Dans certaines entreprises, le service à la clientèle ne se limite pas à la vente de produits ou à la prestation de services standard, mais constitue un processus de production à part entière - lorsque des matériaux ou des composants individuels sont transformés en un produit fini. Il peut s'agir, par exemple, d'assembler un ordinateur, de coudre des vêtements, de fabriquer des meubles ou de réparer un objet à l'aide de pièces détachées.

Ce processus a ses propres spécificités : les matériaux sont sortis du stock et le client ne paie que pour le résultat final. Pour que cette chaîne de production soit correctement reflétée dans le système, vous devez configurer le processus correctement : créer un lot de production, ajouter des produits et des services, et configurer des documents imprimés pour le client.

Dans ce guide, nous allons vous présenter plusieurs scénarios pour automatiser la gestion d'un tel processus de production dans RemOnline.

Considérons une option simple d'organisation de la production.

Cette option est idéale pour une comptabilité de production simple, sans paramètres complexes ni automatisation.

1. Créez les produits et services nécessaires.

2. Sur la page Mon entreprise > Lots, créez un lot (par exemple, Laptop Service Package).

3. Ajoutez les produits et services nécessaires au lot. Vous pouvez utiliser les prix de détail ou définir des prix spéciaux si vous avez besoin de prix individuels pour ce lot.

Lorsque cette offre est sélectionnée dans une commande, les prix de tous les articles du lot sont automatiquement fixés aux prix que vous avez spécifiés lors de la création de l'offre.

Si nécessaire, activez la sortie de stock automatique pour la catégorie à laquelle appartient le lot : ainsi, les produits seront automatiquement sortis du stock lorsque le lot est ajouté à une commande.

Cette option n'est toutefois pas obligatoire : vous pouvez procéder à une sortie de stock manuelle au stade de la production, lorsque le travail sur la commande commence réellement.

1. Ouvrez la commande souhaitée.

2. Allez dans l'onglet Produits et services.

3. Ajoutez le lot créé.

🛠 Vous pouvez modifier la quantité ou le prix de n'importe quel article - le total et le bénéfice seront mis à jour automatiquement.

1. Allez dans Paramètres >Modèles d'impression et créez un nouveau modèle dans le groupe de documents « Commandes et devis ».

2. Remplissez le document avec les données nécessaires et, à partir du groupe de variables « Tableaux », utilisez la variable {Goods Work Order Table} - ce tableau affiche tous les produits et services. Pour plus d'informations sur les variables, voir cet article.

❗Important : si le modèle de document utilise un tableau contenant uniquement des produits ou uniquement des services, seuls ces articles seront visibles. Les autres produits/services du lot ne seront pas affichés et la somme totale apparaîtra incomplète.

Si des commissions exceptionnelles sont définies pour les produits et les services lorsqu'ils sont ajoutés à une commande, le système calculera correctement les bonus pour les employés, car les prix de ces articles dans la commande sont spécifiés correctement.

Cette option convient si vous souhaitez montrer au client uniquement le service final et le prix final, sans détailler les produits utilisés dans la production.

Tout d'abord, vous devez créer tous les composants nécessaires pour travailler avec de telles commandes :

1. Allez sur la page Mon entreprise > Services et créez un service qui affichera le produit fini ou le résultat final du travail. Par exemple : « Assemblage d'ordinateurs » : « Assemblage d'ordinateurs ».

Pour ce service, indiquez le prix complet du travail, y compris le prix de tous les produits qui seront utilisés - c'est-à-dire le prix final que le client paiera. Si nécessaire, précisez le prix de revient de ce service, à l'exclusion du prix de revient des produits, qui sera spécifié directement dans les produits.

2. Sur la page Mon entreprise > Produits, ajoutez tous les produits qui composent votre produit fini.

Lors de la réception des produits dans l'Inventaire, indiquez le prix d'achat réel, c'est-à-dire le prix de revient - il sera automatiquement repris dans les rapports.

Dans la commande elle-même, vous utiliserez un prix zéro pour tous les produits, car leur coût est déjà inclus dans le coût total du service. Cela vous permet de calculer correctement le bénéfice dans la commande et les rapports, ainsi que les bonus pour les employés pour la commande.

L'étape suivante consiste à créer un lot que nous ajouterons à la commande : c'est-à-dire le service ainsi que tous les produits utilisés dans ce service.

Sur la page Mon entreprise > Lots, créez un lot et ajoutez-y le service requis et tous les produits nécessaires.

