Представляем вам обновление, которое поможет улучшить работу с заказами как для сервисного, так и для торгового бизнеса: в RemOnline появились расчеты стоимости заказов (как отдельный системный документ) и возможность добавлять товары в заказ без списания со склада.
Расчет – это то же, что и коммерческое предложение, смета, калькуляция, оценка, просчет, ценовое предложение и т.д. Это документ, в который можно добавить работы, услуги и товары без списания со склада (и любых других последствий для управленческого учета), чтобы заранее рассчитать для клиента стоимость будущего заказа. Далее согласовать его с клиентом и максимально легко конвертировать расчет в заказ с переносом всех позиций, а также сохранением всех внесенных данных клиента и хронологии в Ленте событий.
А вместе с добавлением товаров к заказу без списания у RemOnline появился новый термин – неукомплектованный заказ. Если заказ содержит добавленные, но не списанные со склада товары, то он обозначается как неукомплектованный.
Хорошая новость – все эти возможности уже доступны в вашем аккаунте RemOnline!
Благодаря этому вы можете:
подготовить для клиента необходимое количество расчетов в соответствии с тем, какие варианты заказа вы можете предложить: с товарами разной стоимости, с разным набором работ и услуг, сроками, скидкой и без т.д.;
прислать клиенту все варианты расчетов, чтобы согласовать стоимость заказа;
отслеживать этапы подготовки расчетов благодаря отдельным статусам;
конвертировать согласованный расчет в заказ в два клика и продолжить работу без повторного внесения всех данных;
добавлять в заказ даже те товары, которые есть в системе (добавленная номенклатура), но нет на складах, чтобы дальше заказать их у поставщика, затем легко найти эти заказы в таблице и списать полученные товары со склада.
Как включить расчеты и возможность добавления товаров в заказ без списания
Пользователям на тестовом периоде возможность создавать расчеты и добавлять товары в заказ без списания доступна по умолчанию.
Пользователям на тарифах от Хобби в Корпорацию эту возможность необходимо включить. Расчеты не могут работать без возможности добавлять товары в заказ без списания со склада. Поэтому они активируются вместе на странице “Настройки > Общие” в блоке “Заказ”.
Где создавать расчеты и как работать с ними
Поскольку расчеты тесно связаны с заказами, то и хранятся они в одной таблице с ними. А рядом с кнопкой создания заказа теперь есть новая кнопка "+Расчет".
Типы и наборы полей в расчетах полностью дублируют формы заказов. Благодаря этому при конвертации расчета в заказ все внесенные данные автоматически переносятся из одного документа в другой. Поэтому вам не нужно отдельно настраивать формы расчетов и повторно вносить данные, что экономит время. Пошаговую инструкцию по созданию нового расчета ищите в этой статье.
В таблице можно отличить расчеты от заказов по статусам: у заказов статусы с заливкой, а у расчетов – без заливки. Также можно отфильтровать таблицу заказов по статусам расчетов.
Обратите внимание, что помимо типов и форм, расчеты имеют общую с заказами нумерацию, настройки доступа, уведомлений, шаблонов документов и т.д.
Чем расчет отличается от заказа
Несмотря на все общие факторы, расчеты имеют и весомые отличия от заказов:
Отсутствие платежных операций – в этом документе не может быть никакого движения средств. Поэтому в расчете нет поля "Предоплата", а также нет вкладки "Платежи и счета". Все операции происходят уже в заказе.
Документ расчета не влияет на баланс клиента – на этом этапе вы еще не оказываете услуги и не продаете товары, поэтому никаких движений по балансу клиента не происходит.
Отсутствие перемещений изделий по статусу – изделие указывается в расчете только с информационной точки зрения.
Отдельная воронка статусов – вы можете пользоваться только системными статусами для расчетов, однако уже вскоре сможете настроить собственные статусы.
Отсутствие списания товаров со склада – на этом этапе вы еще не продаете товар, а только просчитываете стоимость будущего заказа. Так что о складской операции списания товара речь здесь не идет вообще.
