In einigen Unternehmen umfasst der Kundenservice nicht nur den Verkauf von Produkten oder die Erbringung von Standarddienstleistungen, sondern einen vollständigen Produktionsprozess, bei dem einzelne Materialien oder Komponenten zu einem fertigen Produkt verarbeitet werden. Dies kann beispielsweise die Montage eines Computers, das Nähen von Kleidung, die Herstellung von Möbeln oder die Reparatur von Gegenständen unter Verwendung von Ersatzteilen sein.

Dieser Prozess hat seine eigenen Besonderheiten: Materialien werden aus dem Inventar abgeschrieben, und der Kunde bezahlt nur für das Endergebnis. Damit diese Produktionskette im System korrekt abgebildet wird, müssen Sie den Prozess richtig einrichten: Erstellen Sie ein Produktionsbündel, fügen Sie Produkte und Dienstleistungen hinzu und konfigurieren Sie gedruckte Dokumente für den Kunden.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen mehrere Szenarien für die Automatisierung der Verwaltung eines solchen Geschäftsprozesses in RO App.

Betrachten wir eine einfache Möglichkeit zur Organisation der Produktion.

Diese Option ist ideal für eine einfache Produktionsabrechnung ohne komplexe Einstellungen und Automatisierung.

1. Erstellen Sie die erforderlichen Produkte und Dienstleistungen.

2. Erstellen Sie auf der Seite Mein Unternehmen > Produktbündel ein Produktbündel (z. B. Laptop-Servicepaket).

3. Fügen Sie dem Produktbündel die erforderlichen Produkte und Dienstleistungen hinzu. Sie können Verkaufspreise verwenden oder Sonderpreise festlegen, wenn Sie individuelle Preise für dieses Produktbündel benötigen.

Wenn dieses Produktbündel in einem Auftrag ausgewählt wird, werden die Preise für alle Artikel im Produktbündel automatisch auf die Preise gesetzt, die Sie beim Erstellen des Produktbündels angegeben haben.

Aktivieren Sie bei Bedarf die automatische Abschreibung für die Kategorie, zu der das Produktbündel gehört: Auf diese Weise werden Produkte automatisch aus dem Inventar abgeschrieben, wenn das Produktbündel zu einem Auftrag hinzugefügt wird.

Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich – Sie können Produkte manuell in der Produktionsphase abschreiben, wenn die Arbeit an dem Auftrag tatsächlich beginnt.

1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Produkte und Dienste.

3. Fügen Sie das erstellte Produktbündel hinzu.

🛠 Sie können die Menge oder den Preis jedes Artikels bearbeiten – die Summe und der Gewinn werden automatisch aktualisiert.

1. Gehen Sie zu Einstellungen >Druckvorlagen und erstellen Sie eine neue Vorlage in der Dokumentgruppe „Aufträge und Kostenvoranschläge“.

2. Füllen Sie das Dokument mit den erforderlichen Daten aus und verwenden Sie aus der Variablengruppe „Tabellen“ die Variable {Goods Work Order Table} – diese Tabelle zeigt alle Produkte und Dienstleistungen an. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie in diesem Artikel.

❗Wichtig: Wenn die Dokumentvorlage eine Tabelle mit nur Produkten oder nur Dienstleistungen verwendet, sind nur diese Artikel sichtbar. Andere Produkte/Dienstleistungen aus dem Produktbündel werden nicht angezeigt, und die Gesamtsumme erscheint unvollständig.

Wenn für Produkte und Dienstleistungen beim Hinzufügen zu einem Auftrag Sonderprovisionen festgelegt sind, berechnet das System die Boni für die Mitarbeiter korrekt, da die Preise dieser Artikel im Auftrag korrekt angegeben sind.

Diese Option eignet sich, wenn Sie dem Kunden nur die endgültige Dienstleistung und den Endpreis anzeigen möchten, ohne die in der Produktion verwendeten Produkte im Detail aufzuführen.

Zunächst müssen Sie alle notwendigen Komponenten für die Arbeit mit solchen Aufträgen erstellen:

1. Gehen Sie auf die Seite Mein Unternehmen > Dienste und erstellen Sie einen Dienst, der das fertige Produkt oder das Endergebnis der Arbeit anzeigt. Zum Beispiel: „Computer zusammenbauen“.

Geben Sie für diesen Dienst die vollständigen Kosten der Arbeit an, einschließlich des Preises aller Produkte, die verwendet werden – also den Endpreis, den der Kunde bezahlt. Geben Sie bei Bedarf den Selbstkostenpreis für diesen Dienst an, ohne die Selbstkostenpreise der Produkte, die direkt in den Produkten angegeben werden.

2. Fügen Sie auf der Seite „Mein Unternehmen > Produkte“ alle Produkte hinzu, aus denen Ihr fertiges Produkt besteht.

Geben Sie bei der Buchung von Produkten im Inventar den tatsächlichen Kaufpreis an, d. h. den Einstandspreis – dieser wird automatisch in die Berichte übernommen. In der Bestellung selbst verwenden Sie für alle Produkte den Preis Null, da deren Kosten bereits in den Gesamtkosten der Dienstleistung enthalten sind.

Auf diese Weise können Sie den Gewinn in der Bestellung und in den Berichten sowie die Prämien für die Mitarbeiter für die Bestellung korrekt berechnen.

Der nächste Schritt besteht darin, ein Produktbündel zu erstellen, das wir der Bestellung hinzufügen werden: also die Dienstleistung zusammen mit allen in dieser Dienstleistung verwendeten Produkten.

Erstellen Sie auf der Seite Mein Unternehmen > Produktbündel ein Produktbündel und fügen Sie die gewünschte Dienstleistung und alle erforderlichen Produkte hinzu.

