Verwenden Sie den Kontaktimport in RO App, um:

Wenn Sie bereits über einen Kundenstamm in einem anderen System verfügen, können Sie diesen in RO App importieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Import. Klicken Sie anschließend auf „Importvorlage”, um eine Beispieldatei für den Import Ihrer Kontakte herunterzuladen.

Schritt 2. Laden Sie die heruntergeladene Excel-Datei und speichern Sie sie.

Wichtig: Sie dürfen die Namen und das Layout der Spalten in der Tabelle nicht ändern, da RO App sie sonst nicht korrekt lesen und laden kann.

Eine Datei kann bis zu 5000 Zeilen enthalten!

Sehen wir uns den Inhalt der Datei an.

Kontakt-ID ist eine eindeutige Kennung für den Kontakt.

Wenn Sie neue Kontakte erstellen, die nicht in der RO App-Datenbank gespeichert sind, lassen Sie diese Spalte leer. Nach dem Herunterladen der Datei werden die IDs der Kontakte automatisch generiert und beim Exportieren der Kontaktdatenbank angezeigt.

Name — der Name des Unternehmens, der angegeben werden sollte, wenn es sich bei diesem Kontakt um ein Unternehmen/eine Organisation handelt. Wenn es sich bei dem Kontakt um eine Person handelt, lassen Sie dieses Feld leer.

Telefon ist die Telefonnummer des Kontakts, die Spalte ist nicht obligatorisch.

Bitte beachten Sie, dass die Nummer im gleichen Format wie im Dateibeispiel eingegeben werden muss. Wenn Sie mehr als eine Nummer hinzufügen müssen, trennen Sie diese durch ein Komma.

Adresse ist die Adresse des Kontakts, die Spalte ist nicht obligatorisch.

E-Mail ist die E-Mail-Adresse des Kontakts, die Spalte ist nicht obligatorisch. Es ist nur eine E-Mail-Adresse zulässig.

Vorname ist der Vorname des Kontakts. Diese Spalte muss ausgefüllt werden.

Nachname ist der Nachname des Kontakts, die Spalte ist nicht obligatorisch.

Unternehmen – Kennung für den Kontakttyp. Wählen Sie in der Spalte „Ja“, damit der Kontakttyp nach dem Hochladen „Organisation“ lautet, oder lassen Sie die Spalte leer, damit der Kontakttyp „Person“ lautet.

Lieferant ist die Kennung des Kontakttyps. Geben Sie in der Spalte „Ja“ an, dass der Kontakttyp nach dem Hochladen „Lieferant“ lautet, oder lassen Sie die Spalte leer, damit der Kontakttyp „Käufer“ lautet.

Die Spalte „Notizen“ enthält zusätzliche Informationen im Profil des Kontakts, die nicht ausgefüllt werden müssen.

Marketingquelle ist die Spalte für die Angabe der Marketingkampagne. Diese Angabe ist nicht erforderlich. Bitte beachten Sie, dass Sie die Datei nicht herunterladen können, wenn Sie eine Werbekampagne angeben, die nicht in RO App erstellt wurde. Verfügbare Marketingkampagnen finden Sie auf der Seite Einstellungen > Marketing.

Rabattkarte ist eine Spalte für die Eingabe der Nummer der Rabattkarte des Kontakts. Diese Spalte muss nicht ausgefüllt werden.

Rabatt auf Produkte in Verkäufen — eine Spalte zum Festlegen eines individuellen Rabatts für den Kontakt auf Produkte in Verkäufen. Geben Sie die Zahl ein, die den Rabattprozentsatz angibt. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass der Wert nicht größer als 100 sein darf.

Rabatt auf Dienste in Aufträgen und Rechnungen — eine Spalte zum Festlegen eines individuellen Rabatts für den Kontakt auf Dienste in Aufträgen und Rechnungen. Geben Sie die Zahl ein, die den Rabattprozentsatz angibt. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass der Wert nicht größer als 100 sein darf.

Rabatt auf Dienstleistungen in Verkäufen – eine Spalte zum Festlegen eines individuellen Rabatts für einen Kontakt auf Dienstleistungen in Verkäufen. Geben Sie eine Zahl ein, die den Rabattprozentsatz angibt. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass der Wert nicht größer als 100 sein darf.

