L'automatisation de la collecte des données des clients simplifie considérablement le travail de votre entreprise. Grâce à l'intégration de Google Forms et de Zapier, vous pouvez créer automatiquement des clients dans RemOnline sans saisie manuelle de données. Dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment configurer un formulaire Google, le connecter à RemOnline via Zapier et transférer des données vers votre système CRM rapidement et avec précision.

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1. Accédez à Google Forms.

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2. Créez un formulaire avec quelques questions de base pour collecter les informations nécessaires à la création d'un client.

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Étant donné que Zapier vous permet uniquement de transférer des informations vers les champs du système, vous n'avez pas besoin de créer des formulaires comportant de nombreuses questions.

Si vous avez des champs personnalisés obligatoires, vous devrez les rendre non obligatoires, car vous ne pourrez pas transférer ces données via Zapier et, par conséquent, aucun client ne sera créé. Si certains champs système sont obligatoires, vous devez absolument ajouter une question correspondante à votre formulaire Google.

Voici une liste des données que vous devez collecter :

Les données suivantes sont standard pour les formulaires clients et peuvent être transférées via cette intégration, nous vous recommandons donc de les demander également, surtout si elles sont définies comme obligatoires dans votre formulaire client :

💡 Conseils

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1. Rendez ces champs obligatoires.
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2. Nous vous recommandons de préciser dans les questions du formulaire Google, ou dans la description de la question, le format dans lequel les données de numéro de téléphone et d'email doivent être saisies. Par exemple :

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Veuillez noter que le numéro de téléphone doit être saisi au format international avec le code du pays, c'est-à-dire au format suivant : +440675676767.
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Une fois le formulaire créé, remplissez-le avec les données correctement formatées afin qu'il soit facile de faire correspondre ces données avec celles de RemOnline lors de la configuration de la connexion.

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L'étape suivante consiste à configurer la connexion.

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1. Allez dans Paramètres > Intégrations > Zapier et cliquez sur Apprendre comment.

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2. Connectez-vous à votre compte Zapier.

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3. Trouvez la connexion « Generate new RemOnline clients from new Google Forms responses » et cliquez sur Use this workflow.

Cliquez sur le bloc Google Forms et remplissez les champs comme suit :

Cliquez sur Continue.

Dans le champ Form, sélectionnez le formulaire Google que vous avez créé. Si vous venez de le créer et qu'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Refresh results.
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Cliquez sur Continue.

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Cliquez sur Test trigger.

Plusieurs enregistrements de votre formulaire complété s'affichent ici. Nous vous recommandons de sélectionner l'enregistrement que vous avez créé lors du test du formulaire à l'étape 1.

Cliquez ensuite sur Continue with selected record.
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Si vous n'avez pas d'enregistrement de ce type, vous pouvez modifier celui qui a été créé automatiquement.

Pour ce faire, cliquez sur l'enregistrement, puis sur Edit, et apportez les modifications nécessaires dans les champs dont vous avez besoin (assurez-vous que l'email et le numéro de téléphone sont au bon format).

L'enregistrement modifié apparaît dans la liste. Sélectionnez-le et cliquez sur Continue with selected record.

Cliquez sur le bloc RemOnline et remplissez les champs requis :

Si vous n'avez pas encore créé de connexion entre RemOnline et Zapier à l'aide d'une clé API, alors :

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1. Cliquez sur + Connect a new account.
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2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, collez la clé API, que vous pouvez copier dans RemOnline sur la page Paramètres > API.

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3. Cliquez sur Yes, continue to Remonline et sélectionnez ce compte dans le champ.

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Cliquez sur Continue.

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Ici, vous devez faire correspondre les champs de votre formulaire Google aux champs de la fiche client dans RemOnline.

Pour ce faire, cliquez sur le champ requis, puis appuyez sur le symbole « / » du clavier ou sur « + » dans le champ et trouvez la question et la réponse de votre formulaire qui correspondent au champ dans la liste de données. Par exemple, dans

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Par exemple, dans le champ Email, sélectionnez la question avec la réponse concernant l'email.

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☝️ Veillez à remplir le champ First name, car sans lui, vous ne pouvez pas créer de client.

Il y a également des champs système ici que vous remplissez directement dans le système RemOnline, tels que les remises client, la case à cocher Conflict, la case à cocher Supplier, etc. Par conséquent, ces champs peuvent être laissés sans aucune donnée.
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Cependant, si vous prévoyez d'utiliser ce formulaire uniquement pour les fournisseurs, ou dans le cadre d'une campagne marketing spécifique (par exemple, sur votre site web), vous pouvez définir des valeurs standard dans les champs dont vous avez besoin.

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Par exemple, sélectionnez l'option « Site Web » dans le champ « Source marketing » si le lien vers ce formulaire n'est disponible que sur votre site Web.

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Après avoir rempli les champs nécessaires, cliquez sur Continue.

Cliquez sur Test step pour tester la connexion. Cette étape est facultative, mais vous pourrez vérifier immédiatement si tout fonctionne correctement et si le client sera créé dans RemOnline.

Si tout est correctement configuré, un client avec vos données de test sera créé dans RemOnline.

Si des champs sont manquants ou si les données sont incorrectes (par exemple, un email au mauvais format), Zapier l'affichera et vous pourrez vérifier que toutes les données sont correctes.
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Une fois les paramètres définis, cliquez sur Publish.

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C'est terminé ! Votre connexion a été créée avec succès ! Désormais, chaque fois que vous remplirez un formulaire dans RemOnline, un client sera créé avec les données appropriées.

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🔎 Pour en savoir plus sur les autres flux de travail possibles et sur la manière de les utiliser, consultez cet article.