Pode organizar o processo de aluguer de bens a clientes no RemOnline. Este artigo descreve o fluxo de trabalho padrão.
Configuração prévia
Passo 1. Crie e configure os armazéns de bens necessários na página Definições > Inventário.
Com a ajuda de diferentes armazéns de bens, pode gerir a logística interna. Por exemplo, pode ter os seguintes armazéns:
Pronto para aluguer. Um ativo/equipamento neste armazém está em condições de funcionamento e pronto para ser alugado ou arrendado.
Após o aluguer. O bem/equipamento acabou de regressar do aluguer e precisa de ser verificado quanto ao seu estado de funcionamento, limpeza, etc.
À espera de reparação. Este armazém pode ser útil se a sua empresa estiver a reparar o seu próprio equipamento.
Além disso, é criado automaticamente um depósito separado para cada cliente e empregado, que não é apresentado na lista geral, mas que pode ser utilizado para transferências.
Passo 2. Configure a transferência automática de activos por estados na página Definições > Estados > Ordens de trabalho.
Por exemplo, no início, o produto está no armazém da empresa “Pronto para aluguer”. Quando actualiza para o estado “Aluguer”, o bem é transferido para o armazém do Cliente.
Depois, quando é atribuído à ordem de trabalho o estado “Concluído”, o bem tem de ser transferido para o armazém “Após aluguer”.
Depois de o bem ser verificado, a ordem de trabalho é encerrada e o bem é transferido para o armazém “Pronto para aluguer”.
Feito! Agora, ao atualizar o estado desta ordem de trabalho, os gestores têm de confirmar a transferência ou alterar o armazém, se necessário.
Importante: para que esta função funcione corretamente, deve estar ativado o direito “Pode transferir activos” nas definições da função do trabalhador.
Passo 3. Carregue os dispositivos/equipamentos que pretende alugar para um armazém de activos.
Para o fazer, vá à página Inventário > Activos e crie activos. Pode encontrar mais informações sobre como adicionar novos activos neste artigo.
Ao criar activos, preste atenção ao facto de a sua empresa estar identificada como proprietária. No campo do sistema “Custo”, pode especificar o preço de custo do ativo.
Criação de uma ordem de serviço para aluguer ou arrendamento
1. Clique em + Ordem na página Ordens de Trabalho.
Selecionar o tipo de ordem de trabalho “Aluguer
Adicione o ativo que pretende alugar. Para tal, escreva o número de série ou o nome do bem no campo “Número de série
Indique o cliente que aluga o bem
Definir a duração do serviço de aluguer.
Importante: Não se esqueça de especificar um bem no início e, em seguida, a pessoa que o aluga! Se selecionar primeiro um cliente, não poderá ver os bens pertencentes à sua empresa quando selecionar um bem para aluguer (apenas serão apresentados os bens pertencentes a esse cliente).
Introduzir informações adicionais (note-se que pode personalizar o formulário de ordem de serviço e alterar a ordem dos campos, acrescentar novos campos ou eliminar campos desnecessários)
No campo "Data de vencimento ”, pode introduzir a data e a hora do fim do aluguer. Se o seu empregado não atualizar a ordem de trabalho para o estado “Pronto” até esta data (ou seja, se o cliente não devolver o bem a tempo), o quadro apresentará o tempo de atraso
Se necessário, especifique o montante do pré-pagamento (depósito) e os empregados responsáveis.
Selecione o documento a imprimir e clique em Criar ou Criar e abrir. Se o cliente tiver efectuado um pré-pagamento, terá de selecionar uma caixa para registar o pagamento.
Concluído! A ordem de trabalho foi criada com sucesso e é apresentada na tabela e no Programador de Ordens de Trabalho.
Processamento e encerramento de ordens de serviço para aluguer e arrendamento
Abra a ordem de trabalho criada e adicione um serviço no campo Serviço / Trabalho.
Recomenda-se que indique o preço do serviço para o tempo mínimo disponível para aluguer na sua empresa (por exemplo, 1 hora). Assim, se um cliente alugar um bem por 3 horas, basta adicionar o serviço no valor de 3 peças.
Quando alterar o estado da ordem de trabalho, o bem será transferido para os armazéns de bens já configurados. Como resultado, pode sempre ver quais os bens alugados por quais clientes, quais os que estão a ser verificados após o aluguer e quais os que estão prontos para aluguer.
Leia mais sobre como fechar uma ordem de trabalho e aceitar o pagamento do cliente, bem como manter um registo dos serviços cancelados no RemOnline, clicando aqui.