У цій статті ви дізнаєтесь про всі способи створення замовлень у РемОнлайн 😃

Крок 1. Перейдіть на сторінку “Замовлення” та натисніть кнопку “+ Замовлення”.

При створенні замовлення йому присвоюється унікальний штрихкод, за допомогою якого можна здійснювати швидкий пошук. Цей штрихкод можна відображати у шаблонах друкованих документів за допомогою змінної {Barcode}.

Крок 2. Заповніть необхідну інформацію у замовленні.

Тип замовлення — поле, за допомогою якого можна налаштувати та використовувати різні форми замовлення.

Наприклад, у типі замовлення “Прийнято в СЦ” буде поле “Орієнтовна ціна”, тоді як у типі замовлення “Гарантійне” це поле не потрібне. Докладніше про налаштування форми замовлення за посиланням. Також за допомогою різних типів замовлень можна призначати різні правила розрахунку зарплати працівникам. Наприклад, при звичайному ремонті співробітник отримує певний відсоток роботи, а при гарантійному ремонті в нього має бути інший розрахунок. Докладніше про налаштування зарплати працівникам за посиланням.

За початковими налаштуваннями система налаштована так, що наступне замовлення буде з таким же типом як у останнього створеного. За необхідністю, для кожної локації можна настроїти створення замовлень з певним типом, “Запам'ятовувати останній” або залишити “Не задано”, щоб завжди вибирати потрібний тип. Налаштування здійснюється у діалоговому вікні локації.

Щоб кожен тип замовлення мав свій бізнес-процес, ви можете налаштувати різні початкові статуси. Попередньо можна налаштувати правила переходу статусів та створити свої ланцюжки статусів, і таким чином створити для кожного типу замовлення свій шлях.

Зверніть увагу, що цей блок може називатися по-різному (Транспортний засіб, Пристрій, Техніка, Інструмент, Обладнання, Взуття, Тварина) залежно від обраної сфери діяльності під час реєстрації.

У цьому блоці вказується інформація про пристрій, техніку, автомобіль або будь-яку іншу власність клієнта. Виріб прив'язується до клієнта, і ви зможете бачити всю історію замовлень з конкретного пристрою.

За початковими налаштуваннями вже є перелік певних системних полів із форми виробу, але ви можете налаштувати цю форму та її відображення у замовленні, докладніше у цій статті.

Для створення нового виробу клієнта заповніть обов'язкове поле “Серійний номер / IMEI / VIN”, натисніть кнопку “+” або “+ Створити виріб”, щоб відкрити вікно створення нового виробу.

Зверніть увагу, якщо виріб з якоїсь причини не має серійного номера або його неможливо визначити, ви можете згенерувати унікальний серійний номер. Для цього натисніть кнопку “Згенерувати”.

Шаблон серійного номера виробу можна налаштувати, докладніше у цій статті.

Для складового поля “Група-Бренд-Модель-Модифікація” прив'язаний багаторівневий довідник виробів.

Тобто ви можете налаштувати послідовний довідник, наприклад, при виборі групи “Смартфони” у наступному рівні “Бренд” відображатимуться лише ті елементи, які відповідають смартфонам (тобто вищого рівня). Далі вибираємо бренд “Apple” і бачимо, що в наступному рівні “Модель” відображаються виключно моделі смартфонів Apple.

Важливо: якщо у такого виробу вже є клієнт, картка клієнта автоматично підтягнеться у замовлення.

Можна зробити навпаки. Спочатку вказати клієнта, і якщо такий клієнт вже має створені вироби, тоді в полі “Серійний номер / IMEI / VIN” з'явиться можливість вибрати необхідний виріб.

Зверніть увагу, що при такому порядку оформлення замовлення може виникати помилка “Повторювані серійні номери”. Наприклад, у виробу змінився власник або виріб належить одному клієнту, а приніс його інший клієнт. Докладніше про те, як уникнути помилок у цій статті.

Напишіть VIN-код автомобіля у системному полі виробу “VIN” та РемОнлайн автоматично заповнить поля “Група”, “Бренд”, “Модель”, “Модифікація” і “Рік”.

Ви можете збільшити список полів для автоматичного заповнення на сторінці “Налаштування > Центр інтеграцій”. Більше про роботу та налаштування інтеграції з VIN Lookup в цій статті.

Важливо: інтеграція з VIN Lookup доступна з тарифу “Стартап” і вище.

Напишіть IMEI телефону або планшета у системному полі виробу “Серійний номер / IMEI” та РемОнлайн автоматично заповнить поля “Група”, “Бренд” та “Модель”.

Для роботи автоматичного заповнення у вас має бути увімкнена інтеграція з IMEI Lookup на сторінці “Налаштування > Центр інтеграцій”.

Важливо: інтеграція з IMEI Lookup доступна з тарифу “Стартап” і вище.

Ім’я клієнта — поле для заповнення ПІБ клієнта.

Якщо клієнт новий, РемОнлайн запропонує одразу додати його до вашої бази. Для цього потрібно натиснути кнопку “+ Створити клієнта” або “+” та заповнити інформацію про клієнта, після чого картка автоматично підтягнеться у замовлення.

Також є можливість заповнити інформацію прямо у замовленні, при цьому клієнт буде автоматично доданий до вашої бази.

Якщо клієнт вже звертався до вас і є у вашій базі клієнтів, виберіть його зі списку та інформація про нього автоматично підтягнеться у замовлення.

