Планировщик заказов – это необходимый инструмент для компаний, которые выполняют работы по предварительной записи клиентов. Он позволяет эффективно работать с записями и объективно оценивать загрузку сотрудников и ресурсов локации.
Планировщик заказов поможет решить три основных вопроса:
Поиск свободного исполнителя на удобное клиенту время.
Поиск свободного времени у нужного клиенту мастера.
Контроль и распределение загрузки ресурсов локации (рабочих мест).
Для активации Планировщика заказов добавьте системное составное поле “Запланировано на” хотя бы в одну форму заказа. После этого, как только вы создаете расчет или заказ, и заполняете это поле - такая запись будет отображаться в Планировщике.
Приступим к добавлению поля “Запланировано на”. Если у вас уже есть отображение Планировщика, можете пропустить эти шаги.
Шаг 1. Перейдите в раздел Настройки > Редактор форм.
Шаг 2. Выберите нужный тип заказа.
Шаг 3. Нажмите кнопку «Добавить поле». В группе системных полей выберите поле «Запланировано на». После этого в форме появятся следующие поля: «Запланировано с», «Запланировано до», «Продолжительность» и «Ресурс» (если вы используете ресурсы локации).
Для полей «Запланировано с», «Запланировано до» и “Длительность” можно задать значения по умолчанию и сделать их обязательными к заполнению. Чтобы использовать информацию из этих полей в печатных документах и оповещениях, добавьте в шаблоны соответствующие переменные: {Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
После того, как вы добавите поле “Запланировано на” хотя бы в одну форму заказа, на странице “Заказы” появится переключатель между кнопками “Таблица” и “Планировщик”.
Что отображается в Планировщике?
Планировщик имеет вид календаря с блоками, в которых расположены заказы в виде «Блоков» в рамках одного рабочего дня, недели или месяца.
Сверху над планировщиком размещены следующие кнопки:
Первая кнопка - это кнопка смены режима просмотра.
По сотруднику - в режиме календаря будет отображаться загрузка заказами сотрудника.
По ресурсу - это уникальный функционал, который позволяет планировать ваши заказы не только по исполнителям, но и по имеющимся ресурсам.
Календарь - кнопка для выбора нужного дня недели или месяца.
Сегодня - кнопка быстрого выбора ближайших дней недели.
Вперед или Назад - кнопки, которые помогают изменить дату.
Лупа (в режимах «Таймлайн», «День», «Неделя») - с помощью лупы можно изменять продолжительность одной записи: 5, 10, 15, 20 или 30 минут. Нажимая на лупу со знаком «+», вы уменьшаете продолжительность записи, а со знаком «-» - увеличиваете. Когда вы нажмете на слот в планировщике, заказ создастся с той продолжительностью, которая была установлена с помощью лупы.
Настройки - здесь можно отредактировать отображение информации в слоте заказа.
Значение фона слота Планировщика соответствует информации указанной в графике:
Серый фон - нерабочее время локации и/или сотрудника;
Белый - рабочее время сотрудника;
Зеленый - отпуск;
Красный - больничный;
Оранжевый - выходной.
Режимы отображения
Режим «Таймлайн»
Таймлайн - это специальное отображение рабочего дня в планировщике в виде горизонтальной шкалы времени, где каждая строка соответствует исполнителю или ресурсу. В этом режиме время отображается по горизонтали, а исполнители или ресурсы - по вертикали.
Режим «День»
В этом режиме каждый столбец представляет отдельного сотрудника или ресурс. Это позволяет быстро просматривать занятость каждого сотрудника или объекта в конкретный день.
Основные особенности:
При переключении Планировщика на«День»отображается красная линия, означающая настоящую границу времени.
Вертикально расположенная шкала времени, адаптируется к формату 12г/24г (определяется в настройках компании).
В расписании показываются только те сотрудники, которые имеют доступ к текущей локации и у которых в настройках ролей активирована опция «Отображать сотрудника в списке исполнителей».
Заказы размещаются в соответствующих временных слотах, что позволяет быстро ориентироваться в расписании.
Режим «Неделя»
Недельный режим позволяет просматривать расписание одного сотрудника или ресурса в течение семи дней. Он удобен для планирования работы специалиста на неделю вперед.
