Como importar contatos para o RemOnline?

Utilize a importação de contatos no RemOnline para:

Se já tiver uma base de contatos noutro sistema, pode importá-la para o RemOnline. Para o efeito, siga os seguintes passos:

Passo 1. Aceda à página de Contatos e clique no botão Importar. A seguir, clique em “Modelo de importação” para descarregar um ficheiro de exemplo para importar os seus contatos.

Passo 2. Carregue o ficheiro Excel descarregado e guarde-o.

Importante: não pode alterar os nomes e a disposição das colunas na tabela, pois o RemOnline não as conseguirá ler e carregar corretamente.

Um ficheiro pode conter até 5000 linhas!

Vejamos o conteúdo do ficheiro.

O ID do contato é um identificador único para o contato.

Se criar contatos que não estejam registados na base de dados do RemOnline, deixe esta coluna vazia. Após o download do ficheiro, os IDs dos contatos são gerados automaticamente e exibidos ao exportar a base de dados de contatos.

Nome próprio é o nome do contato. É obrigatório preencher esta coluna.

Apelido é o último nome do contato, a coluna não é obrigatória.

Telefone é o número de telefone do contato, a coluna não é obrigatória. Tenha em atenção que o número deve ser introduzido no mesmo formato que na amostra do ficheiro. Se precisar de acrescentar do que um número, introduza-os separados por uma vírgula.

Endereço é o endereço do contato, a coluna não é obrigatória.

Email é o endereço de correio eletrónico do contato, a coluna não é obrigatória. Só é permitido um endereço de correio eletrónico.

Empresa é o identificador de tipo do contato. Indique na coluna “Sim” que o tipo de contato após o carregamento é “Empresa” ou deixe a coluna vazia para que o tipo de contato seja “Individual”.

Fornecedor é o identificador do tipo de contato. Especifique “Sim” na coluna para que o tipo de contato após o carregamento seja “Fornecedor” ou deixe a coluna em branco para que o tipo de contato seja “Comprador”.

Dececionado é o identificador do contato dececionado. Especifique “Sim” na coluna para aparecer sempre um sorriso vermelho ao lado do nome deste contato após carregado, mesmo no cartão de chamada.

A coluna Notas contém informações adicionais sobre o perfil do contato que não são de preenchimento obrigatório.

Fonte de marketing é a coluna para indicação da campanha de marketing. O seu preenchimento não é obrigatório. Tenha em atenção que se indicar uma campanha publicitária que não tenha sido criada no RemOnline, não será possível fazer o download do ficheiro. Pode encontrar as campanhas de marketing disponíveis na página Configurações > Marketing.

Cartão de desconto é uma coluna para introduzir o número do cartão de desconto do contato. Não é obrigatório preencher esta coluna.

Desconto em produtos em Vendas é uma coluna para definir o desconto de um contato individual em produtos em Vendas. Introduza um número que signifique a percentagem do desconto. Esta coluna não é obrigatória.

Tenha em atenção que o valor não pode ser superior a 100.

Desconto em trabalhos/serviços é uma coluna para definir o desconto individual do contato para serviços em ordens de serviço e faturas. Introduza um número que signifique a percentagem do desconto. Esta coluna não é obrigatória.

Tenha em atenção que o valor não pode ser superior a 100.

Desconto em produtos em Ordens de serviço e Faturas é uma coluna para definir o desconto individual do contato em produtos/materiais em ordens de serviço e faturas. Introduza um número que signifique a percentagem do desconto. Esta coluna não é obrigatória.

Tenha em atenção que o valor não pode ser superior a 100.

Desconto em produtos em vendas (tipo de preço) é uma coluna para definir o desconto pessoal do contato em produtos em vendas. Especifique o nome exato do preço que será automaticamente aplicado durante a venda dos artigos deste contato. Esta coluna não é obrigatória.

Desconto em produtos em Ordens de serviço e Faturas por (tipo de preço) é uma coluna para definir o desconto individual do contato em produtos/materiais em ordens de serviço e faturas. Especifique o nome exato do preço que será automaticamente aplicado aos produtos/materiais nas Ordens de serviço e faturas do contato. Esta coluna não é obrigatória.

Saldo é a coluna para introduzir o saldo inicial do contato.

Importante: O saldo do contato só pode ser alterado se a opção “Pode ajustar o saldo do contato” estiver selecionada nas configurações da função do funcionário.

Se estiver em situação de liquidação com o contato, introduza 0 (zero) nesta coluna. Se o contato lhe deve, introduza o montante da dívida com um sinal + (mais). Se estiver em dívida para com o contato (fornecedor), indique o valor da dívida com um sinal de - (menos).

Quando introduz o saldo do contato desta forma, o separador Saldo do perfil do contato cria automaticamente uma correção de saldo com o comentário “Correção de saldo via importação”.

Se já configurou o formulário do contato e carrega as informações para os campos personalizados utilizando a importação, adicione uma coluna no final do ficheiro. Dê a esta coluna o mesmo nome que o campo personalizado no formulário do contato.

Por exemplo, no formulário do contato, é adicionado o campo personalizado “Dados do passaporte”.

No ficheiro de importação, é necessário adicionar uma coluna com o mesmo nome (no final do ficheiro, após a coluna “Saldo”).

Passo 3. Após o preenchimento de todas as informações, clique no botão Anexar ficheiro e adicione o ficheiro previamente guardado.

Passo 4. Clique no botão Importar.

Se o ficheiro tiver erros, verá uma notificação. Neste caso, é necessário corrigir o erro no ficheiro e voltar a transferi-lo.

A exportação/importação permite-lhe atualizar rapidamente uma abundância de informações de contatos.

1. Clique no botão Exportação na página Contatos para descarregar um ficheiro Excel para o seu PC.

2. Abra o arquivo baixado e faça as alterações necessárias nas colunas.

Importante: A coluna ID do contato tem um ID de contato exclusivo que não pode ser editado. Se alterar os valores desta coluna, o RemOnline não conseguirá identificar este contato aquando da importação, criando assim um duplicado.

3. Faça o upload do ficheiro atualizado para o sistema utilizando o botão Importar. Tenha em atenção que um ficheiro não pode conter mais de 5000 linhas.