Важливо: щоб у цьому полі відбувався автопідбір клієнтів з бази та співробітники не створювали дублі, необхідно увімкнути право “Може бачити покупців” у налаштуваннях ролі співробітника.

Телефон — поле для заповнення телефону клієнта.

Якщо у вас є звернення від клієнта з таким же номером телефону, РемОнлайн покаже повідомлення з пропозицією зв'язати їх. Пов'язане звернення автоматично перейде у статус “Успішне замовлення” після створення замовлення.

Важливо: ви можете зв'язати замовлення зі зверненням лише під час створення замовлення.

Рекламна кампанія — у цьому полі вказується рекламна кампанія для цього замовлення. Оскільки один і той же клієнт може звертатися до вас щоразу з нових джерел. При цьому у картці клієнта зафіксовано саме “перший контакт” з вашою компанією.

Усі рекламні кампанії налаштовуються на сторінці “Налаштування > Маркетинг”. Докладніше про роботу рекламних кампаній за посиланням.

Нотатки приймача / менеджера – у цьому системному полі співробітник може вказати важливу інформацію про замовлення.

Орієнтовна ціна — у цьому системному полі ви можете вказати орієнтовну вартість замовлення для подальшого відображення в друкованих документах.

Зверніть увагу, що це поле не є передоплатою.

Терміново – системний чекбокс. При встановленні галочки у цьому чекбоксі замовлення потрапляє в бейдж “Термінові”, а у таблиці замовлень з'являється відповідний індикатор.

Дата готовності – системне поле. Це дата, до якої замовлення має бути виконане. У разі потреби дату готовності завжди можна змінити в самому замовленні, якщо в налаштуваннях ролі співробітника увімкнено право “Може редагувати поля “Інформація про замовлення”.

Після закінчення терміну дати готовності замовлення автоматично потрапляють у бейдж “Прострочені”. У таблиці у колонці “Кінцевий термін” іконка простроченого замовлення (заштрихований циферблат) стає кольоровою та відображається час прострочення.

Ви можете додати свої поля користувача у формі замовлення, які будуть відображатися в цьому блоці. Докладніше про налаштування форми замовлення за посиланням.

На сторінці “Налаштування > Довідники користувача” ви можете створювати нові довідники для полів користувача або редагувати та доповнювати довідники для системних полів у формі замовлення.

Передоплата — це системне поле, яке не можна видалити. Тут ви можете вказати суму, яку вносить клієнт на момент створення замовлення. Після цього РемОнлайн запросить вказати касу, до якої потрібно внести платіж. Потім ця оплата відображатиметься у замовленні на вкладці “Платежі”.

Зверніть увагу, що після створення замовлення поле “Передоплата” недоступне для редагування.

Менеджер — системне поле для призначення відповідального менеджера у замовленні. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах, налаштувати для нього систему повідомлень, а також налаштувати розрахунок зарплати.

Відповідальний виконавець – системне поле для призначення відповідального виконавця у замовленні. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах налаштувати для нього систему повідомлень, а також налаштувати розрахунок зарплати.

Крок 3. Налаштуйте автоматичний друк документів під час створення замовлення.

Для цього у нижньому правому куті натисніть кнопку “Друкувати документ” та оберіть галочкою потрібний документ. У шаблоні документа автоматично підтягнуться дані, які ви заповнили, за допомогою змінних. Докладніше про значення змінних у шаблонах документів за посиланням.

Крок 4. Натисніть кнопку “Створити”, щоб створене замовлення закрилося і відображалось у таблиці замовлень. Натисніть кнопку “Створити та відкрити”, щоб продовжити роботу у створеному замовленні.

Зверніть увагу, що при натисканні кнопки “Закрити” замовлення закриється та не збережеться!

Якщо клієнт приніс відразу кілька пристроїв, ви можете натиснути кнопку “Додатково”, а потім “Прийняти ще від цього клієнта”. Після цього поточне замовлення буде створено і відразу відкриється вікно створення нового замовлення з вже заповненою інформацією по клієнту.

Готово! Замовлення створено та відображається у списку замовлень. Тепер можна додавати у замовлення роботи та матеріали.

Якщо ви створюєте замовлення за попереднім записом клієнтів, рекомендуємо використовувати “Планувальник замовлень”.

Зверніть увагу, що використання звернень доступне з тарифного плану “Стартап” та вище.

Крок 1. Перейдіть на сторінку “Звернення”.

Крок 2. Змініть статус потрібного звернення на “Успішне замовлення” або будь-який інший статус, при якому обов'язково має створюватися замовлення.

Крок 3. Заповніть всю необхідну інформацію про замовлення та натисніть кнопку “Створити” або “Створити та відкрити”.

Створене таким чином замовлення буде пов'язане зі зверненням, тобто ви можете перейти у звернення із замовлення та навпаки.

Ви можете налаштувати автоматичне створення замовлень у РемОнлайн за допомогою API. Ознайомитися з доступними методами та документацією API можна на сторінці “Налаштування > API”.

Створення замовлень може відбуватися за допомогою онлайн-конектора ApixDrive. Наприклад, ви можете передавати замовлення або клієнтів з інтернет-магазину, сайту чи соц. мережі.

Тепер ви знаєте всі можливі способи створення замовлень у РемОнлайн.