В зарплате бонусы, связанные с заказами, не работают для расчетов.Як надати розрахунок клієнту на узгодження
Это можно сделать в несколько способов:
отправить клиенту документ на Email;
сохранить расчет как PDF-файл и отправить его через WhatsApp или Viber;
распечатать документ.
А уже в ближайшее время у RemOnline появится веб-форма для расчетов, ссылку на которую вы сможете отправить клиентам, чтобы они просмотрели и согласовали расчет в электронном виде. Также, когда в Чатах появится возможность прикреплять файлы, вы сможете отправлять PDF-документы в мессенджеры прямо из RemOnline.
Расчеты не имеют отдельных настроек шаблонов документов, однако для них работают практически все переменные для заказов, кроме {Paid}, {Product Warehouse}, {Product Bin Location} и т.п. То есть не будут работать только те переменные, которые должны учитывать предварительные платежи или выводят информацию о складе. Поэтому вы можете создать отдельные шаблоны документов для группы "Заказ" и использовать его для расчетов.
Как конвертировать расчеты в заказы
Когда вы предоставили клиенту все варианты расчетов и согласовали один финальный, пора конвертировать его в заказ. Для этого достаточно просто перевести расчет в статус "Заказ создан". Заказ будет иметь тот же тип и форму, что и расчет, все внесенные в расчете данные будут перенесены, а вся предыдущая хронология будет сохранена в ленте событий. Пошаговую инструкцию по закрытию расчета вы найдете здесь.
Также обращаем ваше внимание на то, что если заказ создан из расчета, котором были добавлены товары, то он автоматически помечается как неукомплектованный.
Ранее в RemOnline добавление товаров в заказ обязательно инициировало его списание со склада, а при этом еще и нужно указать, с какого именно склада. При конвертировании расчета в заказ RemOnline не знает, из какого склада необходимо взять ту или иную позицию. Поэтому в заказ такие товары добавляются с указанным в расчете количеством, но списание со склада происходит как отдельный шаг при комплектовании заказа.
Как работать с неукомплектованными заказами
В таблице неукомплектованные заказы обозначаются специальной иконкой, сигнализирующей о наличии несписанных товаров. Также вы можете в один клик отфильтровать таблицу заказов с помощью нового бейджа "Неукомплектованные".
Обратите внимание, что в настоящее время неукомплектованные заказы не отображаются в мобильном приложении RemOnline Учет Заказов. Но уже в ближайшее время появится поддержка таких документов, а также возможность укомплектовывать заказы с помощью мобильных устройств.
Также важно знать, что неукомплектованный заказ нельзя перевести в готовый или закрытый статус.
Вам необходимо свести количество списанного товара к указанному в таблице заказа или уменьшить количество добавленных в заказ товаров. Списать со склада большее количество нельзя.
Детальнее о том, как работать с неукомплектованными заказами, читайте в этой инструкции.
Каких обновлений расчетов и заказов ждать дальше
Уже в ближайшее время вы сможете настраивать собственные статусы для расчетов и автоматически создавать заказы с уже наполненным перечнем товаров и услуг через API. А уже после этого следует ожидать:
поддержку неукомплектованных заказов и возможность укомплектовывать заказы в мобильном приложении RemOnline Учет Заказов;
отчетность о конверсии расчетов в заказ;
возможность создавать расчеты из обращений;
веб-форму, где ваши клиенты смогут просмотреть и принять расчет;
возможность создать заказ поставщику на добавленный к клиентскому заказу товар, которого нет в наличии.
Также мы планируем разделить настройки уведомлений, нумерации и шаблонов документов для заказов и расчетов. Но сначала мы хотели бы получить обратную связь, чтобы лучше понимать ваши потребности.
На этом все друзья. Если у вас есть вопросы об этом обновлении, обратитесь в службу поддержки RemOnline. Также мы будем очень благодарны за ваши отзывы и предложения, ведь они помогают нам делать сервис лучше.