Представляємо вам оновлення, яке допоможе покращити роботу із замовленнями як для сервісного, так і торгівельного бізнесу: у RemOnline нарешті з’явились розрахунки вартості замовлень (як окремий системний документ) та можливість додавати товари до замовлення без списання зі складу.
Розрахунок – це те ж саме, що й комерційна пропозиція, кошторис, калькуляція, оцінка, прорахунок, цінова пропозиція тощо. Це документ, до якого можна додати роботи, послуги та товари без списання зі складу (та будь-яких інших наслідків для управлінського обліку), щоб наперед розрахувати для клієнта вартість майбутнього замовлення. А далі узгодити це з клієнтом та максимально легко конвертувати розрахунок у замовлення з переносом всіх позицій, а також збереженням всіх внесених даних клієнта та хронології у Стрічці подій.
А разом з додаванням товарів до замовлення без списання в RemOnline з’явився новий термін – неукомплектоване замовлення. Якщо замовлення містить товари, що були додані, але не списані зі складу, то воно позначається як неукомплектоване.
Гарна новина – ці всі можливості вже доступні у вашому акаунті RemOnline!
Завдяки цьому ви можете:
підготувати для клієнта необхідну кількість розрахунків відповідно до того, які варіанти замовлення ви можете запропонувати клієнту: з товарами різної вартості, з різним набором робіт і послуг, термінами, зі знижкою та без тощо;
надіслати клієнту всі варіанти розрахунків, аби узгодити вартість замовлення;
відслідковувати етапи підготовки розрахунків завдяки окремим статусам;
конвертувати узгоджений розрахунок у замовлення за два кліки та продовжити роботу без повторного внесення всіх даних;
додавати до замовлення навіть ті товари, які є в системі (додана номенклатура), але немає в наявності на складах, аби далі замовити їх у постачальника і потім легко знайти ці замовлення в таблиці та списати отримані товари зі складу.
Як увімкнути розрахунки та можливість додавати товари до замовлення без списання
Користувачам на тестовому періоді можливість створювати розрахунки та додавати товари до замовлення без списання доступна за замовчуванням.
Користувачам на тарифах від Хоббі до Корпорації цю можливість необхідно увімкнути. Розрахунки не можуть працювати без можливості додавати товари до замовлення без списання зі складу. Тому активуються вони теж разом на сторінці “Налаштування > Загальні” у блоці “Замовлення”.
Де створювати розрахунки та як працювати з ними
Оскільки розрахунки тісно пов’язані з замовленнями, то і зберігаються вони в одній таблиці з замовленнями. А поруч з кнопкою створення замовлення тепер є нова кнопка “+ Розрахунок”.
Типи і набори полів у розрахунках повністю дублюють форми замовлень. Завдяки цьому під час конвертації розрахунку в замовлення всі внесені дані автоматично переносяться з одного документу в інший. Тож вам не потрібно окремо налаштовувати форми розрахунків і повторно вносити дані, що вже економить час. Покрокову інструкцію зі створення нового розрахунку шукайте у цій статті.
В таблиці ви можете відрізнити розрахунки від замовлень за статусами: у замовлень статуси з заливкою, а у розрахунків – без заливки. Також ви можете відфільтрувати таблицю замовлень за статусами розрахунків.
Зауважте, що окрім типів і форм, розрахунки мають спільну з замовленнями нумерацію, налаштування доступу, сповіщень, шаблонів документів тощо.
Чим розрахунок відрізняється від замовлення
Не дивлячись на всі спільні фактори, розрахунки мають й вагомі відмінності від замовлень:
Відсутність платіжних операцій – в цьому документі не може бути жодного руху коштів. Тому в розрахунку немає поля “Передоплата”, а також немає вкладки “Платежі та рахунки”. Всі фінансові операції відбуваються вже в замовленні.
Документ розрахунку не впливає на баланс клієнта – на цьому етапі ви ще не надаєте послуги та не продаєте товари, тож ніяких рухів по балансу клієнта не відбувається.
Відсутність переміщень виробів за статусами – виріб вказується у розрахунку тільки з інформаційної точки зору.
Окрема воронка статусів – наразі ви можете користуватись лише системними статусами для розрахунків, проте вже незабаром зможете налаштувати власні статуси.
Відсутність списання товарів зі складу – на цьому етапі ви ще не продаєте товари, а тільки прораховуєте вартість майбутнього замовлення. Тож про складські операцію списання товару мова тут не йде взагалі.
