W programie RemOnline można tworzyć i wystawiać rachunki dla klienta. Dokument ten nie wpływa na saldo towarów w magazynie ani na saldo kwoty w kasach. Rachunek rejestruje umowę z klientem na zapłatę za zlecenie lub sprzedaż.
Rachunek można wystawić na kilka sposobów.
Utwórz rachunek na stronie "Finanse > Rachunki"
Przejdź do strony "Finanse > Rachunki" i kliknij przycisk "+ Rachunek".
Wybierz istniejącego klienta lub utwórz nowego. Jeśli klient jest płatnikiem, odznacz pole wyboru „Płatnik jest taki sam jak klient”.
Jeśli klient nie jest płatnikiem, odznacz to pole wyboru i określ istniejącego płatnika lub utwórz nowego.
Wybierz metodę płatności i w razie potrzeby zmień datę faktury i termin płatności.
W polu "Dodawanie zleceń" wprowadź numer zlecenia i naciśnij Enter. Następnie towary i praca z tego zlecenia zostaną automatycznie dodane do rachunku. Do jednej rachunku można dodać kilka zleceń.
W polu "Dodawanie usług, prac, towarów" możesz wybrać towary i usługi za pomocą wyszukiwania lub utworzyć nowe.
W razie potrzeby ustaw rabat i zostaw komentarz.
Określ odpowiedzialnego menedżera.
Kliknij przycisk "Utwórz".
Tworzenie rachunku ze zlecenia
1. Otwórz wymagane zlecenie na karcie "Płatności i faktury" i kliknij przycisk "+ Rachunek".
Nowa faktura automatycznie doda klienta i płatnika (jeśli zostały określone w zamówieniu), a także usługi i towary z zamówienia. W razie potrzeby można dodać płatnika do faktury, odznaczając pole wyboru „Płatnik jest taki sam jak klient” i wybierając lub tworząc nowego płatnika.
2. Wybierz metodę płatności i w razie potrzeby zmień datę faktury oraz termin płatności faktury.
Możesz również dodać inne zlecenie do tego samego rachunku, wprowadzając numer zlecenia lub kod kreskowy w polu "Dodawanie zleceń" i naciskając przycisk Enter.
3. W polu "Dodawanie usług, prac, towarów" można wybrać dodatkowe towary i usługi.
4. W razie potrzeby wprowadź rabat i komentarz.
5. Określ odpowiedzialnego menedżera.
6. Kliknij przycisk "Utwórz".
Tworzenie rachunku na stronie "Zlecenia"
1. Przejdź do strony "Zlecenia".
2. Użyj pól wyboru, aby wybrać jedno lub więcej zleceń. Następnie kliknij przycisk "Więcej działań", a następnie "Utworzyć rachunek".
3. Określ istniejącego klienta lub utwórz nowego, wybierz metodę płatności i w razie potrzeby zmień datę rachunku.
Jeśli wszystkie wybrane zlecenia mają tego samego klienta, zostaną one automatycznie dodane do rachunku. Jeśli Płatnik został określony w zleceniu, zostanie on wskazany jako płatnik na fakturze. W razie potrzeby można dodać płatnika do faktury, usuwając zaznaczenie pola wyboru „Płatnik jest taki sam jak klient” i wybierając lub tworząc nowego płatnika
4. W polu "Dodawanie zleceń" wprowadź numer zlecenia i naciśnij klawisz Enter. Następnie towary i praca z tego zlecenia zostaną automatycznie dodane do rachunku. Do jednej faktury można dodać kilka zleceń.
5. W polu "Dodawanie usług, prac, towarów" możesz wybrać towary i usługi poprzez wyszukiwanie lub dodać nowe usługi.
6. W razie potrzeby wprowadź rabat i komentarz.
7. Określ odpowiedzialnego menedżera.
8. Kliknij przycisk "Utwórz".
Utworzone rachunki są wyświetlane na stronie "Finanse > Rachunki" i automatycznie otrzymują status "Szkic". Klikając na status, można go zmienić na "Wystawiony", "Opłacono" lub "Odwołano".
Po przejściu do statusu “Opłacono” otwiera się okno tworzenia paragonu.
Należy wybrać formę płatności i kasę dla paragonu. Następnie kliknij przycisk „Utwórz”.
Opłacona faktura zostanie wyświetlona w kasie wraz z numerem faktury, za którą dokonano płatności.
Drukowanie i wysyłanie rachunku
Otwórz okno rachunku. W prawym górnym rogu widoczne są trzy przyciski:
kliknij przycisk drukarki 🖨️, aby wydrukować dokument;
kliknij przycisk eksportu, aby pobrać dokument w formacie .pdf;
kliknij przycisk koperty, aby wysłać wiadomość e-mail z załączonym dokumentem rachunku (automatycznie używany jest adres e-mail z profilu klienta, w razie potrzeby można go zmienić, a także temat lub tekst wiadomości).
Ustawienia rachunku
Szablon numeracji faktur można zmienić na stronie "Ustawienia > Ogólne" w sekcji "Rachunki".
W polu Szablon numeru rachunków można określić nie tylko znaki, ale także różne zmienne:
{C} - licznik konta;
{D} - bieżący dzień;
{M} - bieżący miesiąc;
{Y} - bieżący rok.
Zmienna {C} jest konfigurowalna. Na przykład {C:3} to trzycyfrowy licznik konta z 0 po lewej stronie.
Aby wyzerować licznik lub ustawić własną wartość, kliknij przykładowy numer konta. Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk "Zapisać".
Określa liczbę dni ważności faktury od daty jej wystawienia. Datę wygaśnięcia można zmienić ręcznie podczas tworzenia faktury.
Praca z tabelą faktur
Strona Finanse > Faktury zawiera wszystkie utworzone faktury.
Faktury można filtrować według okresu (można wybrać datę faktury), statusu, klienta, płatnika i menedżera.
Korzystając z ustawień tabeli, można wybrać, które kolumny będą wyświetlane w tabeli faktur i usunąć niepotrzebne.
Tabelę można wyeksportować do komputera jako plik programu Excel. W tym celu kliknij przycisk Akcje i wybierz opcję Eksportuj. Należy pamiętać, że tabela zostanie wyeksportowana zgodnie z określonymi filtrami.
Jak usunąć rachunek?
Aby usunąć rachunek, otwórz go i kliknij przycisk usuwania.
Usunięte rachunki można przywrócić w raporcie "Dziennika zdarzeń".
W tym celu należy wygenerować raport dotyczący zdarzenia "Usunięto fakturę". Znajdź usunięte konto i kliknij przycisk "Odzyskaj".