QuickBooks Online ist eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, mit der sich Bücher, Ausgaben, Rechnungen usw. einfach verwalten lassen.
Die Integration mit QuickBooks bietet RemOnline-Benutzern folgende Vorteile:
Automatisches Anlegen neuer Kunden aus RemOnline in QuickBooks
Automatische oder manuelle Synchronisierung von RemOnline-Aufträgen und -Rechnungen mit QuickBooks
Abgleich von Steuern in RemOnline und QuickBooks
Aktualisierung der bereits in QuickBooks erstellten Rechnungen aus RemOnline mit nur einem Klick
automatisches Speichern von Produkten und Diensten aus RemOnline-Aufträgen oder Rechnungen in QuickBooks
Schritt 1. Einrichten und Aktivieren der Quickbooks-Integration in RemOnline
1. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Integrationen, suchen Sie Quickbooks und klicken Sie auf Konfigurieren.
2. Aktivieren Sie Integration aktiviert.
Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Neue Kunden in QuickBooks erstellen”. RemOnline überprüft per E-Mail, ob ein Kunde in Quickbooks vorhanden ist. Wenn ein solcher Kunde bereits existiert, wird nur eine Rechnung erstellt. Wenn kein Kunde mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird automatisch ein neuer Kunde in Quickbooks zusammen mit der Rechnung erstellt.
Bitte beachten Sie: Wenn das Kontrollkästchen „Neue Kunden in QuickBooks erstellen” deaktiviert ist und der Kunde aus dem Auftrag/der Rechnung nicht in Quickbooks vorhanden ist, wird ein solcher Auftrag/eine solche Rechnung nicht an Quickbooks gesendet.
Einstellungen für den Dokumentversand
Damit Dokumente automatisch an das QuickBooks-Konto gesendet werden, müssen Sie den Status für den automatischen Versand an QuickBooks Online auswählen.
Derzeit können Sie den automatischen Versand für Rechnungen und Aufträge einrichten.
Sie können den automatischen Versand nach Status unten einrichten. Wählen Sie dazu einen Rechnungs-/Auftragsstatus aus. Dadurch wird jede Rechnung oder jeder Auftrag, den Sie in den angegebenen Status verschieben, automatisch an Quickbooks gesendet.
Sie können auch den manuellen Versand von Rechnungen/Aufträgen aktivieren. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Manuelle Sendung erlauben”. Daraufhin wird in RemOnline auf jeder Rechnung/jedem Auftrag eine Schaltfläche „An Quickbooks senden” für den manuellen Versand angezeigt.
Steuerzuordnung
Für Benutzer in den USA
Geben Sie in der Spalte „Steuercode in Quickbooks Online” das Wort „Steuer” ein.
Wählen Sie in der Spalte „Steuercode in RemOnline” die entsprechende Steuer aus dem RemOnline-System aus. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie auf der Seite „Einstellungen > Finanzen” Steuern hinzufügen und anpassen können.
Für Benutzer aus anderen Ländern
Geben Sie in der Spalte „Steuercode in Quickbooks Online“ den Steuercode aus dem Quickbooks-System ein. Den Steuercode finden Sie in Ihrem persönlichen Profil auf der Seite „Steuern“.
Wählen Sie in der Spalte „Steuercode in RemOnline“ die entsprechende Steuer aus dem RemOnline-System aus. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie auf der Seite „Einstellungen > Finanzen“ Steuern hinzufügen und anpassen können.
Wichtig: Damit die Integration korrekt funktioniert, müssen Steuern in Quickbooks vom Typ Verkäufe sein. Dies kann beim Hinzufügen einer neuen Steuer auf der Seite Steuern festgelegt werden.
Wenn Sie mehr als eine Steuer verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche + Steuer hinzufügen und passen Sie die Zuordnung an.
6. Klicken Sie auf Speichern. Herzlichen Glückwunsch, die Konfiguration ist abgeschlossen und Sie können nun mit dem nächsten Schritt fortfahren – der Autorisierung.
Schritt 2. Richten Sie das QuickBooks-Konto ein
Übertragung von Produkten und Diensten aus RemOnline-Rechnungen/Aufträgen zu Quickbooks
Produkte und Dienste werden anhand ihres Namens gesucht, da dieser eine eindeutige Kennung darstellt.
Wenn Sie bereits alle Dienste und Produkte in Quickbooks angelegt haben, empfehlen wir, diese zu exportieren und in RemOnline zu importieren.
Beachten Sie, dass Si Produkte und Dienste über die Seiten „Mein Unternehmen > Produkte” und „Mein Unternehmen > Dienste” importieren.
Wenn Sie keine Produkte und Dienstleistungen in Quickbooks angelegt haben, werden diese automatisch in Quickbooks angelegt, wenn Sie Rechnungen aus RemOnline übertragen.
Bitte beachten Sie, dass Sie in Quickbooks ein Ertragskonto (Income account) mit dem Namen Verkauf haben müssen, damit die Rechnungen korrekt übertragen werden können.