В зарплаті бонуси, пов’язані замовленнями, не працюють для розрахунків.
Як надати розрахунок клієнту на узгодження
Це можна зробити у кілька способів:
надіслати клієнту документ на Email;
зберегти розрахунок як PDF-файл та надіслати його через WhatsApp або Viber;
роздрукувати документ.
А вже найближчим часом в RemOnline з’явиться веб-форма для розрахунків, посилання на яку ви можете надсилати клієнтам, аби вони переглянули та погодити розрахунок в електронному вигляді. Також, коли в Чатах з’явиться можливість прикріпляти файли, ви зможете надсилати PDF-документи прямо з RemOnline.
Розрахунки не мають окремих налаштувань шаблонів документів, проте для них працюють практично всі змінні для замовлень, крім деяких на кшталт {Paid}, {Product Warehouse}, {Product Bin Location}. Тобто не будуть працювати лише змінні, які мають враховувати попередні платежі або ж які виводять інформацію про склад. Тож ви можете за потреби створити окремі шаблони документів для групи “Замовлення” і використовувати його для розрахунків.
Як конвертувати розрахунки у замовлення
Коли ви надали клієнту всі варіанти розрахунків і узгодили один фінальний, час конвертувати його в замовлення. Для цього достатньо просто перевести розрахунок у статус “Замовлення створено”. Замовлення матиме той самий тип і форму, що й розрахунок, всі внесені в розрахунку дані буде перенесено, а вся попередня хронологія буде збережена у Стрічці подій. Покрокову інструкцію з закриття розрахунку ви знайдете тут.
Окремо звертаємо вашу увагу на те, що замовлення, створені з розрахунків, що містять товари, одразу позначаються як неукомплектовані.
Окремо звертаємо вашу увагу на те, що замовлення, створені з розрахунків, що містять товари, одразу позначаються як неукомплектовані.
Раніше в RemOnline додавання товарів до замовлення обов’язково ініціювало його списання зі складу, а при цьому потрібно вказати, з якого саме складу. Під час конвертування розрахунку в замовлення RemOnline не знає, з якого складу необхідно взяти ту чи іншу позицію. Тому в замовлення такі товари додаються із зазначеною в розрахунку кількістю, але списання зі складу відбудеться тільки під час комплектування замовлення.
Як працювати з неукомплектованими замовленнями
В таблиці неукомплектовані замовлення позначаються спеціальною іконкою, що сигналізує про наявність несписаних зі складу товарів. Також ви можете в один клік відфільтрувати таблицю замовлень за допомогою нового бейджа “Неукомплектовані”.
Зверніть увагу, що наразі неукомплектовані замовлення не відображаються у мобільному застосунку RemOnline Замовлення. Але вже найближчим часом з’явиться підтримка таких документів, а також можливість укомплектовувати замовлення використовуючи мобільні пристрої.
Також важливо знати, що неукомплектоване замовлення не можна перевести у готовий або закритий статус.
Тож вам необхідно звести кількість списаного товару до вказаного в таблиці замовлення або зменшити кількість доданих товарів в замовлення. Списати зі складу більшу кількість не можна.
Детальніше про те, як працювати з неукомплектованими замовленнями, читайте у цій інструкції.
Яких оновлень розрахунків та замовлень очікувати далі
Вже найближчим часом у вас з’явиться можливість налаштовувати власні статуси для розрахунків та автоматично створювати замовлення із вже наповненим переліком товарів і послуг через API. А вже після цього слід очікувати:
підтримку неукомплектованих замовлень та можливість укомплектовувати замовлення у мобільному застосунку RemOnline Замовлення;
звітність про конверсію розрахунків у замовлення;
можливість створювати розрахунки зі звернень;
веб-форму, де ваші клієнти зможуть переглянути та прийняти розрахунок;
можливість створити замовлення постачальнику на доданий до клієнтського замовлення товар, якого немає в наявності.
Також ми плануємо розділити налаштування сповіщень, нумерації та шаблонів документів для замовлень і розрахунків. Та спочатку ми хотіли б отримати зворотний зв’язок щодо цього, аби краще розуміти ваші потреби.
На цьому все, друзі. Якщо у вас є запитання стосовно цього оновлення, будь ласка, звертайтесь до Служби підтримки RemOnline. Також ми будемо дуже вдячні за ваші відгуки та пропозиції, адже вони допомагають нам робити сервіс кращим.