Toute entreprise effectue quotidiennement des transactions. Un flux de trésorerie est un journal de caisse qui représente un calendrier avec tous les mouvements financiers, les opérations en espèces et sans espèces, les paiements, les dettes, les crédits et leurs règlements. Nous allons voir tout cela plus en détail en commençant par les caisses.
Vous pouvez créer autant de caisses que nécessaire pour répondre aux besoins de votre entreprise et de votre comptabilité.
Par exemple, vous pouvez classer les caisses par mode de paiement, par opérations « en espèces » et « sans espèces », par type de dépenses et pour toute autre raison (loyer, services publics ou autres dépenses de fonctionnement de votre entreprise, etc.)
Création de nouvelles caisses
Naviguez vers Finances > Paiements pour créer une nouvelle caisse.
1. Appuyez sur le bouton « + Ajouter une caisse ».
2. Complétez le titre de la caisse et sélectionnez le type.
La caisse de l'entreprise est une caisse globale de votre entreprise, disponible pour tous les emplacements, avec l'icône d'un globe terrestre.
La caisse entreprise est couramment utilisée lorsqu'il existe un compte bancaire unique pour tous les emplacements. Dans le cas, par exemple, où deux sites utilisent un seul compte bancaire, il est logique de créer une caisse d'entreprise et de ne donner l'accès aux utilisateurs qu'aux employés correspondants.
La caisse virtuelle est une caisse basée sur l'emplacement et disponible pour un lieu d'activité sélectionné.
Pour gérer une caisse séparément (lorsque tous les paiements liés ne sont pas affichés dans votre rapport financier général), cochez la case « Caisse virtuelle ».
Remarque : les caisses virtuelles ne peuvent pas être utilisées à des fins de comptabilité financière.
3. Pour définir l'option de paiement, faites une sélection entre Espèces et Sans espèces.
Une fois l'option de paiement sélectionnée, une liste des caisses disponibles s'affiche lors des transactions. Si vous sélectionnez les paiements en espèces, seules les caisses pertinentes pour les transactions en espèces seront affichées. Et vice versa.
4. Cliquez sur « Inclure les frais de transaction » pour déduire automatiquement une montante fixe du solde de la caisse enregistreuse pour les paiements vers et depuis la caisse.
Sélectionnez le type de frais de transaction : Revenu ou Frais.
Spécifiez une commission fixe en pourcentage ou en devise.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 conditions de commission.
Chaque commission spécifiée est calculée à partir de la montante totale du paiement et additionnée aux autres. En d'autres termes, pour chaque paiement, il n'y aura qu'une seule facturation de la commission, qui sera reflétée comme une dépense dans le poste de flux de trésorerie « Services de traitement des transactions » avec le commentaire correspondant « Frais de traitement des transactions ».
Par exemple, si vous disposez d'une caisse enregistreuse sans espèces qui traite les paiements via un terminal bancaire, vous pouvez fixer des frais de 2 %. Ainsi, lors du traitement d'un paiement de 110 euros pour une commande ou une vente, des frais de 2,2 euros seront automatiquement enregistrés contre le solde de la caisse enregistreuse. De même, si vous disposez d'une caisse enregistreuse pour l'encaissement des espèces, vous pouvez fixer des frais fixes de 10 €. Quel que soit le montant de la montante, des frais de 10 euros seront enregistrés.
Pour supprimer la taxe créée, placez le curseur dessus et cliquez sur la corbeille.
5. Indiquez les actions autorisées pour cette caisse.
Veuillez noter que ce paramètre est disponible dans les plans Business et Enterprise . Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des actions autorisées avec les caisses, consultez cet article.
6. Accordez l'accès aux employés.
Pour ce faire, allez dans l'onglet « Accès ». Vous y verrez un tableau avec tous les employés actifs.
Dans le plan Business, vous pouvez configurer l'accès des employés aux caisses. En d'autres termes, vous pouvez autoriser les employés à effectuer toutes les opérations spécifiées dans l'onglet « Général » ou configurer un accès individuel pour chaque employé à la même caisse. Pour en savoir plus sur la configuration des paramètres, consultez cet article.
7. Cliquez sur Enregistrer.
Modification d'une caisse
Passez la souris sur la barre des caisses et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit pour modifier la caisse sélectionnée. Saisissez les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer.
