Dans RemOnline, vous pouvez ajouter une ou plusieurs entités juridiques de votre société, ce qui est particulièrement pratique pour les entreprises qui ont plusieurs divisions, des bureaux de représentation, ou qui travaillent avec différentes formes d'imposition. Le fait d'avoir des entités juridiques distinctes dans le système vous permet de gérer les processus financiers de manière flexible, y compris :
générer des factures avec des détails actualisés pour chaque contrepartie ;
insérer automatiquement les données juridiques nécessaires dans les modèles de documents (factures, actes, contrats, etc.) ;
répartir les flux de documents et les analyses entre différents sites ou domaines d'activité ;
maintenir l'ordre et la précision dans la comptabilité.
Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs marques ou qui doivent émettre des documents à partir de différentes entités juridiques en fonction du type de transaction ou de client.
Création d'une entité juridique
Pour ajouter une entité juridique, accédez à Paramètres > Général > Informations sur la société.
1. Cliquez sur le bouton + Entité légale.
2. Remplissez tous les champs obligatoires. Les champs marqués d'un astérisque rouge à côté du nom sont obligatoires.
3. Assurez-vous que tous les champs sont correctement remplis et cliquez sur Créer.
Après avoir créé la première entité juridique, le système vous propose immédiatement de l'affecter à un ou plusieurs emplacements disponibles dans le compte. Pour les entités juridiques suivantes, le lien peut être établi dans les paramètres généraux, dans la section « Entités juridiques », ou directement dans les paramètres de l'emplacement souhaité.
Important : une entité juridique ne peut être utilisée pour la facturation que si elle est liée à au moins un emplacement.
Important : chaque emplacement ne peut être lié qu'à une seule entité juridique. Par conséquent, avant de créer un lien, assurez-vous de sélectionner l'entité juridique appropriée pour chaque emplacement où elle sera utilisée dans les factures et les documents. Cela garantira que les documents sont correctement formatés et évitera des erreurs dans la suite du travail.
Sous les entités juridiques créées, les emplacements auxquels elles sont liées s'affichent.
Modification d'une entité juridique
Une fois qu'une entité juridique a été créée, elle apparaît automatiquement dans la liste générale de toutes les entités juridiques disponibles dans votre compte. Dans cette liste, vous pouvez consulter, modifier ou gérer les détails de chaque entité juridique.
Pour modifier les détails, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne de l'entité juridique concernée : un formulaire d'édition s'ouvre. Vous pouvez y mettre à jour le nom, les détails, les informations de contact ou d'autres paramètres.
Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer afin que les données mises à jour soient appliquées dans le système et utilisées correctement dans les documents financiers.
Pour modifier l'entité juridique associée à un lieu spécifique, accédez à la liste des lieux et double-cliquez sur le lieu souhaité. Dans la fenêtre d'édition, trouvez le champ de sélection d'une entité juridique, ouvrez la liste des options disponibles et sélectionnez la nouvelle entité juridique que vous souhaitez attribuer à ce lieu. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.
Une autre méthode consiste à aller dans Paramètres > Lieux, où vous pouvez effectuer les mêmes actions : ouvrir le lieu souhaité, modifier l'entité juridique associée et confirmer les modifications. Cela vous permet de mettre rapidement à jour les informations en vue d'un travail ultérieur sur les entités juridiques.
Suppression d'une entité juridique
Pour supprimer une entité juridique, allez dans Paramètres > Général > Informations sur la société, sélectionnez l'entité juridique que vous souhaitez supprimer dans la liste des entités juridiques et cliquez dessus deux fois. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Supprimer et confirmez l'action.