Important : définissez un prix zéro pour les produits lorsque vous les ajoutez afin que ce prix soit automatiquement substitué lors de l'ajout du lot à une commande. Cela permet d'enregistrer des gains de temps et d'éviter de modifier le prix manuellement, en particulier si le lot contient de nombreux articles.

Vous pouvez également activer la sortie de stock automatique pour la catégorie de lot si nécessaire.

Pour garantir que seul le service fini avec le prix final (sans liste de tous les produits utilisés) est affiché dans les documents destinés au client, vous devez configurer le modèle :

De cette façon, le client verra un seul article avec le prix final dans le document imprimé, même s'il y a en réalité de nombreux produits dans la commande.

Créez une commande et ajoutez-y le lot souhaité.

Dans l'onglet « Services et produits », sous le tableau des articles ajoutés, vous verrez :

Vous pouvez également imprimer un modèle créé précédemment à partir de la commande. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de l'imprimante 🖨️, sélectionnez le document souhaité et cliquez sur Imprimer. Il n'affichera que le service fini avec le prix final, sans les articles supplémentaires.

Après avoir terminé le travail sur une commande, les coûts des produits et des services seront affichés dans les rapports, ce qui vous permet également de refléter avec précision la montante finale de la commande et le bénéfice. Le prix des produits et des services sera affiché à zéro, puisque leur prix est nul dans les commandes de production, comme c'est le cas, par exemple, dans le rapport Profit des commandes de travail.

En ce qui concerne le calcul des salaires des employés, les bonus accumulés en fonction du bénéfice ou de la montante de la commande seront calculés correctement. Cependant, pour les commissions exceptionnelles qui dépendent de produits ou de services spécifiques, la situation est différente.

Étant donné que les produits et services de ces commandes ont un prix nul, les commissions exceptionnelles basées sur un pourcentage de leur valeur ou du bénéfice ne peuvent pas être calculées correctement. En effet, le prix de revient des produits est présent, mais le prix et la montante sont absents, ce qui se traduit par un bénéfice négatif pour chaque produit ou service inclus dans le lot.

Ainsi, pour le calcul correct des bonus, seules les règles générales relatives au montant de la commande ou à sa montante, sans tenir compte des produits ou services spécifiques, ni de la commission exceptionnelle pour les produits et services à montant fixe, sont utilisées.

Si vous travaillez selon le premier scénario, où tous les produits et services sont ajoutés à la commande avec des prix réels, vous pouvez modifier librement la quantité ou le prix de n'importe quel article. Le système recalculera automatiquement la montante finale de la commande - vous n'avez pas besoin de le faire manuellement.

Si vous utilisez le deuxième scénario (prix zéro pour les produits), pour ne pas passer dans le rouge après avoir modifié la quantité de produits, vous devez modifier le coût final du service.

Pour ce faire, multipliez le prix de revient total de tous les produits et services de la commande par la marge bénéficiaire et ajoutez cette montante au coût final du service.

Le coût total peut être calculé à l'aide de la formule suivante :

Pour déterminer par combien multiplier le prix de revient, divisez le pourcentage de la marge bénéficiaire par 100 et ajoutez 1 - par exemple, avec une marge bénéficiaire de 150 %, multipliez par 2,5 (150 ÷ 100 + 1 = 1,5 + 1 = 2,5).

Par exemple :

Vous avez une commande pour une robe, et les produits suivants sont inclus dans le lot pour cette commande : fil, tissu, boutons, etc. Lorsque vous ajoutez un lot à une commande, vous modifiez la quantité du produit en fonction des spécificités de la commande. Par exemple, si 1 m de tissu est initialement spécifié, vous modifiez la quantité à 5 m. Étant donné que le prix du tissu dans le lot est fixé à zéro, seul son prix revient changera, et donc le bénéfice sur la commande diminuera. Il en va de même pour les autres produits.

Vous devez maintenant ajuster le coût final du service.

Supposons que le prix revient total de la commande soit de 100 €. La marge bénéficiaire de votre entreprise étant de 100 %, vous devez multiplier le coût par deux. Ainsi, 100 * 2 = 200.

Le coût final du service devra donc être augmenté de 200 €.

Dans cet article, nous vous avons montré trois façons pratiques d'organiser le processus de production dans RemOnline afin que vous puissiez facilement contrôler vos dépenses, vos profits et vos bonus. Choisissez l'option qui convient le mieux à votre entreprise !