Планувальник замовлень – це необхідний інструмент для компаній, які надають послуги за попереднім записом клієнтів. Він дозволяє ефективно працювати з записами та об’єктивно оцінювати завантаження співробітників та ресурсів локації.
Планувальник замовлень допоможе вирішити три основних питання:
Пошук вільного виконавця на зручний для клієнта час.
Пошук вільного часу у потрібного для клієнта майстра.
Контроль та розподіл навантаження на ресурси локації (робочі місця).
Для активації Планувальника замовлень додайте системне поле “Запис клієнта” хоча б до однієї форми замовлення. Після цього, як тільки ви створюєте розрахунок або замовлення, та заповнюєте це поле - такий запис відображатиметься у Планувальнику.
Давайте додамо поле “Запис клієнта” у форму замовлення. Якщо у вас вже є відображення Планувальника, можете пропустити ці кроки.
Крок 1. Перейдіть у розділ “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”.
Крок 2. Виберіть потрібний тип замовлення.
Крок 3. Натисніть кнопку “Додати поле”. В групі системних полів оберіть поле “Запис клієнта”. Після цього у формі з’являться наступні поля:“Час запису”, “Тривалість” і “Ресурс” (якщо ви використовуєте ресурси локації).
Для полів “Час запису” і “Тривалість” можна встановити стандартне значення та зробити їх обов’язковими до заповнення. Щоб використовувати інформацію з цих полів у друкованих документах та оповіщеннях, додайте в шаблони відповідні змінні: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Після того, як ви додасте поле “Запис клієнта” хоча б до однієї форми замовлення, на сторінці “Замовлення” з’явиться перемикач між кнопками “Таблиця” і “Планувальник”.
Що відображається в Планувальнику?
Планувальник має вигляд календаря з блоками, в яких розташовані замовлення у вигляді “Блоків” в рамках одного робочого дня, тижня чи місяця.
Зверху над планувальником розміщені наступні кнопки:
Перша кнопка - це кнопка зміни режиму перегляду.
За співробітником - в режимі календаря буде відображатись завантаження замовленнями співробітника.
За ресурсом - це унікальний функціонал, який дозволяє планувати ваші замовлення не лише за виконавцями, а й за наявними ресурсами.
Календар — кнопка для вибору потрібного дня тижня чи місяця.
Сьогодні — кнопка швидкого вибору найближчих днів тижня.
Вперед чи Назад — кнопки, які допомагають змінити дату.
Налаштування — тут можна відредагувати крок по часу (тривалість запису) та відображення інформації в слоті замовлення.
Значення фону слота Планувальника відповідає інформації вказаній в графіку:
Сірий фон - неробочий час локації та/або співробітника;
Білий - робочий час співробітника;
Зелений - відпустка;
Червоний - лікарняний;
Помаранчевий - вихідний.
Режими відображення
Режим "Таймлайн"
Таймлайн — це спеціальне відображення робочого дня у планувальнику у вигляді горизонтальної шкали часу, де кожен рядок відповідає виконавцю або ресурсу. У цьому режимі час відображається по горизонталі, а виконавці або ресурси — по вертикалі.
Режим "День"
У цьому режимі кожен стовпець представляє окремого співробітника або ресурс. Це дозволяє швидко переглядати зайнятість кожного співробітника або об'єкта в конкретний день.
Основні особливості:
При перемиканні Планувальника на “День” відображається червона лінія, що означає теперішню межу часу.
Вертикально розташована шкала часу, адаптується до формату 12г/24г (визначається у налаштуваннях компанії).
У розкладі показуються лише ті співробітники, які мають доступ до поточної локації та у яких в налаштуваннях ролей активовано опцію "Відображати співробітника в списку виконавців".
Замовлення розміщуються у відповідних часових слотах, що дозволяє швидко орієнтуватися у розкладі.
Режим "Тиждень"
Тижневий режим дозволяє переглядати розклад одного співробітника або ресурсу протягом семи днів. Він зручний для планування роботи спеціаліста на тиждень вперед.
