Практично у всіх сферах бізнесу клієнту надається гарантія на виконані роботи та встановлені запчастини або на продані товари.
Клієнти можуть звертатися за гарантією через різні причини: бракований товар або запчастину (тобто провину постачальника), неякісно виконану послугу (вину майстра) або іншу індивідуальну причину. У будь-якому випадку, якщо ви надавали гарантію, то за її умовами маєте замінити товар або наново надати послугу вже безкоштовно.
Попередні налаштування облікового запису для гарантійних замовлень
1. Використовуйте окремий тип замовлення для гарантійних випадків.
Гарантійне замовлення — це окреме замовлення, тобто вам не потрібно редагувати або вносити зміни у старому закритому замовленні.
Це важливо з кількох причин:
по-перше ви зможете вести облік таких гарантійних замовлень і розуміти відсоток від загальної кількості,
по-друге, у вас не буде плутанини в розрахунках зарплати співробітникам,
по-третє, це в принципі не дуже правильно — це замовлення ви закрили і взяли оплату з клієнта, якщо ви відкриєте замовлення знов та відредагуєте його (наприклад, зробите менше вартість), то під час повторного закриття система автоматично запропонує повернути гроші клієнту. Але ж ви нічого не повертаєте — ви переробляєте роботу або міняєте товар безкоштовно!
Якщо у вашому акаунті немає такого типу замовлення, то ви можете створити його самостійно. Докладніше про створення типів замовлень у цій статті.
2. Налаштуйте нульову ціну.
Оскільки при гарантійному ремонті ми зазвичай не беремо грошей з клієнта — всі роботи та запчастини повинні додаватися за нульовою ціною. Для послуг ми просто редагуємо ціну на 0, а для товарів зі складу ми можемо використовувати нульову ціну.
Докладніше про створення та використання нульової ціни в цій статті.
3. Налаштуйте зарплату працівникам за гарантійними замовленнями.
Під час створення або використання гарантійних типів замовлень є декілька сценаріїв розрахунку зарплати працівникам. Деякі компанії оплачують такі замовлення майстрам зі зниженим відсотком, а деякі не оплачують зовсім, а деякі хочуть, щоб у майстра із зарплати віднялась собівартість запчастини, якщо поломка була з його вини.
Для реалізації різних сценаріїв можна створити різні типи замовлень, а під різні типи замовлень налаштувати різні правила розрахунку зарплати (бонуси).
Наприклад, є 3 типи замовлення: Гарантійне (провина майстра), Гарантійне (знижений відсоток) та Гарантійне (нульовий розрахунок).
Щоб у співробітника віднялась собівартість запчастини із зарплати потрібно налаштувати таке правило розрахунку.
Вибираємо правило “Виконавцю за роботу або послугу в замовленні”, далі вказуємо тип замовлення “Гарантійне (провина майстра)” та метод розрахунку %. Далі вказуємо розрахунок від Прибутку і обов’язково вказуємо від’ємне значення прибутку, наприклад -100000. Значення бонуса має бути 100%. Також обов'язково ставимо галочку “Враховувати собівартість товарів, що списані за ціною 0”.
В результаті, коли співробітник додає у замовлення послугу та товар з нульовою ціною, у розрахунку зарплати цього співробітника буде мінус на суму, яка дорівнює собівартості запчастини.
Важливо: цей метод розрахунку підійде тільки в тому випадку, якщо в замовленні є послуга з вартістю нуль, і послуга не має собівартості.
Щоб працівник за роботи у гарантійному замовленні отримував меншу суму, ніж в основному замовленні, потрібно налаштувати таке правило розрахунку.
Вибираємо правило “Виконавцю за роботу або послугу в замовленні” далі вказуємо тип замовлення “Гарантійне (знижений відсоток)”. Нижче вказуємо розрахунок від Суми та встановлюємо значення бонуса.
Важливо: цей метод розрахунку підійде у випадку, коли у вас використовується фіксована сума винагороди незалежно від вартості замовлення. Бо якщо ви будете використовувати нульові ціни для послуг та товарів у замовленні, тоді % від прибутку у такому замовленні завжди буде 0 (нуль).
В результаті, коли співробітник проводить роботи в основному замовленні, то отримує стандартний бонус. Якщо ж працівник проводить роботи у гарантійному замовленні - він отримує знижене значення бонуса.
Якщо ви хочете, щоб співробітник нічого не отримував за гарантійні замовлення, тоді налаштуйте наступне правило розрахунку.
Вибираємо правило “Виконавцю за роботу або послугу в замовленні” далі вказуємо тип замовлення “Гарантійне (нульовий розрахунок)”. Нижче вказуємо розрахунок від Суми або Прибутку та встановлюємо значення бонуса 0 (нуль).
В результаті, коли співробітник проводить роботи в основному замовленні, то отримує стандартний бонус. Якщо ж працівник проводить роботи у гарантійному замовленні — він отримує нульовий розрахунок. Зверніть увагу, що нульовий розрахунок не буде відображатись на вкладці “Зарплата” у профілі співробітника або на в розрахунку на сторінці “Фінанси > Розрахунок зарплати”.
Процес роботи з гарантійними замовленнями
1. Знайдіть закрите замовлення клієнта, за яким він звернувся за гарантією.
Пошук замовлення можна робити за серійним номером виробу, номером телефону клієнта, номером або штрихкодом замовлення. Докладніше про пошук замовлень у цій статті.
2. Натисніть кнопку “Дії” та виберіть “Продовжити в новому замовленні”.
3. Відкриється вікно створення нового замовлення, в якому вже буде заповнено інформацію про клієнта та виріб. Вам залишається лише відредагувати тип замовлення та інформацію в інших полях і завершити створення замовлення.
Далі ведете роботу з гарантійним замовленням згідно з вашими процесами. В результаті, коли ви працюєте з гарантійними замовленнями, як із окремими типами ви отримуєте:
коректний розрахунок зарплати;
можливість зробити різний розрахунок працівникам залежно від типу гарантії;
аналізувати гарантійні замовлення за допомогою звітів за замовленнями або універсального аналітичного звіту (скільки їх було, через яких співробітників найчастіше звертаються за гарантією і скільки ви на цьому втрачаєте, розуміти причини: провина майстра, постачальника або чогось іншого).