W niektórych branżach obsługa klienta nie ogranicza się jedynie do sprzedaży towarów lub świadczenia standardowych usług, ale obejmuje pełny proces produkcyjny — przekształcanie poszczególnych materiałów lub komponentów w gotowy produkt. Może to być na przykład montaż komputera, szycie odzieży, produkcja mebli lub naprawa przy użyciu części zamiennych.

Proces ten ma swoją specyfikę: materiały są wypisywane z magazynu, a klient płaci tylko za efekt końcowy. Aby ten łańcuch produkcyjny został prawidłowo odzwierciedlony w systemie, należy odpowiednio skonfigurować proces: utworzyć zestaw produkcyjny, dodać towary i usługi oraz skonfigurować dokumenty drukowane dla klienta.

W tym przewodniku pokażemy kilka scenariuszy automatyzacji zarządzania takim procesem biznesowym w RemOnline.

Rozważmy prostą opcję organizacji produkcji.

Ta opcja jest idealna do prostego rozliczania produkcji bez skomplikowanych ustawień i automatyzacji.

1. Utwórz niezbędne towary i usługi.

2. Na stronie Moja firma > Zestawy utwórz zestaw (na przykład Pakiet serwisowy laptopa).

3. Dodaj do zestawu niezbędne towary i usługi. Możesz użyć cen detalicznych lub ustawić ceny specjalne, jeśli potrzebujesz indywidualnych cen dla tego zestawu.

Po wybraniu tego zestawu w zleceniu ceny wszystkich pozycji w zestawie zostaną automatycznie ustawione na ceny określone podczas tworzenia zestawu.

W razie potrzeby włącz automatyczne odpisywanie dla kategorii, do której należy zestaw: w ten sposób towary zostaną automatycznie odpisane z magazynu po dodaniu zestawu do zlecenia.

Nie jest to jednak obowiązkowe — towary można odpisywać ręcznie na etapie produkcji, kiedy faktycznie rozpoczyna się realizacja zlecenia.

1. Otwórz żądane zlecenie.

2. Przejdź do zakładki Towary i usługi.

3. Dodaj utworzony zestaw.

🛠 Możesz edytować ilość lub cenę dowolnego produktu — suma i zysk zostaną zaktualizowane automatycznie.

1. Przejdź do Ustawienia > Szablony dokumentów i utwórz nowy szablon w grupie dokumentów „Zamówienia i wyceny”.

2. Wypełnij dokument niezbędnymi danymi, a z grupy zmiennych „Tabele” użyj zmiennej {Goods Work Order Table} — tabela ta wyświetla wszystkie towary i usługi. Więcej informacji na temat zmiennych znajdziesz w tym artykule.

❗Ważne: jeśli szablon dokumentu wykorzystuje tabelę zawierającą tylko towary lub tylko usługi, widoczne będą tylko te pozycje. Pozostałe towary/usługi z zestawu nie zostaną wyświetlone, a suma całkowita będzie niekompletna.

Jeśli dla towarów i usług dodanych do zlecenia ustawiono niestandardowe prowizje, system poprawnie obliczy premie dla pracowników, ponieważ ceny takich pozycji w zleceniu są określone poprawnie.

Ta opcja jest odpowiednia, jeśli chcesz pokazać klientowi tylko końcową usługę i ostateczną cenę — bez szczegółowego wyszczególniania towarów użytych do produkcji.

Najpierw musisz utworzyć wszystkie elementy niezbędne do pracy z takimi zleceniami:

1. Przejdź do strony Moja firma > Usługi i utwórz usługę, która będzie wyświetlać gotowy produkt lub końcowy wynik pracy. Na przykład: „Montaż komputera”.

Dla tej usługi określ pełny koszt pracy, w tym cenę wszystkich produktów, które zostaną użyte — czyli ostateczną cenę, którą zapłaci klient. W razie potrzeby określ cenę kosztową tej usługi, z wyłączeniem ceny kosztowej produktów, która zostanie określona bezpośrednio w produktach.

2. Na stronie Moja firma > Towary dodaj wszystkie towary, które składają się na gotowy produkt.

Podczas przyjmowania towarów do magazynu podaj rzeczywistą cenę zakupu, czyli cenę kosztową — zostanie ona automatycznie uwzględniona w raportach. W samym zleceniu dla wszystkich towarów należy podać cenę zerową, ponieważ ich koszt jest już uwzględniony w całkowitym koszcie usługi. Pozwoli to poprawnie obliczyć zysk w zleceniu i raportach, a także premie dla pracowników za zlecenie.

Kolejnym krokiem jest utworzenie zestawu, który dodamy do zlecenia: czyli usługi wraz ze wszystkimi produktami wykorzystywanymi w tej usłudze.

Na stronie Moja firma > Zestawy utwórz zestaw i dodaj do niego wymaganą usługę oraz wszystkie niezbędne produkty.

