Будь-яка компанія щодня проводить різні форми грошових розрахунків. Рух коштів всередині компанії та за її межами – це безперервний процес, який повністю характеризує діяльність фірми. І його контроль необхідний будь-якій організації. Тут ми докладно описали цю можливість у RemOnline.
Наявність кількох кас допомагає у веденні обліку.
Наприклад, можна розділити їх за назвою та типом “Готівка” та “Безготівкова”. Або у вас передбачена окрема каса для офісних витрат, у такому разі також рекомендуємо створювати відповідні каси, щоб надалі бачити рух грошей безпосередньо за ними.
Створення нової каси
На сторінці “Фінанси > Платежі” можна додати нову касу.
Для цього натисніть кнопку “+ Додати касу”.
1. Напишіть назву каси та вкажіть її тип.
Каса компанії буде доступна у всіх локаціях. Такі каси відзначені відповідною іконкою.
Касу компанії можна використовувати у випадках, коли ви маєте один розрахунковий рахунок для всіх локацій. Або коли у вас для 2-х локацій один і той же розрахунковий рахунок, то можна створити касу компанії і дати доступ тільки тим співробітникам, які працюють у цих 2-х локаціях.
Каса локації — буде доступна тільки для локації, яку ви вкажете.
Ви можете відзначити чекбокс “Віртуальна каса”, якщо ви бажаєте, щоб платежі з цієї каси не відображалися у спільній фінансовій звітності.
Зверніть увагу, що платежі у віртуальній касі не можна фіскалізувати.
2. Вкажіть спосіб розрахунку – готівкова або безготівкова.
Спосіб розрахунку особливо важливий, якщо ви використовуєте фіскальний пристрій (РРО, пРРО). Оскільки це сприяє коректній передачі ознаки каси у фіскальний чек.
Від обраного способу розрахунку залежить відображення кас під час проведення транзакцій. Тобто, коли ви вибиратимете форму оплати “Гот.”, то зможете вибрати каси з ознакою “Готівкова”. Якщо ж ви обиратимете форму оплати “Безгот.”, то у списку будуть лише каси з ознакою “Безготівкова”.
3. У полі "Фіскальний пристрій" виберіть фіскальний реєстратор.
Після проведення платежу по замовленню або продажу до цієї каси, ви зможете роздрукувати фіскальний чек на вибраному фіскальному реєстраторі. Докладніше про налаштування та підключення фіскальних пристроїв у цій статті.
Каси, в яких використовується фіскальний пристрій, позначені відповідною іконкою.
4. Вкажіть дозволені дії для цієї каси.
Зверніть увагу, що це налаштування доступне з тарифу "Бізнес" і вище. Більше інформації про налаштування та використання дозволених дій з касами в цій статті.
5. Надайте доступ співробітникам.
Для цього перейдіть на вкладку “Доступ”. Тут ви побачите таблицю з усіма активними працівниками.
Зверніть увагу, що надаючи співробітникам доступ до каси, ви також даєте доступ до фіскального пристрою цієї каси.
У тарифному плані “Бізнес” і вище доступне розширене налаштування доступу працівників до кас. Тобто ви можете дозволити співробітникам здійснювати всі операції, зазначені на вкладці “Загальні” або налаштувати персональний доступ кожного співробітника до однієї каси. Більше інформації про налаштування в цій статті.
6. Натисніть кнопку “Зберегти”.
Редагування каси
Щоб редагувати касу, наведіть курсор на плитку каси в правому верхньому кутку з'явиться шестірня. Натисніть на неї, внесіть потрібні зміни у вікні редагування каси та збережіть.
Видалення каси
Відкрийте вікно редагування каси, натиснувши на шестерню у верхньому кутку. Потім натисніть кнопку видалення.
Важливо: щоб видалити касу, у ній не повинно бути грошей. Обнулити касу можна створивши витрату на всю суму чи перемістивши кошти до іншої каси.
Видалені каси можна відновити у звіті “Журнал подій”.
Для цього сформуйте звіт за подією "Касу видалено". Знайдіть видалену касу та натисніть кнопку “Відновити”.
Розташування каси
За початковими налаштуваннями каси сортуються в алфавітному порядку. Для зручності можна налаштувати розташування кас, для цього просто перетягніть плитку каси.
Види транзакцій
У касах є певні види транзакцій:
Оплата за замовленням ー це надходження, що відображається автоматично після повної оплати замовлення.