Основные особенности:
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Выбор конкретного сотрудника или ресурса осуществляется через соответствующий фильтр в верхней панели.
Заказы размещаются в соответствии со временем, в которое они запланированы.
Режим «Месяц»
Этот режим предоставляет общий обзор запланированных заказов в течение всего месяца. Он полезен для долгосрочного планирования работы.
Основные особенности:
Отображается расписание одного сотрудника или ресурса на целый месяц.
Все события отображаются в виде блоков в соответствующих датах календаря.
Для просмотра детальной информации по конкретному заказу можно нажать на событие, чтобы открыть его карточку.
Использование цветовой маркировки для различных типов заказов позволяет легко ориентироваться в месячном расписании.
Режим «Недельный обзор»
Режим недельного обзора позволяет просматривать расписание всех сотрудников или ресурсов в течение семи дней. Он удобен для планирования работы специалистов на неделю вперед.
Основные особенности:
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Заказы отображаются в соответствии с днем недели и напротив сотрудника, который является ответственным исполнителем в документе или напротив ресурса.
Интерактивные функции Планировщика
Как только вы создадите заказ, или расчет, в котором заполнены поля «Время записи», «Продолжительность» и «Ответственный исполнитель»/«Ресурс», он сразу появится в Планировщике.
Можно изменить час или дату записи во всех режимах просто перетащив запись в нужное место. Также вы можете изменить длительность записи вручную - просто потяните за нижнюю (для режимов «День» и «Неделя») или боковую (для режима «Таймлайн») границу блока. Для этого наведите курсор на край записи, зажмите мышку и протяните блок до нужной длительности.
В режимах «Месяц» и «Недельний обзор» изменить таким образом длительность невозможно. В этих режимах заказ создается с длительностью установленной по умолчанию в Редакторе форм.
Кроме этого возможна быстрая навигация между режимами:
Нажав на имя сотрудника в режиме таймлайна или дня, вы переключитесь на режим недели этого сотрудника.
Нажав на конкретную дату в режиме недели, вы переключитесь на график этого дня.
Как учитывается график работы?
Также теперь планировщик учитывает график работы локации и сотрудников:
Если график сотрудников не задан, отображается время работы локации.
Если график сотрудника входит в границы графика локации (например, 10:00-17:00 при 9:00-18:00), то диапазон остается за локацией - 9:00-18:00.
Если есть сотрудники с другим графиком, диапазон расширяется:
Например, локация работает с 9:00 до 18:00, но есть сотрудник с графиком 6:00-15:00 → планировщик покажет 6:00-18:00.
Если длительность заказа превышает рабочее время локации, то остаток времени переносится на следующий день.
Создание заказа сразу в Планировщике
Наведите курсор на нужное время в строке исполнителя или ресурса и кликните. Откроется окно создания нового заказа, в котором поля “Время вызова мастера”/“Время записи” и “Ответственный исполнитель”/”Ресурс” уже будут заполнены.
После создания заказа в Планировщике, он отобразится и в таблице заказов.
Обратите внимание, что можно выбрать только тот тип заказа, для которого настроено время записи и продолжительность.
Настройка ячейки Планировщика
Отображение информации по заказу в слоте Планировщика можно изменить перейдя в Настройки.
В Настройках можно выбрать отображение информации в слоте заказа (при необходимости можно добавить новое поле, удалить или выбрать другую информацию, которая будет отображаться).
После настройки нужно нажать кнопку «Сохранить».
Карточка заказа
При нажатии на слот откроется карточка заказа, которая содержит следующие данные: Номер заказа, Тип, Клиент, Изделие, Серийный номер изделия, Менеджер и Сумма заказа.
В карточке вы можете изменить статус заказа, выбрав нужный.
Важно: в списке статусов будут отображаться только те, в которые можно перевести текущий статус или только доступные конкретному сотруднику. Правила перехода статусов и доступ сотрудников к статусам можно настроить на странице “Настройки > Статусы > Заказы”.
Если навести курсор на имя клиента, появится всплывающее окно с контактными номерами телефона, что позволит вам выбрать удобный способ связи с клиентом.
Также, вы можете перейти на диалоговое окно изделия, указанного в карточке, просто нажав на его название.