Zamknięcie zlecenia jest niezbędne do zakończenia procesu zlecenia i uzyskania prawidłowej sprawozdawczości finansowej i analityki.
Należy pamiętać, że nie można edytować danych finansowych i kontrahentów w zamkniętych zleceniach. Oznacza to, że gdy zamówienie ma status zamknięty, nie będzie to możliwe:
zmiana klienta, płatnika, menedżera i wykonawcy
zmiana ilości, kosztu, ceny lub rabatu na produkt lub usługę
utworzyć płatność
Pomaga to uniknąć błędów i pomyłek w listach płac i bilansach. Jeśli chcesz zmienić cokolwiek w zamkniętym zleceniu, które podlega wymienionym ograniczeniom, przełącz je do statusu otwartego, edytuj je, a następnie zamknij ponownie. W takim przypadku zlecenie będzie znajdować się w bieżącym okresie na liście płac i w raportach.
Ważne: Aby móc przenieść zamknięte zamówienie do innego statusu, należy skonfigurować reguły przełączania między statusami. Przeczytaj więcej w tym artykule.
Zlecenia mogą zostać pomyślnie zamknięte, gdy Twoja firma dostarczyła klientowi wszystkie niezbędne usługi i materiały lub bezskutecznie, gdy klient z jakiegoś powodu odmówi twoich usług. W tym celu system posiada dwie różne grupy statusów: "Zrealizowane" i "Odrzucone".
Zalecamy utworzenie kilku statusów w grupie "Odrzucone" z najczęstszymi powodami odmowy (Drogo, Jakość, Termin, itp.).
Pamiętaj, aby ustawić status odpowiadający powodowi odrzucenia, po czym będziesz mógł zobaczyć statystyki nieudanych zamówień w Pulpicie kierownika na stronie "Analityka > Pulpit".
Podczas przenoszenia zlecenia do statusu z grup „Zrealizowane” lub „Odrzucone”, jeśli koszt produktów i usług dodanych do zlecenia jest wyższy niż 0, okno płatności otworzy się automatycznie.
Jeśli koszt produktów i usług wynosi 0 lub nie zostały one w ogóle dodane do zlecenia, okno płatności nie zostanie otwarte.
Pomyślne zamknięcie zlecenia
Wykonaj kilka prostych kroków, aby pomyślnie zamknąć zlecenie.
Krok 1. Zmień status zlecenia na dowolny z grupy "Zrealizowane".
Krok 2. Automatycznie otworzy się okno do dokonania płatności. Określ formę płatności oraz kasę.
Należy pamiętać, że lista kas zależy od wybranej formy płatności (Gotówkowa / Bezgotówkowa). Jeżeli określisz formę płatności "Gotówka", na liście znajdą się kasy typu "Gotówka". W przypadku wybrania formy płatności "Bezgotówkowe" na liście znajdą się kasy typu "Bezgotówkowe".
W przypadku wybrania metody płatności "W rachunek długu", całkowita kwota zlecenia jest potrącana z salda klienta. Zadłużenie jest wyświetlane na stronie "Finanse > Rozliczenia" lub w karcie klienta na zakładce "Bilans".
Ważne: aby dokonać płatności w rachunek długu, należy włączyć uprawnienie "Może dokonywać płatności na dług klienta" w ustawieniach roli pracownika.
Więcej o tym jak pracować z długami klientów przeczytasz w tym artykule.
Krok 3. W razie potrzeby zmień komentarz i wybierz innego kasjera.
Ważne: naliczenie zasady obliczania wynagrodzeń "Za zamknięcie zlecenia" idzie do pracownika, który zmienił status zlecenia na zamknięte, a nie do kasjera!
Krok 4. Wybierz dokument do wydrukowania. Kliknij przycisk "Zapisać".
Gotowe! Zlecenie zostaje zamknięte, a płatność trafia do kasy lub obciąża bilans klienta.
Nieudane zamknięcie zlecenia
Ta opcja zamknięcia zlecenia jest odpowiednia, jeśli klient odmówił Twoich usług. To znaczy, nie musisz usuwać takiego zlecenia, wystarczy, że przeniesiesz je do statusu nieudanego.
Krok 1. Zmień status zlecenia na dowolny z grupy "Odrzucone".
Krok 2. Jeśli zlecenie nie zawiera żadnych prac i materiałów, status zmieni się natychmiast.
Jeśli zlecenie zawiera prace i materiały, za które mistrz powinien zapłacić, ale klient odmawia zapłaty za nie, możesz dokonać wpłaty np. do osobnej kasy "Straty". A następnie, jeśli to konieczne, dostosuj bilans takiego klienta, jeśli chcesz zauważyć, że jest ci winien.
Gotowe! Zlecenie jest zamykane bez powodzenia i jest wyświetlane w Pulpicie kierownika.
Zdarzają się przypadki, że w zleceniu zostało wykonane zadanie "Diagnostyka", ale klient odmówił zakupu dalszych usług.
W takim przypadku należy utworzyć osobny status w grupie "Zrealizowane" (na przykład "Zamknięte po diagnostyce") i przenieść zlecenie do tego statusu.
W ten sposób pomyślnie zamkniesz zlecenie, ponieważ początkowe prace zostały w całości wykonane i zlecenie jest uważane za udane. Jednocześnie zrozumiesz, że klient odmówił dalszej współpracy z Tobą i będziesz mógł wybrać takie zlecenia do dalszego przetwarzania za pomocą filtra, a bilans takiego klienta będzie wyświetlane prawidłowo.