Передоплата — це надходження, що відображається автоматично, після внесення передоплати за замовлення.
Виплата — це витрата, відображається автоматично, після виплати грошей клієнту із замовлення.
Повернення переплати по замовленню ー це витрата, відображається автоматично після оплати замовлення, якщо клієнт вніс передоплату більше ніж вартість замовлення.
Оплата за продаж ー це надходження, що відображається автоматично після оплати за продаж.
Виплата за поверненням від клієнта ー це витрата, виплата грошей по замовленню або продажу при поверненні від клієнта (відображається автоматично).
Оприбуткування товарів ー це витрата, що відображається автоматично після оплати оприбуткування, якщо був позначений відповідний чекбокс “Оплатити з каси”.
Повернення грошей від постачальника ー це надходження, відображається автоматично після повернення грошей від постачальника, якщо був позначений відповідний чекбокс “Надходження грошей в касу”.
+ Надходження ー це надходження коштів, що створюється вручну за допомогою кнопки “+ Надходження”. Це може бути будь-яке стороннє надходження грошей.
- Витрата ー це витрата коштів, яка створюється вручну за допомогою кнопки "- Витрата". Це будь-які додаткові витрати.
Переміщення ー оскільки переміщення відбувається між двома касами, то в одній (з якої гроші переносяться) – це витрата, в іншій (в яку переносяться) – це надходження.
Надходження та витрати можна позначити тегами для швидкого пошуку, а також регламентувати відповідними статтями. Для цього на сторінці “Налаштування > Загальні” увімкніть використання системи обліку руху грошових коштів. Там же можна додати свої статті.
Важливо: статті РГК не можуть використовуватися для переміщення грошових коштів, оскільки переміщення грошей не є витратою або надходженням грошей із джерел.
У RemOnline можна вносити або витрачати гроші заднім числом. Така транзакція буде відзначена знаком оклику, а при наведенні курсору можна побачити фактичну дату і час здійснення транзакції. Ця можливість регулюється окремим правом “Може вносити, переміщати та витрачати гроші заднім числом” у налаштуваннях ролі співробітника.
Звіт по касі
Звіт показує рух грошових коштів у касі за вибраний період.
У першій колонці ім'я співробітника та час здійснення транзакції, далі коментар, тип транзакції та залишок грошей у касі на момент її здійснення.
Фіскальні платежі позначені відповідною іконкою у таблиці.
Звіт по касі, як і більшість звітів у RemOnline, можна відразу роздрукувати або експортувати на ваш ПК у вигляді Excel-файлу.
Видалення та відновлення транзакцій
Усі непотрібні транзакції можна видалити. Для цього двічі натисніть на транзакцію, а потім на кнопку видалення. При цьому дані не пропадуть, а будуть закреслені це означає, що транзакція видалена. При видаленні транзакції сума у касі зміниться у розмірі цієї транзакції.
Видалення можна скасувати, натисніть двічі на транзакцію, а потім натисніть кнопку “Відновити”. Сума у касі зміниться згідно з проведеною транзакцією.
Важливо: при видаленні фіскального платежу вам необхідно зробити повернення або корекцію цього платежу в податковій.
Зверніть увагу, після видалення транзакції баланс самої каси перераховується, але значення "Залишок" у транзакції не змінюється — в цьому її сенс, показати, скільки грошей стало в касі після здійснення транзакції.
Коригування платежів у касі
Якщо з якоїсь причини ви вказали неправильну суму платежу, ви можете провести коригування касової операції. Докладніше у цій статті.
X-звіт та Z-звіт
Якщо у вас налаштована інтеграція з РРО Датекс, ви можете надіслати команду для друку X-звіту та Z-звіту. Для цього є відповідні кнопки у верхньому правому кутку.
Наприклад, у вас є 2 каси: Готівкова та Безготівкова. До Готівкової каси підключено РРО Датекс, а до Безготівкової каси підключено пРРО Checkbox. При натисканні кнопки “X-звіт” з готівкової каси команда для друку звіту буде надіслана на РРО Датекс, який підключено до ПК. У безготівкової каси у такому випадку не буде кнопок “X-звіт” і “Z-звіт”, тому що вони є у вашому особистому кабінеті Checkbox.
Зміна відкривається автоматично після першої транзакції по замовленню або продажу. Також зміну можна відкрити натиснувши кнопку “X-звіт” на вкладці “Платежі”.