QuickBooks Online to oprogramowanie księgowe dla małych firm, które ułatwia zarządzanie księgami, wydatkami, fakturami itp.
Integracja z QuickBooks pozwala użytkownikom RemOnline na:
automatyczne tworzenie nowych klientów z RemOnline w QuickBooks
automatyczna lub ręczna synchronizacja zleceń i faktur RemOnline z QuickBooks
dopasowanie podatków w RemOnline i QuickBooks
aktualizowanie faktur już utworzonych w QuickBooks z RemOnline jednym kliknięciem
automatyczne zapisywanie towarów i usług ze zleceń lub faktur RemOnline w QuickBooks
Krok 1. Konfiguracja i włączenie integracji z Quickbooks w RemOnline
1. Przejdź do strony Ustawienia > Integracje, znajdź Quickbooks i kliknij przycisk Konfiguruj.
2. Zaznacz opcję Integracja włączona.
W razie potrzeby włącz pole wyboru „Tworzenie nowych klientów w QuickBooks”. RemOnline sprawdza, czy istnieje klient w Quickbooks przez e-mail. Jeśli taki klient już istnieje, zostanie utworzona tylko faktura. Jeśli nie ma klienta z tym adresem e-mail, nowy klient zostanie automatycznie utworzony w Quickbooks wraz z fakturą.
Uwaga: jeśli pole wyboru "Tworzenie nowych klientów w QuickBooks" nie jest zaznaczone, a klient ze zlecenia/faktury nie znajduje się w Quickbooks, takie zlecenie/faktura nie zostanie wysłane do Quickbooks.
Ustawienia wysyłania dokumentów
Aby dokumenty były automatycznie wysyłane na konto QuickBooks, należy wybrać status automatycznego wysyłania do QuickBooks Online.
Obecnie można skonfigurować automatyczne wysyłanie faktur i zleceń.
Poniżej można skonfigurować automatyczne wysyłanie według statusu. W tym celu należy wybrać status faktury/zlecenia. W rezultacie każda faktura lub zlecenie, które zostanie przeniesione do określonego statusu, zostanie automatycznie wysłane do Quickbooks.
Można również włączyć ręczne wysyłanie faktur/zleceń. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru "Zezwalaj na ręczne wysyłanie". W rezultacie na każdej fakturze/zleceniu w RemOnline pojawi się przycisk "Wyślij do Quickbooks" umożliwiający ręczne wysłanie.
Mapowanie podatkowe
Dla użytkowników z USA
W kolumnie "Kod podatkowy w Quickbooks Online" wpisz słowo Tax.
W kolumnie "Kod podatkowy w RemOnline" wybierz pasujący podatek z systemu RemOnline. Przypominamy, że podatki można dodawać i dostosowywać na stronie Ustawienia > Finanse.
Dla użytkowników z innych krajów
W kolumnie "Kod podatkowy w Quickbooks Online" należy wpisać rodzaj nazwy podatku z systemu Quickbooks. Nazwę podatku można znaleźć w profilu osobistym na stronie Podatki.
W kolumnie "Kod podatkowy w RemOnline" wybierz pasujący podatek z systemu RemOnline. Przypominamy, że podatki można dodawać i dostosowywać na stronie Ustawienia > Finanse.
Ważne: Podatki w Quickbooks muszą być typu Sprzedaż, aby integracja działała poprawnie. Można to ustawić podczas dodawania nowego podatku na stronie Podatki.
Jeśli używasz więcej niż jednego podatku, kliknij przycisk + Dodaj podatek i dostosuj dopasowanie.
Kliknij przycisk Zapisz. Gratulacje, konfiguracja została zakończona i teraz możesz przejść do następnego kroku - autoryzacji.
Krok 2. Konfiguracja konta QuickBooks
Przemieszczenie towarów i usług z faktur/zleceń RemOnline do Quickbooks
Towary i usługi są wyszukiwane według nazwy, ponieważ nazwa jest unikalnym identyfikatorem.
Jeśli masz już wszystkie usługi i towary utworzone w Quickbooks, zalecamy ich wyeksportowanie i zaimportowanie do RemOnline.
Należy pamiętać, że towary i usługi importuje się ze stron Moja firma > Towary i Moja firma > Usługi.
