Todas as empresas efectuam transacções diariamente. Um fluxo de caixa é um registo de caixa que representa uma linha de tempo com todos os movimentos financeiros, operações com e sem dinheiro, pagamentos, dívidas, créditos e suas liquidações. Vamos ver tudo isto em pormenor, começando pelas caixas de dinheiro.
Pode criar tantas caixas de dinheiro quantas as necessárias para satisfazer as suas necessidades comerciais e contabilísticas.
Por exemplo, organizar as caixas de dinheiro por método de pagamento,operações“A dinheiro” e “Sem dinheiro”, tipo de despesa e qualquer outra finalidade (renda, serviços públicos ou outras despesas operacionais na sua empresa, etc.).
Criar novas caixas de dinheiro
Aceda a Finanças > Pagamentos para criar uma nova caixa de dinheiro.
1. Prima o botão “+ Adicionar caixa de dinheiro”.
2. Preencha o título da caixa de dinheiro e selecione o tipo.
A caixa de dinheiro da empresa é uma caixa de dinheiro global da sua empresa disponível para todas as localizações comerciais, apresentada com um ícone de globo.
A caixa de dinheiro da empresa é normalmente utilizada quando existe uma única conta bancária para todas as localizações da empresa. No caso, por exemplo, de duas Localizações utilizarem uma única conta bancária, faz sentido criar uma caixa de dinheiro da empresa e dar acesso de utilizador apenas aos funcionários correspondentes.
A caixa de dinheiro de localizações é uma caixa de dinheiro baseada na localização, disponível para uma localização comercial selecionada.
Para gerir uma caixa de dinheiro separadamente (quando todos os pagamentos relacionados não são apresentados no seu relatório financeiro geral), selecione a caixa de verificação “Caixa de dinheiro virtual”.
Nota: As caixas de dinheiro virtuais não podem ser utilizadas para fins de contabilidade financeira.
3. Para definir a opção de pagamento, selecione entre Dinheiro e Sem dinheiro.
Uma opção de pagamento selecionada apresenta uma lista de caixas de dinheiro disponíveis que serão apresentadas ao efetuar transacções. Se selecionar pagamentos em dinheiro , apenas serão mostradas as caixas de dinheiro relevantes para transacções em dinheiro. E vice-versa.
4. Clique em “Incluir taxas de transação” para deduzir automaticamente um montante fixo do saldo da caixa registadora para pagamentos de e para a caixa registadora.
Selecione o tipo de taxa de transação: Taxa de renda ou Taxa de despesa.
Especifique uma taxa fixa em percentagem ou moeda.
Pode adicionar até 4 condições de comissão.
Cada comissão especificada é calculada a partir do montante total do pagamento e somada às outras. Ou seja, para cada pagamento, haverá apenas uma cobrança da taxa, que será reflectida como uma despesa na rubrica de fluxo de caixa “Serviços de processamento de transacções” com o comentário correspondente “Taxa de processamento de transacções”.
Por exemplo, se tiver um registo que não seja em dinheiro e que processe pagamentos através de um terminal bancário, pode definir uma taxa de 2%. Assim, ao processar um pagamento de 110 euros para uma ordem ou venda, será automaticamente registada uma taxa de 2,2 euros no saldo da caixa registadora. Da mesma forma, se tiver uma caixa registadora para recolha de dinheiro, pode definir uma taxa de despesa fixa de 10 euros. Independentemente do montante da despesa, será registada uma taxa de 10 euros.
Para apagar a taxa criada, mova o cursor sobre ela e clique no caixote do lixo.
5. Especifique as acções permitidas para esta caixa de dinheiro.
Tenha em atenção que esta configuração está disponível nos planos Business e Enterprise. Saiba mais sobre como configurar e utilizar as acções permitidas com caixas de dinheiro neste artigo.
6. Conceder acesso aos funcionários.
Para tal, aceda ao Guia “Acesso”. Aqui verá uma tabela com todos os funcionários activos.
No plano Business, pode configurar o acesso dos funcionários às caixas de dinheiro. Ou seja, pode permitir que os funcionários realizem todas as operações especificadas no Guia “Geral” ou configurar o acesso individual de cada funcionário à mesma caixa de dinheiro. Leia mais sobre como configurar as definições neste artigo.
