розділі “Бонуси” відображаються діючі для співробітника бонуси. Тут можна застосувати інші бонуси або видалити їх, щоб вони більше не діяли для співробітника. Нагадуємо, що створення нових правил бонусів відбувається на сторінці “Налаштування > Співробітники > Правила розрахунку зарплати”. Більше інформації в цій статті.

В розділі “Коефіцієнти співробітника” можна налаштувати коефіцієнти, щоб збільшити або зменшити нестандартні бонуси в товарах, послугах та їх категоріях.

На цій вкладці є можливість:

На кожній вкладці є кнопка для видалення чи деактивації співробітника з RemOnline.

Деактивований співробітник не може увійти в систему, але з ним можна проводити різні операції в системі (розрахунок, нарахування та виплата зарплати, тощо). Деактивованого співробітника не можна прибрати з тарифного плану.

Видалений співробітник не може увійти в систему і з ним не можна проводити різні операції в системі. Після видалення співробітника ви можете видалити його з тарифного плану.

Важливо: якщо у спіробітника, якого ви видаляєте є відкриті замовлення, звернення або задачі, то потрібно призначити їх на іншого співробітника. Також потрібно перемістити вироби, що знаходяться на складі співробітника на склад виробів або на склад іншого співробітника.