Jeśli nie masz towarów i usług utworzonych w Quickbooks, zostaną one automatycznie utworzone w Quickbooks podczas przesyłania faktur z RemOnline.
Należy pamiętać, że w Quickbooks musi istnieć konto przychodów o nazwie Sprzedaż, aby faktury zostały prawidłowo przemieszczane.
W przeciwnym razie wystąpi błąd podczas przesyłania nowych towarów z faktury / zlecenia, a faktura nie zostanie wysłana do Quickbooks.
Jeśli z jakiegoś powodu nie masz takiego konta Income na swojej liście, zawsze możesz je utworzyć w sekcji Plan kont.
Później zawsze można znaleźć ten towar lub usługę w Quickbooks i zmienić konto przychodów.
Numeracja faktur
QuickBooks ma domyślny system numeracji, w którym każda utworzona lub przesłana faktura, niezależnie od jej typu (Faktura Zamówienia lub po prostu Faktura) jest numerowana sekwencyjnie, zaczynając od 1001.
Na przykład, jeśli wyślesz fakturę zamówienia, a następnie fakturę do QuickBooks, zostaną one ponumerowane odpowiednio 1001 i 1002.
Niestety, nie ma ustawień umożliwiających przesyłanie dokumentów z RemOnline do QuickBooks z zachowaniem ich numeracji. Można jednak dostosować ustawienia w QuickBooks, aby móc samodzielnie edytować numery faktur.
Aby umożliwić dostosowanie numeru faktury na każdym przesyłanym dokumencie:
1. Przejdź do Ustawienia > Konto i ustawienia.
2. Otwórz sekcję Sprzedaż .
3. Włącz opcję Niestandardowe numery transakcji i kliknij przycisk Gotowe, aby zapisać poniższe ustawienie.
Teraz każdy nowy dokument przeniesiony z RemOnline do QuickBooks nie będzie miał numeru, ale będzie można go zmienić na dowolny numer, w tym dopasować go do numeru zamówienia/faktury w RemOnline.
W tym celu wystarczy otworzyć fakturę, edytować pole Nr faktury i zapisać fakturę.
Kluczowe punkty konfiguracji QuickBooks
✅ Upewnij się, że istnieje konto przychodów o nazwie "Sprzedaż ", aby uniknąć błędów przemieścić.
✅ Używaj tylko podatków typu Sprzedaż w QuickBooks, aby zapewnić prawidłowe działanie integracji.
✅ Włącz niestandardowe numery transakcji w Ustawieniach > Konto i Ustawienia > Sprzedaż, aby ręcznie edytować numery faktur w celu dopasowania ich do tych z RemOnline.
Krok 3. Zaloguj się i połącz Quickbooks z RemOnline
1. Przejdź do swojego profilu klienta w sekcji Dane osobowe i kliknij przycisk Włącz obok Quickbooks. w sekcji Dane osobowe i kliknij przycisk Włącz obok Quickbooks.
2. Zaloguj się do swojego konta Quickbooks.
Jeśli masz więcej niż jedną firmę w Quickbooks, wybierz odpowiednią. W danym momencie możesz połączyć się tylko z jedną firmą Quickbooks. Zawsze będziesz mógł wylogować się z firmy i przejść do innej, aby wysłać fakturę.
Następnie zobaczysz, że Quickbooks został pomyślnie połączony.
Ważne: Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy mogli również korzystać z integracji i wysyłać faktury do Quickbooks, każdy pracownik musi być zalogowany na swoje konto.
Jak to działa
W zależności od opcji wybranych w oknie ustawień integracji, faktury lub zlecenia z RemOnline są automatycznie lub ręcznie wysyłane do Quickbooks.
Faktury te można zobaczyć na stronie Otrzymane płatności > Faktury.
Jeśli faktura Quickbooks została już wysłana, pojawi się ostrzeżenie, gdy spróbujesz zrobić to ponownie ręcznie lub automatycznie z RemOnline.
Kliknij przycisk Aktualizuj, aby usunąć dane poprzedniej faktury i zaktualizować je o nowe dane. Kliknij Utwórz nową, aby zachować dane poprzedniej faktury i utworzyć nową fakturę (z nowym numerem) w Quickbooks.