Ważne: podczas dodawania produktów ustaw cenę zerową, aby cena ta była automatycznie zastępowana podczas dodawania zestawu do zlecenia. Pozwoli to zaoszczędzić czas i wyeliminuje konieczność ręcznej zmiany ceny, zwłaszcza jeśli zestaw zawiera wiele pozycji.

W razie potrzeby możesz również włączyć automatyczne odpisywanie dla kategorii zestawu.

Aby w dokumentach dla klienta wyświetlała się tylko gotowa usługa z ostateczną ceną (bez listy wszystkich użytych towarów), należy skonfigurować szablon:

W ten sposób klient zobaczy w wydrukowanym dokumencie jedną pozycję z ceną końcową, nawet jeśli w zleceniu znajduje się wiele towarów.

Utwórz zlecenie i dodaj do niego wybrany zestaw.

W zakładce „Usługi i towary”, poniżej tabeli dodanych pozycji, zobaczysz:

Z zamówienia można również wydrukować wcześniej utworzony szablon. W tym celu kliknij ikonę drukarki 🖨️, wybierz żądany dokument i kliknij Drukuj. Wyświetli się tylko zakończona usługa wraz z ceną końcową, bez dodatkowych pozycji.

Po zakończeniu pracy nad zleceniem koszty produktów i usług zostaną wyświetlone w raportach, co pozwala również na dokładne odzwierciedlenie ostatecznej kwoty zlecenia i zysku. Koszt produktów i usług zostanie wyświetlony jako zero, ponieważ mają one cenę zerową ustawioną w zleceniach produkcyjnych, jak na przykład w raporcie Zysk ze zleceń.

Jeśli chodzi o obliczanie wynagrodzeń pracowników, premie naliczane w zależności od zysku lub kwoty zlecenia zostaną obliczone poprawnie. Jednak w przypadku niestandardowych prowizji, które zależą od konkretnych produktów lub usług, sytuacja wygląda inaczej.

Ponieważ towary i usługi w takich zleceniach mają cenę zerową, niestandardowe prowizje oparte na procentach ich wartości lub zysku nie mogą być poprawnie obliczone. Dzieje się tak, ponieważ cena kosztowa towarów jest podana, ale brakuje ceny i ilości, co skutkuje ujemnym zyskiem dla każdego towaru lub usługi zawartej w zestawie.

W związku z tym, aby prawidłowo obliczyć premie, stosuje się tylko ogólne zasady dotyczące kwoty zlecenia lub jego zysku, bez uwzględniania konkretnych produktów lub usług, ani niestandardowych prowizji za produkty i usługi o stałej kwocie.

Jeśli pracujesz zgodnie z pierwszym scenariuszem, w którym wszystkie produkty i usługi są dodawane do zlecenia z rzeczywistymi cenami, możesz dowolnie zmieniać ilość lub koszt dowolnego produktu. System automatycznie przeliczy ostateczną kwotę zamówienia — nie musisz tego robić ręcznie.

Jeśli korzystasz z drugiego scenariusza (ceny zerowe dla towarów) to aby po edycji ilości towarów nie przejść na minus, musisz edytować ostateczny koszt usługi.

W tym celu pomnóż całkowity koszt cenowy wszystkich towarów i usług w zamówieniu przez marżę i dodaj tę kwotę do ostatecznego kosztu usługi.

Całkowity koszt można obliczyć za pomocą wzoru:

Aby określić, przez ile należy pomnożyć cenę kosztową, należy podzielić procent marży przez 100 i dodać 1 — na przykład przy marży 150% należy pomnożyć przez 2,5 (150 ÷ 100 + 1 = 1,5 + 1 = 2,5).

Przykład:

Masz zlecenie na sukienkę, a zestaw dla tego zlecenia zawiera następujące towary: nici, materiał, guziki itp. Dodając zestaw do zlecenia, edytujesz ilość towaru w zależności od specyfiki zlecenia. Na przykład, jeśli początkowo określono 1 m materiału, zmieniasz ilość na 5 m. Ponieważ cena materiału w zestawie jest ustawiona na zero, zmieni się tylko jego koszt, a zatem zysk z zamówienia zmniejszy się. To samo dotyczy innych towarów.

Teraz musisz dostosować ostateczny koszt usługi.

Załóżmy, że całkowity koszt zamówienia wynosi 100 euro. Ponieważ marża detaliczna Twojej firmy wynosi 100%, musisz pomnożyć koszt przez dwa. Zatem 100 * 2 = 200.

W związku z tym ostateczny koszt usługi należy zwiększyć o 200 €.

W tym artykule pokazaliśmy trzy wygodne sposoby organizacji procesu produkcyjnego w RemOnline, dzięki którym można łatwo kontrolować wydatki, zyski i premie. Wybierz opcję, która najlepiej pasuje do Twojej firmy!