Wichtig: Legen Sie beim Hinzufügen einen Preis von Null für Produkte fest, damit dieser Preis automatisch ersetzt wird, wenn das Produktbündel zu einem Auftrag hinzugefügt wird. Dies spart Zeit und macht eine manuelle Änderung des Preises überflüssig, insbesondere wenn das Produktbündel viele Artikel enthält.

Hier können Sie bei Bedarf auch die automatische Abschreibung für die Produktbündelkategorie aktivieren.

Um sicherzustellen, dass in den Dokumenten für den Kunden nur die fertige Dienstleistung mit dem Endpreis (ohne eine Liste aller verwendeten Produkte) angezeigt wird, müssen Sie die Vorlage konfigurieren:

Auf diese Weise sieht der Kunde im gedruckten Dokument einen Artikel mit dem Endpreis, auch wenn der Auftrag tatsächlich viele Produkte enthält.

Erstellen Sie einen Auftrag und fügen Sie das gewünschte Produktbündel hinzu.

Auf der Registerkarte „Dienstleistungen und Produkte“ unterhalb der Tabelle mit den hinzugefügten Artikeln sehen Sie:

Sie können auch eine zuvor erstellte Vorlage aus dem Auftrag drucken. Klicken Sie dazu auf das Druckersymbol 🖨️, wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Drucken. Es wird nur die fertige Dienstleistung mit dem Endpreis ohne zusätzliche Artikel angezeigt.

Nach Abschluss der Arbeiten an einem Auftrag werden die Kosten für Produkte und Dienstleistungen in den Berichten angezeigt, sodass Sie den endgültigen Auftragsbetrag und den Gewinn genau ausweisen können. Die Kosten für Produkte und Dienstleistungen werden mit Null angezeigt, da sie in den Produktionsaufträgen mit einem Preis von Null versehen sind, wie beispielsweise im Bericht „Gewinn aus Aufträgen“.

Bei der Berechnung der Gehälter der Mitarbeiter werden Prämien, die in Abhängigkeit vom Gewinn oder Auftragswert anfallen, korrekt berechnet. Bei Sonderprovisionen, die von bestimmten Produkten oder Dienstleistungen abhängen, ist die Situation jedoch anders.

Da die Produkte und Dienstleistungen in solchen Aufträgen einen Preis von Null haben, können Sonderprovisionen, die auf einem Prozentsatz ihres Wertes oder Gewinns basieren, nicht korrekt berechnet werden. Dies liegt daran, dass der Einstandspreis der Produkte zwar vorhanden ist, aber der Preis und der Betrag fehlen, was zu einem negativen Gewinn für jedes im Produktbündel enthaltene Produkt oder jede Dienstleistung führt.

Für die korrekte Berechnung der Boni werden daher nur allgemeine Regeln in Bezug auf den Auftragsbetrag oder dessen Gewinn verwendet, ohne dass bestimmte Produkte oder Dienstleistungen oder Sonderprovisionen für Produkte und Dienstleistungen mit einem festen Betrag berücksichtigt werden.

Wenn Sie nach dem ersten Szenario arbeiten, bei dem alle Produkte und Dienstleistungen mit den tatsächlichen Preisen zum Auftrag hinzugefügt werden, können Sie die Menge oder die Kosten jedes Artikels frei ändern. Das System berechnet den endgültigen Auftragsbetrag automatisch neu – Sie müssen dies nicht manuell tun.

Wenn Sie das zweite Szenario verwenden (Nullpreise für Produkte), müssen Sie, um nach der Bearbeitung der Produktmenge nicht in die roten Zahlen zu geraten, die Endkosten der Dienstleistung bearbeiten.

Dazu multiplizieren Sie den Gesamtpreis aller Produkte und Dienstleistungen im Auftrag mit dem Aufschlag und addieren diesen Betrag zu den Endkosten der Dienstleistung.

Die Gesamtkosten können mit der folgenden Formel berechnet werden:

Zwischensumme – Kostenvoranschlag

Um zu ermitteln, mit welchem Faktor Sie den Selbstkostenpreis multiplizieren müssen, dividieren Sie den Aufschlagprozentsatz durch 100 und addieren Sie 1 – bei einem Aufschlag von 150 % multiplizieren Sie beispielsweise mit 2,5 (150 ÷ 100 + 1 = 1,5 + 1 = 2,5).

Beispiel:

Sie haben einen Auftrag für ein Kleid, und das Produktbündel für diesen Auftrag enthält folgende Produkte: Garn, Stoff, Knöpfe usw. Wenn Sie ein Produktbündel zu einem Auftrag hinzufügen, bearbeiten Sie die Menge des Produkts entsprechend den Besonderheiten des Auftrags. Wenn beispielsweise ursprünglich 1 m Stoff angegeben ist, ändern Sie die Menge auf 5 m. Da der Preis des Stoffes im Produktbündel auf Null gesetzt ist, ändert sich nur sein Preis, und somit verringert sich der Gewinn aus dem Auftrag. Das Gleiche gilt für andere Produkte.

Nun müssen Sie die Endkosten für den Dienst anpassen.

Nehmen wir an, der Gesamtpreis der Bestellung beträgt 100 €. Da der Einzelhandelsaufschlag Ihres Unternehmens 100 % beträgt, müssen Sie die Kosten mit zwei multiplizieren. Also 100 * 2 = 200.

Somit müssen die Endkosten für die Dienstleistung um 200 € erhöht werden.

In diesem Artikel haben wir Ihnen drei praktische Möglichkeiten gezeigt, wie Sie den Produktionsprozess in der RO App organisieren können, damit Sie Ihre Ausgaben, Gewinne und Boni einfach kontrollieren können. Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt!