Обучающее видео “Планировщик заказов в RemOnline” доступно на нашем Youtube-канале.
Планировщик заказов – это необходимый инструмент для компаний, которые выполняют работы по предварительной записи клиентов. Он позволяет эффективно работать с записями и объективно оценивать загрузку сотрудников и ресурсов локации.
Планировщик заказов поможет решить три основных вопроса:
Поиск свободного исполнителя на удобное клиенту время.
Поиск свободного времени у нужного клиенту мастера.
Контроль и распределение загрузки ресурсов локации (рабочих мест).
Для активации Планировщика заказов добавьте системное составное поле “Запись клиента” хотя бы в одну форму заказа.
Приступим к добавлению поля “Запись клиента”. Если у вас уже есть отображение Планировщика, можете пропустить эти шаги.
Шаг 1. Перейдите в раздел “Настройки > Редактор форм”.
Шаг 2. Выберите нужный тип заказа.
Шаг 3. Нажмите кнопку “Добавить поле”. В группе системных полей выберите поле “Запись клиента”. После этого в форме появятся следующие поля: “Время вызова мастера” / “Время записи”, “Длительность” и “Ресурс” (если вы используете ресурсы локации).
Для полей “Время вызова мастера” / “Время записи” и “Длительность” можно задать значения по умолчанию и сделать их обязательными к заполнению. Чтобы использовать информацию из этих полей в печатных документах и оповещениях, добавьте в шаблоны соответствующие переменные: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
После того, как вы добавите поле “Запись клиента” хотя бы в одну форму заказа, на странице “Заказы” появится переключатель между кнопками “Таблица” и “Планировщик”.
Что отображается в Планировщике?
В отличие от таблицы, где все заказы отображаются списком, в Планировщике они отображаются в виде “блоков” в рамках одного рабочего дня или недели.
Шкала времени — почасовая шкала от 00:00 до 23:59, которая находится в верхней части.
Колонка “Исполнители” — список всех пользователей с правом “Может отображаться в списке исполнителей”, которая расположена слева по вертикали.
Колонка “Ресурсы” — список всех ресурсов текущей локации.
Важно: если вы используете график работы сотрудников, то в планировщике будет отображаться рабочее и нерабочее время каждого сотрудника.
“Календарь” — кнопка для выбора нужного дня недели или месяца.
Сверху над планировщиком расположены следующие кнопки:
“+ Заказ” — нажмите на нее, чтобы создать новый заказ.
“🔁” — кнопка для обновления информации в планировщике.
Переключатель “Исполнители / Ресурсы” — выберите нужное значение, чтобы увидеть загрузку по исполнителям или ресурсам соответственно.
Переключатель “День / Неделя” — выберите нужное значение, чтобы информация о заказах отображалась в рамках одного дня или одной недели.
“Быстрый переход” — кнопка быстрого выбора ближайших дней недели.
“Вперед” или “Назад” — кнопка, которая помогает изменить дату.
“Настройка” — здесь можно отредактировать шаг времени и и отображения информации в слоте заказа.
Существующие заказы отображаются на пересечении временной шкалы и списка исполнителей или ресурсов. Так вы сразу видите, когда загрузка по заказам меньше, а когда – наоборот выше.
Как только вы создадите заказ, в котором заполнены поля “Время вызова мастера”/“Время записи”, “Длительность” и “Ответственный исполнитель”/“Ресурс”, он сразу отобразится в Планировщике.
Важно: чтобы при планировании учитывалось время работы локации, необходимо отметить соответствующий чекбокс на странице “Настройки > Общие > Заказы”.
После этого, если время длительности заказа превышает рабочее время локации, то остаток переносится на следующий рабочий день.
Если вы создаете заказ в нерабочее время, его длительность будет рассчитываться до начала следующего рабочего дня, весь такой рабочий день и далее только в рабочие дни (часы).
При переключении Планировщика на «День» отображается красная линия, означающая текущую границу времени. Также возле сотрудника отображается значок причины отсутствия (больничный или отпуск).
Значение фона слота Планировщика соответствует информации указанной в графике:
Серая штриховка - нерабочее время Локации;
Серый фон - нерабочее время сотрудника;
Белый - рабочее время сотрудника;
Зеленый - отпуск;
Красный - больничный;
Оранжевый - выходной.
Создание заказа сразу в Планировщике
1 способ. Нажмите кнопку “+ Заказ” и заполните все нужные поля.
2 способ. Наведите курсор на нужное время в строке исполнителя или ресурса и кликните. Откроется окно создания нового заказа, в котором поля “Время вызова мастера”/“Время записи” и “Ответственный исполнитель”/”Ресурс” уже будут заполнены.
После создания заказа в Планировщике, он отобразится и в таблице заказов.
Обратите внимание, что можно выбрать только тот тип заказа, для которого настроено время записи и продолжительность.
Настройка ячейки Планировщика
Отображение информации по заказу в слоте Планировщика можно изменить перейдя в Настройки.
В Настройках можно выбрать:
продолжительность шага во времени (в минутах)
количество рядов, отображаемых в слоте;
отображение информации в слоте заказа (при необходимости можно добавить новое поле, удалить или выбрать другую информацию, которая будет отображаться).
После настройки нужно нажать кнопку «Сохранить».
Карточка заказа
При нажатии на слот откроется карточка заказа, которая содержит следующие данные: Номер заказа, Тип, Клиент, Изделие, Серийный номер изделия, Менеджер и Сумма заказа.
В карточке вы можете изменить статус заказа, выбрав нужный.
Важно: в списке статусов будут отображаться только те, в которые можно перевести текущий статус или только доступные конкретному сотруднику. Правила перехода статусов и доступ сотрудников к статусам можно настроить на странице “Настройки > Статусы > Заказы”.
Если навести курсор на имя клиента, появится всплывающее окно с контактными номерами телефона, что позволит вам выбрать удобный способ связи с клиентом.
Также, вы можете перейти на диалоговое окно изделия, указанного в карточке, просто нажав на его название.