Графік, табель і облік часу: розклад співробітника у RemOnline
У RemOnline ви можете налаштувати Графік роботи співробітників — це інструмент для планування робочих днів і годин. Його можна використовувати для планування робочого часу та нарахування зарплати за день або години роботи. Графік роботи можна налаштовувати на минуле, теперішнє або майбутнє, адже це — запланований час.
Але життя рідко йде за планом: співробітники можуть почати чи завершити роботу раніше або пізніше, ніж заплановано. Щоб відображати реальну картину, використовуйте Табель — фактичний графік, на основі якого тепер розраховується оплата за реально відпрацьовані години. І тому Табель можна налаштовувати тільки на теперішнє або минуле, оскільки він відображає фактичні години роботи.
Для ще більш точного обліку є функція Облік робочого часу, яка дозволяє фіксувати початок і кінець робочого дня в реальному часі.
За допомогою такого розкладу співробітників ви зможете:
бачити, скільки робочих годин/днів було заплановано у співробітника за тиждень або місяць, та скільки співробітник фактично відпрацював;
налаштувати розрахунок зарплати працівникам за відпрацьовані години чи за робочі дні;
встановити оплачувану або неоплачувану відпустку/лікарняний/вихідний;
Коли і навіщо це потрібно
Табель та функція обліку робочого часу стане в пригоді, коли реальна ситуація відрізняється від запланованого графіка. Наприклад:
Механік працює погодинно. Співробітник приїхав на годину раніше запланованої зміни та затримався ще на годину через складний ремонт. Завдяки обліку робочого часу його зарплата буде нарахована точно за фактично відпрацьовані години.
Адміністратор контролює час. Адміністраторка побачила, що продавець не з’явився на зміну, і відкоригувала дані в табелі. Таким чином, зарплата за цей день нарахована не буде.
Робота у вихідний. У випадку, коли співробітник вийшов у неробочий день, облік дозволяє зафіксувати це в Табелі, щоб надалі компенсувати цю зміну.
При цьому, якщо ваша команда завжди чітко дотримується графіка — нічого змінювати не потрібно. Ви й надалі можете використовувати лише Графік роботи, і цього буде достатньо для планування та нарахування зарплати. Проте, якщо часто трапляються відхилення від запланованого — краще використовувати Табель та Облік робочого часу. Це дозволить не лише відслідковувати фактичні години, а й порівнювати їх із запланованими, щоб мати повну й точну картину.
Як налаштувати відстеження робочого часу співробітника
Графік/табель робочого часу
Дізнайтесь усе про налаштування та редагування графіка/табеля робочого часу співробітника у цій статті.
Облік робочого часу
Перейдіть у Налаштування > Співробітники, перейдіть у потрібний профіль на вкладку Загальні. Тут можна активувати облік робочого часу, просто поставивши галочку в чекбоксі "Увімкніть облік робочого часу".
Це простий інструмент, який дозволяє співробітнику самостійно фіксувати свій фактичний робочий час. При потребі, зафіксований час можна редагувати у Табелі завдяки увімкненому праву “Може редагувати табель роботи”.
Як користуватись функцією обліку робочого часу
У веб-версії
Після активації функції, у верхньому правому куті з’явиться лічильник робочого часу.
Щоб розпочати відлік, натисніть кнопку старту (">") та оберіть локацію, якщо ви можете працювати в декількох локаціях. Щоб зупинити відлік — натисніть паузу.
У мобільному додатку
На головному екрані мобільного додатку зʼявиться блок таймеру робочого часу. Щоб розпочати відлік, потрібно натиснути на кнопку старту (">"), та обрати локацію. Щоб зупинити відлік — натисніть паузу.
Зверніть увагу: облік робочого часу в цьому випадку не пов’язаний із тривалістю виконання конкретних послуг або робіт, а використовується для фіксації присутності співробітника на робочому місці в певній локації.
Увесь зафіксований час автоматично потрапляє в Табель.
Якщо впродовж дня облік вмикався кілька разів — у табелі буде відображено кілька інтервалів.
Якщо відлік перетинає північ, система автоматично зупиняє його о 23:59 для попереднього дня, і продовжує з 00:00 у новому. Це робиться для правильного розрахунку зарплати за відпрацьовані години за день.
Якщо ви працюєте в кількох локаціях, відлік на попередній локації зупинятиметься, як тільки ви почнете відлік на новій.
⭐️ Важливо: графік роботи доступний усім тарифним планам. Використання Табеля та Обліку робочого часу доступне з тарифу Стартап.
Розрахунок зарплати за розкладом
Якщо не використовується ані Графік, ані Табель (включно з Обліком), зарплата за робочі дні або години не розраховується.
Якщо використовується лише Графік, Табель автоматично заповнюється за даними Графіка за відпрацьований день щодня опівночі, і на їх основі буде розраховуватися зарплата.
Якщо використовується лише Облік, Табель заповнюється фактичними даними, зафіксованими співробітником через Облік робочого часу.
Якщо використовується і Графік, і Облік, пріоритет мають дані з Обліку. Табель буде заповнений виключно на основі цих даних, і саме вони враховуватимуться при розрахунку заробітної плати.
У всіх випадках, окрім повної відсутності Графіка, Табеля та Обліку, зарплата розраховується на основі Табеля. За потреби, його можна редагувати — для цього користувач має мати право "Може редагувати табель роботи".