Планувальник замовлень – це необхідний інструмент для компаній, які надають послуги за попереднім записом клієнтів. Він дозволяє ефективно працювати з записами та об’єктивно оцінювати завантаження співробітників та ресурсів локації.
Планувальник замовлень допоможе вирішити три основних питання:
Пошук вільного виконавця на зручний для клієнта час.
Пошук вільного часу у потрібного для клієнта майстра.
Контроль та розподіл навантаження на ресурси локації (робочі місця).
Для активації Планувальника замовлень додайте системне поле “Запис клієнта” хоча б до однієї форми замовлення.
Давайте додамо поле “Запис клієнта” у форму замовлення. Якщо у вас вже є відображення Планувальника, можете пропустити ці кроки.
Крок 1. Перейдіть у розділ “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”.
Крок 2. Виберіть потрібний тип замовлення.
Крок 3. Натисніть кнопку “Додати поле”. В групі системних полів оберіть поле “Запис клієнта”. Після цього у формі з’являться наступні поля:“Час запису”, “Тривалість” і “Ресурс” (якщо ви використовуєте ресурси локації).
Для полів “Час запису” і “Тривалість” можна встановити стандартне значення та зробити їх обов’язковими до заповнення. Щоб використовувати інформацію з цих полів у друкованих документах та оповіщеннях, додайте в шаблони відповідні змінні: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Після того, як ви додасте поле “Запис клієнта” хоча б до однієї форми замовлення, на сторінці “Замовлення” з’явиться перемикач між кнопками “Таблиця” і “Планувальник”.
Що відображається в Планувальнику?
На відміну від таблиці, де всі замовлення відображені списком, у Планувальнику вони розташовані у вигляді “блоків” в рамках одного робочого дня чи тижня.
Шкала часу — погодинна шкала від 00:00 до 23:59, що розміщена у верхній частині.
Колонка “Виконавці” — розміщена ліворуч по вертикалі та відображає перелік всіх виконавців, у яких є право “Відображати співробітника в списку виконавців”.
Колонка “Ресурси” — перелік всіх ресурсів поточної локації.
Важливо: якщо ви використовуєте графік роботи співробітників, то в планувальнику відображатиметься робочий та неробочий час кожного співробітника.
Календар — кнопка для вибору потрібного дня тижня чи місяця.
Зверху над планувальником розміщені наступні кнопки:
+ Замовлення — натисніть на неї, щоб створити нове замовлення.
🔁 — кнопка для оновлення інформації в планувальнику.
Перемикач Виконавці / Ресурси — виберіть потрібне значення, щоб побачити завантаження за виконавцями чи за ресурсами відповідно.
Перемикач День / Тиждень — оберіть потрібне значення, щоб інформація щодо замовлень відобразилася в рамках одного дня чи одного тижня.
Швидкий перехід — кнопка швидкого вибору найближчих днів тижня.
Вперед чи Назад — кнопки, які допомагають змінити дату.
Налаштування — тут можна відредагувати крок по часу та відображення інформації в слоті замовлення.
Створені замовлення знаходяться на перетині шкали часу та переліку виконавців чи ресурсів. Так ви одразу бачите, коли завантаження більше, а коли навпаки – менше.
Як тільки ви створите замовлення, в якому заповнені поля “Час запису”, “Тривалість” та “Відповідальний виконавець”/“Ресурс”, він одразу з’явиться в Планувальнику.
Важливо: щоб при плануванні враховувались години роботи локації, потрібно позначити відповідний чекбокс на сторінці “Налаштування > Загальні > Замовлення”.
Після цього, якщо тривалість замовлення перевищує робочий час локації, то залишок часу переноситься на наступний робочий день.
При перемиканні Планувальника на “День” відображається червона лінія, що означає теперішню межу часу. Також біля співробітника відображається значок причини відсутності (лікарняний або відпустка).
Значення фону слота Планувальника відповідає інформації вказаної в графіку:
Сіре штрихування - неробочий час Локації;
Сірий фон - неробочий час співробітника;
Білий - робочий час співробітника;
Зелений - відпустка;
Червоний - лікарняний;
Помаранчевий - вихідний.
Створення замовлення з Планувальника
1 спосіб. Натисніть кнопку “+ Замовлення” та заповніть всі потрібні поля.
2 спосіб. Наведіть курсор на потрібний час в рядку виконавця чи ресурсу та клацніть. Відкриється вікно створення нового замовлення, в якому поля “Час запису” і “Відповідальний виконавець”/”Ресурс” вже будуть заповнені.
Після створення замовлення в Планувальнику, воно з’явиться також у таблиці замовлень.
Зверніть увагу, що можна обрати лиш той тип замовлення, для якого налаштовано час запису та тривалість.
Налаштування комірки Планувальника
Відображення інформації по замовленню в слоті Планувальника можна змінити перейшовши в Налаштування.
В Налаштуваннях можна обрати:
тривалість кроку у часі (у хвилинах)
кількість рядів, що відображаються у слоті;
відображення інформації у слоті замовлення (за необхідності можна додати нове поле, видалити або обрати іншу інформацію, що буде відображатись).
Після налаштування потрібно натиснути кнопку “Зберегти”.
Картка замовлення
При натисканні на слот відкриється картка замовлення, яка містить такі дані: Номер замовлення, Тип, Клієнт, Виріб, Менеджер та Сума замовлення.
У картці ви можете змінити статус замовлення, вибравши потрібний.
Важливо: відображаються лише ті статуси, у які можна перевести поточний статус або лише доступні для конкретного співробітника. Правила переходу статусів та доступ співробітників до статусів можна встановити на сторінці “Налаштування > Статуси > Замовлення”.
Якщо навести курсор на ім'я клієнта, з'явиться віконце з контактними номерами телефону, що дозволить вам обрати зручний спосіб зв'язку з клієнтом.
Також, ви можете перейти на діалогове вікно виробу, вказаного у картці, просто натиснувши на його назву.