A partir do plano Business, estão disponíveis mais funcionalidades nas definições da caixa de dinheiro na página Finanças > Pagamentos. Aqui, pode
definir acções permitidas com caixas de dinheiro não só ao nível do funcionário, mas também ao nível de uma caixa de dinheiro específic
definir direitos de acesso diferentes para cada funcionário a uma caixa de dinheiro
Casos de utilização
Por exemplo, o utilizador tem uma caixa de dinheiro separada para a sua conta bancária.
Em primeiro lugar, pode proibir, ao nível da caixa de dinheiro, que o saldo de caixa seja exibido aos funcionários. Para o fazer, tem de desmarcar a caixa "Veja o saldo da caixa" nas acções permitidas para esta caixa de dinheiro. Mas os proprietários e gestores da empresa precisam desta informação e é por isso que terão acesso a “Todas” as acções.
Ao mesmo tempo, existe um gestor financeiro que tem acesso a esta conta bancária e pode efetuar todas as transacções. Os outros funcionários não podem efetivamente gastar ou transferir dinheiro, mas podem depositá-lo depois de o gestor financeiro confirmar o pagamento. Neste caso, pode desmarcar as caixas de verificação “Despesa” e “Transferência” nas acções permitidas para esta caixa de dinheiro e definir direitos de acesso “Pessoal” para o gestor financeiro.
Acções permitidas
O direito Ver o saldo da caixa dá acesso à visualização do saldo de uma caixa, à coluna “Saldo da caixa” no fluxo de caixa desta caixa e à seleção desta caixa no relatório “Dinheiro total”.
A opção Ver pagamentos em caixa dá acesso à visualização do fluxo de dinheiro nesta caixa em particular.
Operações de entrada
O direito Rendimento dá acesso às entradas de dinheiro. Se o acesso estiver desativado, os funcionários não poderão utilizar o botão “+ Rendimento”. Além disso, esta caixa de dinheiro não estará disponível para ser selecionada aquando do pagamento de Ordens de Serviço, vendas, devoluções ao fornecedor e pré-pagamentos de clientes.
O direito de transferência permite-lhe transferir dinheiro para esta caixa de dinheiro. Se o acesso estiver desativado, esta caixa de dinheiro não estará disponível na lista quando for transferida de outras caixas.
Operações de saída
O direito Despesa dá acesso à retirada de fundos da caixa de dinheiro. Se o acesso estiver desativado, os funcionários não poderão utilizar o botão “- Despesa”. Além disso, essa caixa de dinheiro não estará disponível para ser selecionada aquando do pagamento de lançamentos, reembolsos e pagamentos ao cliente.
O direito de transferência permite transferir dinheiro desta para outras caixas de dinheiro. Se o acesso estiver desativado, o botão “Transferir” não é apresentado nesta caixa de dinheiro.
Configurações avançadas de acesso para caixas de dinheiro
No Guia “Acesso” na janela do caixa de dinheiro, pode definir diferentes direitos de acesso aos caixas de dinheiro para os funcionários, permitindo-lhes realizar todas as operações especificadas no Guia “Geral”, ou configurar o acesso pessoal para cada funcionário.
Por defeito, cada funcionário tem o acesso especificado no Guia “Geral”. Para editar o acesso, faça duplo clique no nome do funcionário e selecione direitos.
Os direitos permitidos para a caixa de dinheiro são os direitos que definiu no separador “Geral”. Note-se que estes direitos mudam automaticamente se os alterar no separador “Geral”.
Por exemplo, definiu as acções permitidas para uma caixa de dinheiro como “Rendimento” e “Despesa”. De seguida, concedeu ao funcionário os direitos “Disponível para caixa de dinheiro”. Se alterar as acções permitidas para a caixa de dinheiro, por exemplo, adicionar “Ver o fluxo de dinheiro”, o funcionário obterá automaticamente este direito.
No Guia Pessoal, é possível alterar o conjunto de direitos, ou seja, expandir ou limitar o acesso de um determinado funcionário. Note-se que os direitos “Pessoais” têm uma prioridade mais elevada do que os direitos “Disponíveis para a caixa de dinheiro”. Ou seja, se alterar as acções permitidas para a caixa de dinheiro no Guia “Geral”, isso não afectará os direitos “Pessoais”.
Ao selecionar a opção Todos os direitos, o funcionário terá acesso total à caixa de dinheiro, independentemente das configurações especificadas no Guia “Geral”.
Importante: O funcionário só poderá executar as acções que são permitidas nas configurações da sua função! Por exemplo, a função do funcionário não tem o direito “Pode ver o saldo da caixa de dinheiro”, mas nas configurações pessoais dá-lhe acesso a “Ver o saldo da caixa de dinheiro”. Neste caso, a função do funcionário tem uma prioridade mais elevada e o funcionário não poderá ver o saldo em todas as caixas de dinheiro.
