En RemOnline, puede añadir una o más entidades jurídicas de su empresa, lo que resulta especialmente conveniente para empresas que tienen varias divisiones, oficinas de representación o trabajan con diferentes formas de tributación. Tener entidades legales separadas en el sistema le permite gestionar de forma flexible los procesos financieros, incluyendo:
generar facturas con los datos actualizados de cada contraparte;
insertar automáticamente los datos jurídicos necesarios en plantillas de documentos (facturas, actas, contratos, etc.);
distribuir el flujo de documentos y los análisis entre distintas ubicaciones o áreas de negocio;
mantener el orden y la precisión en la contabilidad.
Esto es especialmente relevante para las empresas que trabajan con varias marcas o que necesitan emitir documentos desde distintas entidades jurídicas en función del tipo de transacción o cliente.
Creación de una entidad jurídica
Para añadir una entidad jurídica, vaya a Ajustes > General > Información de la empresa.
1. Haga clic en el botón + Entidad legal.
2. Rellene todos los campos obligatorios. Los campos marcados con un asterisco rojo junto al nombre son obligatorios.
3. Asegúrese de que todos los campos están rellenados correctamente y haga clic en Crear.
Después de crear una entidad jurídica, el sistema le pedirá que la asigne a una o más ubicaciones disponibles en su cuenta. Esto es importante porque una entidad jurídica solo puede utilizarse para facturar si está vinculada al menos a una ubicación.
Al mismo tiempo, recuerde que cada ubicación sólo puede vincularse a una entidad jurídica. Por lo tanto, antes de vincular, asegúrese de seleccionar la entidad jurídica adecuada para cada ubicación en la que se utilizará en facturas y documentos. Esto garantizará la corrección de los documentos y evitará errores en el trabajo posterior.
Debajo de las entidades jurídicas creadas se muestran los documentos a los que están vinculadas.
Editar una entidad jurídica
Una vez creada una entidad jurídica, aparece automáticamente en la lista general de todas las entidades jurídicas disponibles en su cuenta. En esta lista, puede ver, editar o gestionar los detalles de cada entidad jurídica.
Para modificar los datos, haga doble clic en la línea correspondiente a la persona jurídica y se abrirá un formulario de edición. Aquí puede actualizar el nombre, los detalles, la información de contacto u otros parámetros.
Después de realizar todos los cambios necesarios, no olvide hacer clic en el botón Guardar para que los datos actualizados se apliquen en el sistema y se utilicen correctamente en los documentos financieros.
Para cambiar la entidad jurídica asociada a una ubicación específica, vaya a la lista de ubicaciones y haga doble clic en la ubicación deseada. En la ventana de edición, busque el campo para seleccionar una entidad jurídica, abra la lista de opciones disponibles y seleccione la nueva entidad jurídica que desea asignar a esta ubicación. A continuación, haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios.
Un método alternativo es ir a Ajustes > Ubicaciones, donde puede realizar las mismas acciones: abrir la ubicación deseada, cambiar la entidad jurídica asociada y confirmar los cambios. Esto le permite actualizar rápidamente la información para futuros trabajos relacionados con entidades jurídicas.
Eliminar una entidad jurídica
Para eliminar una entidad jurídica, vaya a Ajustes > General > Información de la empresa, seleccione la entidad jurídica que desea eliminar de la lista de entidades jurídicas y haga doble clic sobre ella. En la nueva ventana, haga clic en Eliminar y confirme la acción.