Andernfalls tritt bei der Übertragung neuer Produkte aus einer Rechnung/einem Auftrag ein Fehler auf und die Rechnung wird nicht an Quickbooks gesendet.
Wenn Sie aus irgendeinem Grund kein solches Einnahmenkonto in Ihrer Liste haben, können Sie jederzeit eines im Abschnitt Kontenplan (Chart of accounts) erstellen.
Später können Sie dieses Produkt oder diese Dienstleistung jederzeit in Quickbooks finden und das Ertragskonto (Income account) ändern.
Rechnungsnummerierung
QuickBooks verfügt über ein Standardnummerierungssystem, bei dem jede erstellte oder übertragene Rechnung, unabhängig von ihrem Typ (Auftragsrechnung oder nur Rechnung), fortlaufend nummeriert wird, beginnend mit 1001.
Wenn Sie beispielsweise eine Auftragsrechnung und anschließend eine Rechnung an QuickBooks senden, werden diese mit 1001 und 1002 nummeriert.
Leider gibt es keine Einstellungen, mit denen Sie Dokumente aus RO App an QuickBooks übertragen und dabei ihre Nummerierung beibehalten können. Sie können jedoch die Einstellungen in QuickBooks so anpassen, dass Sie Rechnungsnummern selbst bearbeiten können.
So ermöglichen Sie die Anpassung der Rechnungsnummer bei jedem übertragenen Dokument:
1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konto und Einstellungen.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Verkäufe.
3. Aktivieren Sie Benutzerdefinierte Transaktionsnummern (Custom transaction numbers) und klicken Sie auf Fertig, um die Einstellung zu speichern.
Jetzt hat jedes neue Dokument, das von RemOnline zu QuickBooks übertragen wird, keine Nummer mehr, aber Sie können sie in eine beliebige Nummer ändern, einschließlich der Anpassung an die Auftrags-/Rechnungsnummer in RemOnline.
Öffnen Sie dazu einfach die Rechnung, bearbeiten Sie das Feld Rechnungsnummer (Invoice No.) und speichern Sie die Rechnung.
Wichtige Punkte zur Einrichtung von QuickBooks
🟢 Vergewissern Sie sich, dass ein Ertragskonto mit dem Namen „Verkauf” vorhanden ist, um Übertragungsfehler zu vermeiden.
🟢 Verwenden Sie in QuickBooks nur Steuern vom Typ „Verkäufe”, um eine ordnungsgemäße Integration zu gewährleisten.
🟢 Aktivieren Sie Benutzerdefinierte Transaktionsnummern (Custom transaction numbers) unter Einstellungen > Konto und Einstellungen > Verkäufe, um Rechnungsnummern manuell so zu bearbeiten, dass sie mit denen von RemOnline übereinstimmen.
Schritt 3. Anmelden und Quickbooks mit RO App verbinden
1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil unter Persönliche Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren neben Quickbooks.
2. Melden Sie sich bei Ihrem Quickbooks-Konto an.
Wenn Sie mehr als ein Unternehmen in Quickbooks haben, wählen Sie das gewünschte aus. Sie können jeweils nur mit einem Quickbooks-Unternehmen verbunden sein. Sie können sich jederzeit von einem Unternehmen abmelden und bei einem anderen anmelden, um eine Rechnung zu versenden.
Danach sehen Sie, dass Quickbooks erfolgreich verbunden ist.
Wichtig: Wenn Sie möchten, dass auch Ihre Mitarbeiter die Integration nutzen und Rechnungen an Quickbooks senden können, muss jeder Mitarbeiter in seinem Konto angemeldet sein.
So funktioniert
Je nach den Optionen, die Sie im Fenster „Integrationseinstellungen“ auswählen, werden Rechnungen oder Aufträge aus RemOnline automatisch oder manuell an Quickbooks gesendet.
Sie können diese Rechnungen auf der Seite „Verkäufe > Rechnungen“ einsehen.
Die folgenden Informationen werden von RemOnline an QuickBooks-Rechnungen übertragen:
Kunde: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
Wenn der Kunde gemäß Ihren Einstellungen in QuickBooks angelegt ist, wird zusätzlich die Telefonnummer in das Kundenprofil in QuickBooks übertragen.
Produkte & Dienste: Name des Produkts oder der Dienstleistung, Menge, Preis, Betrag, Steuern.
Wichtig: Die maximale Länge des Produkt-/Dienstleistungsnamens in Quickbooks sollte 100 Zeichen nicht überschreiten. Quickbooks akzeptiert die Anfrage nicht, wenn die Übertragung auf eine Rechnung mit einem Produkt- oder Dienstleistungsnamen erfolgt, der die folgenden Zeichen enthält / oder :
Wenn bereits eine Quickbooks-Rechnung gesendet wurde, wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie versuchen, dies erneut manuell oder automatisch über die RO App zu tun.
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die vorherigen Rechnungsdaten zu löschen und vollständig mit den neuen Daten zu aktualisieren. Klicken Sie auf Neu erstellen, um die vorherigen Rechnungsinformationen beizubehalten und eine neue Rechnung (mit einer neuen Nummer) in Quickbooks zu erstellen.
