QuickBooks Online es un software de contabilidad para pequeñas empresas que facilita la gestión de libros, gastos, facturas, etc.

La integración con QuickBooks permite a los usuarios de RemOnline:

1. Vaya a la página Ajustes > Integraciones, busque QuickBooks Online en Facturación y haga clic en Configurar.

2. Marque Integración habilitada.

3. Si es necesario, active la casilla "Crear nuevos clientes en QuickBooks". RemOnline comprueba si existe un cliente en QuickBooks por e-mail. Si dicho cliente ya existe, entonces se creará una factura. Si no hay ningún cliente con este e-mail, entonces se creará automáticamente en QuickBooks.

Por favor, tenga en cuenta que si tiene la casilla "Crear nuevos clientes en QuickBooks" desmarcada y el cliente de la órden de trabajo/factura no está en QuickBooks, entonces dicha órden de trabajo/factura no será enviada a QuickBooks.

Para que los documentos se envíen automáticamente a la cuenta de QuickBooks, debe seleccionar el estado de envío automático a QuickBooks Online.

Actualmente, puede configurar el envío automático para facturas y órdenes.

A continuación puede configurar el envío automático por estado. Seleccione un estado de factura. Como resultado, cada factura que pase al estado especificado se enviará automáticamente a QuickBooks.

También puede activar el envío manual de facturas/órdenes de trabajo. Para ello, marque la casilla "Permitir envío manual". Como resultado, aparecerá un botón "Enviar a Quickbooks" en cada factura/orden de trabajo en RemOnline para su envío manual.

En la columna "Código fiscal en QuickBooks Online", escriba la palabra TAX. En la columna "Código fiscal en RemOnline", seleccione el impuesto correspondiente del sistema RemOnline. Le recordamos que puede añadir y ajustar impuestos en la página Ajustes > Finanzas > Impuestos.

En la columna "Código fiscal en QuickBooks", escriba el nombre del impuesto del sistema QuickBooks. El nombre del impuesto se puede encontrar en su perfil personal en la página de Impuestos.

En la columna "Código fiscal en RemOnline", seleccione el impuesto correspondiente del sistema RemOnline. Le recordamos que puede añadir y ajustar impuestos en la página Ajustes > Finanzas > Impuestos.

Importante: Los impuestos en QuickBooks deben ser del tipo Sales para que la integración funcione correctamente.

Si utiliza más de un impuesto, haga clic en el botón + Añadir impuesto y ajuste la correspondencia.

6. Haga clic en Guardar. Enhorabuena, la configuración se ha completado y ahora puede pasar al siguiente paso: la autorización.

1. Vaya a su perfil de usuario en Datos personales y haga clic en el botón Conectar junto a QuickBooks.

2. Inicie sesión en su cuenta de QuickBooks.

Si tiene más de una empresa en QuickBooks, seleccione la necesaria. Sólo puede conectarse a una empresa de QuickBooks a la vez. Siempre podrá salir de una empresa y entrar en otra para enviar una factura.

Después, verá que QuickBooks se ha conectado correctamente.

Importante: Si desea que sus empleados también puedan utilizar la integración y enviar facturas a QuickBooks, cada empleado deberá iniciar sesión en su cuenta.

Dependiendo de las opciones que seleccione en la ventana de configuración de la integración, las facturas u órdenes de trabajo de RemOnline se envían automática o manualmente a QuickBooks.

Puede ver estas facturas en la página Get paid & pay > Invoices.

Si ya se ha enviado una factura de QuickBooks, verá una advertencia cuando intente hacerlo de nuevo manualmente o automáticamente desde RemOnline.

Haga clic en Actualizar para que se borren los datos de la factura anterior y se actualicen completamente con los nuevos datos. Haga clic en Crear nueva para conservar los datos de la factura anterior y crear una nueva factura (con un nuevo número) en QuickBooks.

QuickBooks tiene un sistema de numeración por defecto, en el que cada factura creada o transferida, independientemente de su tipo (Factura de Orden o simplemente Factura) se numera secuencialmente, empezando por 1001.
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Por ejemplo, si envía una Factura de Orden y después una Factura a QuickBooks, se numerarán 1001 y 1002 respectivamente.
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Desafortunadamente, no hay ajustes que permitan transferir documentos de RemOnline a QuickBooks guardando su numeración. Sin embargo, puede ajustar los parámetros en QuickBooks para poder editar los números de las facturas usted mismo.
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Para permitir ajustar el número de Factura en cada documento transferido:
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1. Vaya a Ajustes > Cuenta y Ajustes.

2. Abra la sección Ventas.
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3. Active la opción Números de transacción personalizados y haga clic en Hecho para guardar los ajustes.

Ahora cada nuevo documento, transferido desde RemOnline a QuickBooks no tendrá un número, pero podrá cambiarlo por cualquier número que necesite, incluyendo su correspondencia con el número de pedido/factura en RemOnline .
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Para ello, basta con abrir la factura, editar el campo Número de factura y guardar la factura.
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Los productos y servicios se buscan por nombre, ya que el nombre es un identificador único.

Si ya tiene todos los servicios y productos creados en QuickBooks, le recomendamos exportarlos e importarlos a RemOnline.

Tenga en cuenta que los productos y servicios se importan desde las páginas Mi empresa > Productos y Mi empresa > Servicios.

Si no tiene productos y servicios creados en QuickBooks, se crearán automáticamente en QuickBooks cuando transfiera facturas desde RemOnline.

Tenga en cuenta que para estos productos se crea automáticamente una cuenta de Ingresos — Sale. Esto significa que debe tener una cuenta de Ingresos con nombre Sale en QuickBooks. De lo contrario, se producirá un error al transferir nuevos productos desde una factura / órden de trabajo y la factura no será enviada a QuickBooks.

Si por alguna razón usted no tiene tal cuenta de Ingresos en su lista, siempre puede crear una en la sección de Chart of accounts.

Siempre puede encontrar este producto o servicio en QuickBooks y cambiar la cuenta de ingresos (Income account).