Suppression de caisses
Ouvrez la fenêtre de dialogue des caisses (même processus que pour la modification) et cliquez sur l'icône de l'emplacement pour supprimer la caisse sélectionnée.
Rappel: vous ne pouvez supprimer qu'une caisse vide. Créez des dépenses pour mettre la caisse à zéro avant de la supprimer.
Les caisses supprimées peuvent être supprimées dans le rapport du Journal d'activité.
Pour ce faire, générez un rapport pour l'événement « Caisse supprimée ». Recherchez la caisse supprimée et cliquez sur Restaurer.
Positionnement des caisses
RemOnline trie par défaut la liste de vos caisses par ordre croissant de nom. Réorganisez cette liste comme vous le souhaitez en faisant glisser la barre des caisses jusqu'à la position désirée.
Types de transactions
Il existe plusieurs types de transactions de caisse dans RemOnline :
Paiement de la commande est une transaction de revenu automatique générée en recevant le paiement complet de la commande.
Leprépaiement de la commande est une transaction de revenu automatique générée en recevant un prépaiement de la commande.
Remboursement au client est une transaction de dépense automatique générée lors du remboursement d'une commande à un client.
Remboursement du trop-perçu de la commande est une opération de dépense automatique générée par le remboursement au client d'une partie du prépaiement du total de la commande.
Lepaiement de la vente est une transaction de revenu automatique générée par la réception du paiement de la vente.
Lepaiement de retour est une transaction de dépense automatique générée par le retour d'une commande/vente à un client.
Lacomptabilisation des produits est une transaction de dépense automatique générée lors de la réception, ne fonctionne que lorsque la case « Payer à partir de la caisse » est cochée.
Remboursement fournisseur est une transaction de revenu automatique générée lors du paiement d'un fournisseur, ne fonctionne que si la case « Dépôt en caisse » est cochée.
+ Revenu est une transaction de revenu manuelle générée avec le bouton « + Revenu » pour recevoir d'autres paiements.
- Dépense est une transaction manuelle de dépense générée avec le bouton « - Dépense » pour effectuer d'autres paiements.
Letransfert est une transaction manuelle qui déclenche une paire de transactions automatiques (revenu et dépense) générées pour deux caisses différentes lors d'une sélection.
Lepaiement de facture est un reçu d'espèces qui s'affiche automatiquement après la création du reçu lorsque la facture a le statut Payé .
Vous pouvez baliser vos revenus et vos dépenses pour faciliter la recherche et associer les transactions aux espèces correspondantes. Allez à la page « Paramètres > Finances > Comptabilité » et activez la comptabilité des flux de trésorerie. Vous pouvez également ajouter des éléments de flux de trésorerie personnalisés sur cette page.
RemOnline vous permet d'ajouter les opérations de revenus et de dépenses rétroactivement. Le système marque ces entrées avec l'icône « ❗ ». Vous pouvez voir la date réelle de la transaction en survolant l'entrée. RemOnline vous permet de gérer les autorisations des employés pour l'ajout de transactions rétroactivement.
Rapport de caisse
Le rapport de caisse affiche tous les événements de flux de trésorerie de la caisse sélectionnée pour la période spécifiée.
Le rapport de caisse contient les colonnes nom de l'employé responsable, date et heure, commentaire, type de transaction et solde de caisse.
Imprimez votre rapport de caisse ou exportez-le vers un fichier Excel directement dans l'application RemOnline.
Suppression et restauration des transactions
Supprimez toutes les transactions inutiles en double-cliquant sur la transaction et en cliquant sur l'icône de l'emplacement . Vous verrez que les données de la transaction sont désormais barrées, ce qui signifie qu'elles ont été supprimées. La suppression d'une transaction a un impact sur le solde de la caisse.
RemOnline vous permet d'annuler l'opération de suppression. Double-cliquez sur la transaction supprimée et appuyez sur le bouton « Restaurer ». Cette action a également un impact sur le solde de la caisse.
Note : Alors que le solde de la caisse change lors de la suppression et de la restauration d'une transaction, le champ « Solde » de la transaction reste inchangé. Ce champ représente le solde original de la caisse au moment où votre employé a effectué la transaction.