La clôture des commandes de travail est nécessaire pour connaître les performances globales de l'entreprise et obtenir des états financiers et des analyses corrects.

Les commandes de travail peuvent être terminées soit avec succès (votre entreprise a fourni tous les services et matériaux nécessaires au client), soit sans succès (en cas de refus du client). Dans RemOnline, il existe deux statuts différents : Terminé et Déposé.

Nous vous recommandons de créer plusieurs statuts dans le groupe Déposé avec les raisons les plus courantes de refus (Prix, Qualité, Conditions, etc.).

Il est important de définir un statut correspondant au motif de rejet. Par la suite, vous pourrez consulter les statistiques des commandes de travail rejetées dans le Tableau de bord du gestionnaire sur la page Mon entreprise > Tableau de bord.

Lorsque vous mettez à jour des commandes de travail vers un statut des groupes Terminé ou Déposé , une fenêtre de paiement s'ouvre automatiquement.

Voyons comment les commandes de travail sont terminées dans RemOnline.

Mettez à jour le statut de la commande de travail à un statut du groupe Terminé.

1. Si la commande de travail n'a pas encore été payée ou si le montant du prépaiement est inférieur au montant de la commande de travail, une fenêtre de paiement s'ouvre automatiquement. Sélectionnez une caisse, modifiez la date de la transaction ou commentez, si nécessaire. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également terminer les commandes de travail en dette en sélectionnant l'option Enregistrer pour solde. La montante totale de la commande de travail est déduite du solde du client. Vous pouvez voir la montante imputée dans le profil du client ou sur la page Finance > Soldes de la version web de RemOnline.

Important : Pour pouvoir recevoir des paiements de dettes, les employés doivent avoir le droit « Peut effectuer des paiements sur la dette du client » activé dans les Paramètres de leurs rôles. Vous trouverez plus d'informations sur la manière de traiter les dettes des clients dans cet article.

2. Si la montante du prépaiement est supérieure au montant total de la commande, une fenêtre de remboursement du prépaiement de la commande s'affiche. Sélectionnez une caisse à partir de laquelle vous souhaitez restituer le prépaiement et cliquez sur Enregistrer.

3. Si la montante du prépaiement est égale au montant total de la commande de travail, la commande de travail passera au statut Terminé et vous ne verrez pas la fenêtre de paiement.

Important : Selon la règle de paie Pour la clôture de la commande, RemOnline récompense l'employé qui a changé le statut de la commande de travail en Fermé, pas le caissier !

Fermé ! La commande est terminée et le paiement est déposé dans la caisse ou déduit du solde du client.

Utilisez cette option pour terminer les commandes de travail en cas de refus du client. Il n'est donc pas nécessaire de supprimer une commande qui n'a pas abouti, il suffit de la mettre à jour et de lui attribuer le statut « Déposé ».

Mettez à jour le statut de la commande de travail dans le groupe Déposé.

1. S'il n'y a pas de travaux ou de matériaux dans la commande, le statut sera modifié immédiatement.

2. Si la commande comprend des travaux et des matériaux pour lesquels votre technicien devrait être payé mais que le client refuse de les payer, vous pouvez effectuer un paiement dans une caisse séparée. Vous pouvez appeler cette caisse « Pertes », par exemple. Vous pouvez ensuite сorrectionner le solde de ce client, si vous souhaitez indiquer qu'il vous doit quelque chose.

Fermé ! La commande est déposée et s'affiche sur le Tableau de bord.

3. Il peut arriver que vous effectuiez des services de diagnostic mais que le client refuse d'accepter d'autres services.

Dans ce cas, vous devez créer un statut distinct dans le groupe Terminé (par exemple, « Fermé (Diagnostics) ») et mettre à jour la commande de travail avec ce statut.

Ainsi, vous parviendrez à clôturer la commande parce que le travail initial a été effectué et que la commande est considérée comme réussie. Mais vous comprendrez également que le client a refusé d'acheter d'autres services. Dans le système, vous pouvez sélectionner ces commandes pour un traitement ultérieur à l'aide du filtre. Le solde de ces clients sera également affiché correctement.