Praktycznie we wszystkich obszarach działalności klienci otrzymują gwarancję na wykonaną pracę i zainstalowane części zamienne lub sprzedane towary.
Klienci mogą ubiegać się o gwarancję z różnych powodów: wadliwego towaru lub części zamiennej (tj. z winy dostawcy), źle wykonanej usługi (z winy technika) lub z innego indywidualnego powodu. W każdym przypadku, jeśli udzielono gwarancji, należy bezpłatnie wymienić towar lub ponownie wykonać usługę.
Uprawnienia konta dla zleceń gwarancyjnych
1. W przypadku gwarancji należy użyć osobnego rodzaju zlecenia.
Zlecenie gwarancyjne jest oddzielnym zleceniem, co oznacza, że nie trzeba edytować ani wprowadzać zmian w starym zamkniętym zleceniu.
Jest to ważne z kilku powodów:
Po pierwsze, będziesz w stanie prowadzić ewidencję takich zleceń gwarancyjnych i zrozumieć ich procentowy udział w całkowitej liczbie,
po drugie, nie będzie żadnych nieporozumień przy obliczaniu wynagrodzeń dla pracowników,
po trzecie, nie jest to tak naprawdę w porządku — zamknąłeś to zlecenie i odebrałeś płatność od klienta, jeśli ponownie otworzysz zlecenia i je edytujesz (na przykład obniżysz cenę), system automatycznie zaoferuje klientowi zwrot pieniędzy po ponownym zamknięciu zlecenia. A przecież nic nie zwracasz — ponawiasz pracę lub zmieniasz wyrób za darmo!
Jeśli na Twoim koncie nie ma tego typu zlecenia, możesz utworzyć je samodzielnie. Więcej informacji na temat tworzenia rodzajów zleceń można znaleźć w tym artykule.
2. Ustaw cenę na zero.
Ponieważ zazwyczaj nie obciążamy klienta kosztami napraw gwarancyjnych, wszystkie prace i części zamienne powinny być w cenie zerowej. W przypadku usług po prostu edytujemy cenę na 0, a w przypadku towarów z magazynu możemy użyć ceny zerowej.
Dowiedz się więcej o tworzeniu i korzystaniu z ceny zerowej w tym artykule.
3. Ustawianie wynagrodzeń dla pracowników na zleceniach gwarancyjnych.
W przypadku tworzenia lub wykorzystywania zleceń z rodzaju gwarancji istnieje kilka scenariuszy obliczania wynagrodzeń pracowników. Niektóre firmy płacą za takie zlecenia technikom paznokci z obniżonym procentem, a niektórzy chcą, aby koszt części zamiennej był potrącany z wynagrodzenia technika, jeśli awaria nastąpiła z jego winy.
Aby wdrożyć różne scenariusze, można utworzyć różne rodzaje zleceń i skonfigurować różne zasady naliczania wynagrodzeń (prowizji) dla różnych rodzajów zleceń.
Na przykład istnieją 3 rodzaje zleceń: Gwarancja (wina kapitana), Gwarancja (obniżony procent) i Gwarancja (zerowa płatność).
Aby odliczyć koszt części zamiennej od wynagrodzenia pracownika, należy skonfigurować następującą regułę obliczeniową.
Wybierz regułę "Do kontrahenta za pracę lub usługę w zlecenie", a następnie określ rodzaj zlecenia "Gwarancja (wina mistrza)" i metodę obliczania %. Następnie określ kalkulację z Zysku i pamiętaj, aby określić ujemną wartość zysku, na przykład -100000. Wartość bonusu musi wynosić 100%. Należy również zaznaczyć pole "Uwzględnij koszt towarów odpisanych w cenie 0".
W rezultacie, gdy pracownik doda do zlecenia usługę i towar z zerową ceną, jego wynagrodzenie zostanie pomniejszone o kwotę równą kosztowi części zamiennej.
Ważne: ta metoda obliczania jest odpowiednia tylko wtedy, gdy zlecenie zawiera usługę o koszcie równym zero, a usługa nie ma ceny kosztu.
Jeśli chcesz, aby pracownik nie otrzymywał nic za zlecenia gwarancyjne, skonfiguruj następującą regułę obliczeniową.
Wybierz regułę "Dla kontrahenta za pracę lub usługę w zleceniu", a następnie określ rodzaj zlecenia "Gwarancja (wyliczenie zerowe)". Poniżej określ kalkulację z Kwoty lub Zysku i ustaw wartość wynagrodzenia na 0 (zero).
W rezultacie, gdy pracownik wykonuje pracę na głównym zleceniu, otrzymuje standardowe wynagrodzenie. Jeśli pracownik wykonuje pracę nad zleceniem gwarancyjnym, otrzymuje zerowe wynagrodzenie. Należy pamiętać, że wyliczenie zerowe nie będzie wyświetlane na karcie "Wynagrodzenie" w profilu pracownika ani w obliczeniach na stronie "Finanse > Obliczanie wynagrodzeń".
Proces pracy ze zleceniami gwarancyjnymi
1. Wyszukaj zamknięte zlecenie klienta, dla którego klient zgłosił roszczenie gwarancyjne
Zlecenie można wyszukać według numeru seryjnego wyrobu, numeru telefonu klienta, numeru zlecenia lub kodu kreskowego zlecenia. Więcej informacji na temat wyszukiwania zleceń można znaleźć w tym artykule.
2. Kliknij przycisk "Akcje" i wybierz opcję "Kontynuuj w nowym zleceniu".
3. Otworzy się nowe okno tworzenia zlecenia z już wypełnionymi informacjami o kliencie i wyrobie. Wszystko, co musisz zrobić, to edytować rodzaj zlecenia i informacje w innych polach i wypełnić zlecenie.
Następnie należy pracować ze zleceniem gwarancyjnym zgodnie z własnymi procesami. W rezultacie podczas pracy ze zleceniami gwarancyjnymi uzyskuje się takie same wyniki, jak w przypadku innych rodzajów zleceń:
prawidłowe naliczanie wynagrodzeń;
możliwość dokonywania różnych wypłat pracownikom w zależności od rodzaju gwarancji;
analizowanie zleceń gwarancyjnych za pomocą raportów dotyczących zleceń lub uniwersalnego raportu analitycznego (ile ich było, którzy pracownicy najczęściej ubiegają się o gwarancję i ile na tym tracisz, zrozumienie przyczyn: wina technika, dostawcy lub coś innego).