Закрытие заказа необходимо для завершения процесса работы с заказом и получения корректной финансовой отчетности и аналитики.
Обратите внимание, что в закрытых заказах невозможно редактировать финансовые данные и контрагентов. То есть, когда заказ в закрытом статусе, вы не сможете:
изменить клиента, плательщика, менеджера и исполнителя
изменить количество, себестоимость, цену или скидку на товар или услугу
создать платеж
Это позволяет предупредить ошибки и неразбериху в расчете зарплаты и балансах. Если вам нужно изменить в закрытом заказе что-либо подпадающее под перечисленные ограничения, переведите его в открытый статус, отредактируйте, а затем снова закройте. В таком случае в расчете зарплаты и отчетности заказ будет уже в текущем периоде.
Важно: чтобы иметь возможность переводить закрытый заказ в другой статус, нужно настроить правила перехода между статусами. Больше об этом читайте в этой статье.
Заказы могут закрываться успешно, когда ваша компания предоставила все необходимые услуги и товары клиенту или неуспешно, когда по какой-то причине клиент отказывается от ваших услуг. Для этого в системе есть две разные группы статусов: “Закрытые успешно” и “Закрытые неуспешно” соответственно.
Мы рекомендуем создать несколько статусов в группе “Закрытые неуспешно” с названиями самых частых причин отказа (“Дорого”, “Качество”, “Сроки” и т.д.). Обязательно устанавливайте соответствующий причине отказа статус, после чего вы сможете видеть статистику неуспешных заказов в Дашборде руководителя на странице “Аналитика > Показатели”.
При переводе заказа в статус из группы «Закрытые успешно» или «Закрытые неуспешно», если стоимость товаров и услуг добавленных в заказ является более 0, автоматически открывается окно для осуществления оплаты.
Если стоимость товаров и услуг составляет 0, или они не были добавлены в заказ вообще, то окно для осуществления оплаты открываться не будет.
Успешное закрытие заказа
Выполните несколько простых шагов, чтобы успешно закрыть заказ.
Шаг 1. Измените статус заказа на любой из группы “Закрытые успешно”.
Шаг 2. Автоматически открывается окно оплаты по заказу. Укажите форму оплаты и кассу.
Обратите внимание, что от выбранной формы оплаты зависит список касс. Если вы указываете форму оплаты “Наличные”, то в списке будут только доступные кассы с типом “Наличная”. Если вы указываете форму оплаты “Безнал”, в списке будут доступные кассы с типом “Безналичная” соответственно.
При выборе формы оплаты “В счет баланса” итоговая сумма заказа спишется с баланса клиента. Вы будете видеть задолженность на странице “Финансы > Взаиморасчеты” или в профиле этого клиента.
Важно: для проведения оплаты в счет долга необходимо включить соответствующее право “Может проводить платежи в счет баланса” в настройках роли сотрудника.
Подробнее о том, как работать с задолженностью клиентов в этой статье.
Также вы можете распечатать фискальный чек на полную сумму заказа, если у вас подключена и настроена интеграция с фискальным устройством.
Шаг 3. При необходимости измените комментарий, статью ДДС и выберите другого кассира.
Важно: расчет зарплаты “За закрытие заказа” идет сотруднику, который сменил статус заказа на закрытый, а не кассиру!
Шаг 4. Выберите документ для печати. Нажмите кнопку “Создать”.
Готово! Заказ закрыт, а оплата по нему внесена в кассу или списана с баланса клиента.
Неуспешное закрытие заказа
Такой вариант закрытия заказа подойдет в том случае, если клиент отказался от ваших услуг. То есть вам не нужно удалять такой заказ, достаточно перевести его в неуспешный статус.
Шаг 1. Измените статус заказа на любой из группы “Закрытые неуспешно”.
Шаг 2. Если в заказе нет никаких работ и товаров, то статус поменяется сразу.
Если в заказе есть услуги и товары, за которые сотрудник должен получить зарплату, но клиент отказывается за них платить, то вы можете внести оплату в отдельную кассу “Убытки”, например. После чего при необходимости провести корректировку баланса такого клиента, если хотите отметить, что он вам должен.
Готово! Заказ закрыт неуспешно и отображается в статистике Дашборда руководителя.
Бывают случаи, когда в заказе была выполнена работа “Диагностика”, но клиент отказался от приобретения последующих услуг.
В таком случае вам необходимо создать отдельный статус в группе “Закрытые успешно” (например “Закрыт после диагностики”) и переводить заказ в этот статус. Таким образом вы успешно закроете заказ, так как первоначальная работа была выполнена в полном объеме и такой заказ считается успешным. При этом вы будете понимать, что клиент отказался от дальнейшего сотрудничества с вами и сможете выделять такие заказы для дальнейшей обработки с помощью фильтра, а баланс такого клиента будет отображаться корректно.