7. Clique em Salvar.
Editar a caixa de dinheiro
Passe o cursor sobre a barra de caixas de dinheiro e clique no ícone da engrenagem no canto superior direito para editar a caixa de dinheiro selecionada. Introduza as alterações necessárias e prima o botão “Salvar” para confirmar.
Remover caixas de dinheiro
Abra a janela de diálogo da caixa de dinheiro (o mesmo processo que para a edição) e clique no ícone da lixeira para remover a caixa de dinheiro selecionada.
Lembre-se: só pode remover uma caixa de dinheiro vazia. Crie despesas para zerar a caixa de dinheiro antes de a remover.
As caixas de dinheiro eliminadas podem ser restauradas no relatório de registo de atividades.
Para o fazer, gere um relatório para o evento “Caixa de dinheiro eliminada”. Encontre a caixa de dinheiro eliminada e clique em Restaurar.
Posicionamento das caixas de dinheiro
Por defeito, o RemOnline ordena a sua lista de caixas de dinheiro por ordem crescente de nome. Reordene esta lista da forma que desejar, arrastando a barra da caixa de dinheiro para a posição desejada.
Tipos de transação
Existem vários tipos de transacções de caixas de dinheiro no RemOnline:
Pagamento da ordem é uma transação de rendimento automática gerada após receber o pagamento total da ordem
Pré-pagamento da Ordem é uma transação automática de rendimento gerada ao receber um pré-pagamento da Ordem
Reembolso da ordem é uma transação automática de despesas gerada após o pagamento a um cliente por ordem
Devolução do excesso de pagamento da ordem é uma transação automática de despesas gerada pela devolução de uma parte do pré-pagamento do total da ordem a um cliente
Pagamento de venda é uma transação automática de receitas gerada ao receber o pagamento de uma venda
Pagamento de devolução é uma transação automática de despesas gerada aquando da devolução de uma ordem / venda a um cliente
Pagamento de produtos é uma transação automática de despesas gerada no momento do pagamento, só funciona quando a caixa de verificação “Pagar da caixa de dinheiro” está marcada
Reembolso do fornecedor é uma transação de rendimento automática gerada aquando do pagamento de um fornecedor, funciona apenas quando a caixa de verificação “Depósito na caixa de dinheiro” está marcada
+ Rendimento é uma transação de rendimento manual gerada com o botão “+ Rendimento” para receber outros pagamentos
- Despesa é uma transação manual de despesas gerada com o botão “- Despesa” para efetuar outros pagamentos
A transferência é uma transação manual que desencadeia um par de transacções automáticas (receitas e despesas) geradas para duas caixas de dinheiro diferentes ao fazer uma seleção.
Pode tagear as suas receitas e despesas para uma pesquisa mais conveniente e associar as transacções aos itens de fluxo de dinheiro correspondentes. Vá à página Configurações > Finanças > Contabilidade e active a contabilidade do fluxo de dinheiro. Também pode adicionar itens de fluxo de dinheiro personalizados nesta página.
O RemOnline permite-lhe adicionar retroativamente as transacções de receitas e despesas. O sistema marca estas entradas com o ícone “❗”. Pode ver a data real da transação ao passar o cursor sobre a entrada. O RemOnline permite-lhe gerir as permissões dos funcionários para adicionar transacções retroativamente.
Relatório da caixa de dinheiro
O Relatório de fluxo de caixa exibe todos os eventos de fluxo de caixa da caixa de dinheiro selecionada para o período especificado.
O Relatório de caixa contém as colunas nome do funcionário responsável, data e hora, comentário, tipo de transação e saldo da caixa de dinheiro.
Imprima o conjunto de dados do Relatório de caixa ou exporte-o para o ficheiro Excel diretamente na aplicação RemOnline.
Remover e restaurar transacções
Remova todas as transacções desnecessárias fazendo duplo clique na transação e clicando no ícone da lixeira . Verá que os dados da transação estão riscados, o que significa que foram removidos. A remoção de transacções tem impacto no saldo da caixa de dinheiro.
O RemOnline permite-lhe cancelar a operação de remoção. Faça duplo clique na transação removida e prima o botão “Restaurar”. Esta ação também tem impacto no saldo da caixa de dinheiro.
Nota: Embora o saldo da caixa de dinheiro se altere após a remoção e restauração da transação, o campo de transação “Saldo” permanece o mesmo. Este campo representa o saldo original da caixa de dinheiro no momento em que o funcionário efectuou a transação.