Основні особливості:
Кожен стовпець представляє окремий день тижня (з понеділка по неділю).
Формат відображення тижня враховує регіональні налаштування.
Вибір конкретного співробітника або ресурсу здійснюється через відповідний фільтр у верхній панелі.
Замовлення розміщуються відповідно до часу, у який вони заплановані.
Режим "Місяць"
Цей режим надає загальний огляд запланованих замовлень протягом усього місяця. Він корисний для довгострокового планування роботи.
Основні особливості:
Відображається розклад одного співробітника або ресурсу на цілий місяць.
Всі події відображаються у вигляді блоків у відповідних датах календаря.
Для перегляду детальної інформації щодо конкретного замовлення можна натиснути на подію, щоб відкрити її картку.
Використання кольорового маркування для різних типів замовлень дозволяє легко орієнтуватися у місячному розкладі.
Інтерактивні функції Планувальника
Як тільки ви створите замовлення, або розрахунок, в якому заповнені поля “Час запису”, “Тривалість” та “Відповідальний виконавець”/“Ресурс”, він одразу з’явиться в Планувальнику.
Можна змінити годину або дату запису у всіх режимах просто перетягнувши запис у потрібне місце. Також можна змінити тривалість запису, відрегулювавши довжину блоку.
Крім цього можлива швидка навігація між режимами:
Натиснувши на ім'я співробітника у режимі таймлайну або дня, ви перемкнетесь на режим тижня цього співробітника.
Натиснувши на конкретну дату у режимі тижня, ви перемкнетесь на графік цього дня.
Як враховується графік роботи?
Також тепер планувальник враховує графік роботи локації та співробітників:
Якщо графік співробітників не заданий, відображається час роботи локації.
Якщо графік співробітника входить у межі графіка локації (наприклад, 10:00–17:00 при 9:00–18:00), то діапазон залишається за локацією – 9:00–18:00.
Якщо є співробітники з іншим графіком, діапазон розширюється:
Наприклад, локація працює з 9:00 до 18:00, але є співробітник з графіком 6:00–15:00 → планувальник покаже 6:00–18:00.
Якщо тривалість замовлення перевищує робочий час локації, то залишок часу переноситься на наступний день.
Створення замовлення з Планувальника
Наведіть курсор на потрібний час в рядку виконавця чи ресурсу та клацніть. Відкриється вікно створення нового замовлення, в якому поля “Час запису” і “Відповідальний виконавець”/”Ресурс” вже будуть заповнені.
Після створення замовлення в Планувальнику, воно з’явиться також у таблиці замовлень.
Зверніть увагу, що можна обрати лиш той тип замовлення, для якого налаштовано час запису та тривалість.
Налаштування комірки Планувальника
Відображення інформації по замовленню в слоті Планувальника можна змінити перейшовши в Налаштування.
В Налаштуваннях можна обрати відображення інформації у слоті замовлення (за необхідності можна додати нове поле, видалити або обрати іншу інформацію, що буде відображатись).
Після налаштування потрібно натиснути кнопку “Зберегти”.
Картка замовлення
При натисканні на слот відкриється картка замовлення, яка містить такі дані: Номер замовлення, Тип, Клієнт, Виріб, Серійний номер виробу, Менеджер та Сума замовлення.
У картці ви можете змінити статус замовлення, вибравши потрібний.
Важливо: відображаються лише ті статуси, у які можна перевести поточний статус або лише доступні для конкретного співробітника. Правила переходу статусів та доступ співробітників до статусів можна встановити на сторінці “Налаштування > Статуси > Замовлення”.
Якщо навести курсор на ім'я клієнта, з'явиться віконце з контактними номерами телефону, що дозволить вам обрати зручний спосіб зв'язку з клієнтом.
Також, ви можете перейти на діалогове вікно виробу, вказаного у картці, просто натиснувши на його назву.