Rabatt auf Dienstleistungen in Aufträgen und Rechnungen als Preisart — eine Spalte zum Festlegen eines persönlichen Rabatts für einen Kontakt auf Dienstleistungen in einem Auftrag und einer Rechnung. Geben Sie den genauen Namen des Preises an, der automatisch auf Dienstleistungen in Aufträgen und Rechnungen für diesen Kontakt angewendet wird. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Rabatt auf Dienstleistungen in Verkäufen als Preisart — eine Spalte zum Festlegen eines persönlichen Rabatts für einen Kontakt auf Dienstleistungen in Verkäufen. Geben Sie den genauen Namen des Preises an, der automatisch auf Dienstleistungen in Aufträgen und Rechnungen für diesen Kontakt angewendet wird. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Rabatt auf Produkte in Aufträgen und Rechnungen – eine Spalte zum Festlegen eines individuellen Rabatts für einen Kontakt auf Produkte in einem Auftrag und einer Rechnung. Geben Sie die Zahl ein, die den Rabattprozentsatz angibt. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass der Wert nicht größer als 100 sein darf.

Rabatt auf Produkte in Verkäufen als Preisart – eine Spalte zum Festlegen eines persönlichen Rabatts für einen Kontakt auf Produkte in Verkäufen. Geben Sie den genauen Namen des Preises an, der automatisch beim Verkauf von Produkten an diesen Kontakt angewendet wird. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Rabatt auf Produkte in Aufträgen und Rechnungen als Preisart – eine Spalte zum Festlegen eines persönlichen Rabatts für einen Kontakt auf Produkte in einem Auftrag und einer Rechnung. Geben Sie den genauen Namen des Preises an, der beim Verkauf von Produkten an diesen Kontakt automatisch angewendet wird. Diese Spalte ist nicht erforderlich.

Saldo ist die Spalte für die Eingabe des Anfangs saldos des Kontakts.

Wichtig: Der Saldo des Kontakts kann nur geändert werden, wenn die Option „Kann den Saldo des Kontakts anpassen” in den Einstellungen der Mitarbeiterrolle aktiviert ist.

Wenn Sie mit dem Kontakt eine Abrechnung haben, geben Sie in dieser Spalte 0 (Null) ein. Wenn der Kontakt Ihnen etwas schuldet, geben Sie den Betrag der Schuld mit einem + (Pluszeichen) ein. Wenn Sie dem Kontakt (Lieferanten) etwas schulden, geben Sie den Betrag der Schuld mit einem - (Minuszeichen) an.

Wenn Sie den Saldo des Kontakts auf diese Weise eingeben, wird auf der Registerkarte Saldo des Kontaktprofils automatisch eine Saldoanpassung mit dem Kommentar „Saldoanpassung per Import” erstellt.

Wenn Sie das Kontaktformular bereits eingerichtet haben und die Informationen über den Import in die benutzerdefinierten Felder hochladen möchten, fügen Sie am Ende der Datei eine Spalte hinzu. Benennen Sie diese Spalte genauso wie das benutzerdefinierte Feld im Kontaktformular.

Im Kontaktformular wurde beispielsweise das benutzerdefinierte Feld „Passdaten” hinzugefügt.

In der Importdatei müssen Sie eine Spalte mit dem gleichen Namen hinzufügen (am Ende der Datei, nach der Spalte „Bilanz”).

Schritt 3. Nachdem alle Informationen eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei anhängen und fügen Sie die zuvor gespeicherte Datei hinzu.

Schritt 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Import.

Wenn die Datei Fehler enthält, wird eine Benachrichtigung angezeigt. In diesem Fall müssen Sie den Fehler in der Datei beheben und sie erneut herunterladen.

Mit der Export-/Importfunktion können Sie eine große Menge an Kontaktinformationen schnell aktualisieren.

1. Klicken Sie auf der Seite „Kontakte“ auf die Schaltfläche „Export“, um eine Excel-Datei auf Ihren PC herunterzuladen.

2. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in den Spalten vor.

Wichtig: Die Spalte „Kontakt-ID“ enthält eine eindeutige Kontakt-ID, die nicht bearbeitet werden kann. Wenn Sie die Werte in dieser Spalte ändern, kann RO App diesen Kontakt beim Importieren nicht identifizieren und erstellt daher einen Duplikat.

3. Laden Sie die aktualisierte Datei über die Schaltfläche „Importieren“ in das System hoch. Bitte beachten Sie, dass eine Datei nicht mehr als 5000 Zeilen enthalten darf.